Dokumentation

[KathrinW]

Hallo zusammen, liebe Kolleginnen und Kollegen,

wie macht ihr das eigentlich mit der Dokumentation? Ich halte das für relativ wichtig, habe für mich da aber noch nicht das ultivative Vorgehen gefunden. Im Programm (ich arbeite mit at work) habe ich erst mit Aktennotizen hantiert, weil ich erst dachte, es ist schon besser, wenn immer das genaue Datum automatisch mit angezeigt wird. Inzwischen bin ich aber zur Nutzung der "Dokumentation" im Programm übergegangen, weil man dort immer themenbezogen dokumentiert. Das ist schon mal übersichtlicher.

Auf der anderen Seite arbeite ich aber auch viel mit der Planung von Aufgaben (ebenfalls in at work) und notiere mir dann in die Aufgabe ggf. etwas. Und zu guter letzt krakel ich auch ganz viele Gesprächsnotiz-Blöcke voll, gerade wenn ich unterwegs bin und Anrufe bekomme oder dergleichen. Außerdem habe ich noch selbst entworfene Protokolle für Erst- und Folgegespräche mit den Klienten.

Im Endeffekt ist es schon so, dass meine Arbeit ziemlich gut nachvollziehbar ist und ich alles irgendwo festhalte. Aber die Dokumentation findet eben sowohl auf Papier als auch im Programm statt. Ich habe mir schon als monatliche Aufgabe "Dokumentation" eingetragen, um gekrakelte Gesprächsnotizen im Programm zusammen zu fassen. Aber das ist ja zeitlich gesehen auch ein Desaster.

Hmmmm...grübel...wie macht ihr das?

[Nadine]

Hallo Kathrin,

im Prinzip mache ich das so in etwa wie du auch.
Ich nutze ebenfalls atwork und dort die Doku- wobei mir (jetzt erst) aufgefallen ist, dass ich die ja ganz anders bedienen kann, als ich das mache - nach welchen Themen hast du dort sortiert?

Zettelchen gibts bei mir auch, ich übertrage wichtiges aber meist direkt in die PC-Doku. Das hab ich mir angewöhnt und es klappt auch gut, so dass sich kein "Zettelberg" bildet.

[michaela mohr]

Hallo zusammen,

ich bin noch die Doku im Minutentakt von früher gewohnt, also auch aufschreiben wenn ein Brief ankam. Für mich wars deshalb einfach die Doku im a.w. weiter zu nutzen nur nicht mehr so akribisch.
Ich notiere dort nur noch wichtige Dinge, wer kam wann ins KH, wann habe ich welche Anträge gestellt oder wichtige Telefonate.

Notizzettelwirtschaft betreibe ich auch und schaue ab und zu mal Freitags oder wenn ich ansonsten zu müde für was wichtiges bin die Zettel durch, übertrage gegebenenfalls oder zereisse. Aber ich brauche auch bißchen Choas um mich, da kann ich besser arbeiten.

Ich denke da muss jeder seinen eigenen Stil finden und kann schlecht den von anderen nachahmen oder "kopieren". Mit der Zeit kriegt man den Bogen für sich selbst schon raus, ich glaube Patentrezepte gibt es letztendlich wenige.

Grüsse Michaela

[KathrinW]

Zitat von Nadine

nach welchen Themen hast du dort sortiert?

Hallo,
die Themen der Dokumentation lege ich individuell je nach Klient an. Bei jedem gibt es ja so gewisse Schwerpunktthemen, die sich durchziehen.
Die Akten habe ich nach Aufgabenkreisen und den entsprechenden Unterkategorien sortiert (also z. B. Aufgabenkreis Behörden und Leistungsträger - Unterkategorien ARGE, Krankenkasse etc.). Und in der Doku habe ich nicht nach diesen Unterkategorien, sondern thematisch geordnet. Also z. B. "Wohnung" - da taucht dann die Dokumentation zu Absprachen mit den Vermietern, aber auch zu Korrespondenz mit der ARGE auf, wenn es z. B. um die Übernahme der Kaution geht.
Und: in der Dokumentation erfasse ich wirklich nur solche Kernthemen. Wenn ich z. B. einen Antrag gestellt habe dokumentieren ich das nicht extra, weil ich das als erledigte Aufgabe gespeichert habe und dann noch eine Kopie oder einen Scan des Schreibens habe oder die Datei abgespeichert habe, je nachdem.
Wahrscheinlich gibt es wirklich nicht das ideale Vorgehen. Hauptsache, man kann die geleistete Arbeit irgendwie nachvollziehen und man wendet auf der anderen Seite nicht zu viel Zeit für die Dokumentation auf.

Danke für eure Meinungen!

[napi]

Kann man die Notizzettel nicht einscannen und in der Software mit entsprechender Überschrift ablegen?
Das würde die ganze 1:1 Übertragungen unnötig machen.

[Rudi]

Ich arbeite nicht digitalisiert, ist einfach nicht mein Ding.

Ich leg ne Hauptakte an, mit einem internen AZ aus lfd. Nr. und Namenskürzel. Diese Akten haben ne einheitl. Aktenordnung: Gerichtssachen, Einkommen, Vermögen ... usw. mit Unterkategorien.
Mein eigener Schriftkram bleibt im Rechner, wie auch Fotos u.ä.

Dann habe ich für jeden Betroffenen ne Handakte angelegt. Das ist einfach nur n Schnellhefter mit einem Erfassungsbogen und der Kopie des Betreuerausweises - und leere Blätter. Das ist meine Dokumentation. Bei Klientenkontakten nehme ich die Handakte immer mit, mitunter auch die Hauptakte.
Die Handakten liegen in Schubfächern, von denen jeder Betroffene eine hat, wo auch die Wiedervorlagen liegen.
Ansonsten hab ich den ganzen Tag n Arbeitsbuch in meiner Nähe, in welches ich alles wichtige eintrage und bedarfsweise in die Dokumentationen übertrage.

Gr. R

[Garfield]

Ich hefte die vorhandenen relevanten Unterlagen, die ich bei der Übernahme der Betreuung bekomme sowie alle ein und ausgehenden Schreiben nach Themen (Rente, Betreuungsverfahren, Bank/Finanzen uws.) sortiert im Ordner/den Ordnern des jeweiligen B. ab.
Außerdem lege ich ein Datenblatt (2 DinA4- Seiten) nach eigenem Muster an, das nach Buchstaben sortiert die wichtigsten Angaben des B. enthält: Persönliche Daten, Bankverbindungen, Krankenversicherung, Verwandte, wichtige Ansprechpartner usw.
Dieses Datenblatt bewahre ich immer beim Betreurausweis auf, den ich zu Außenterminen mitnehme, ansonsten nehme ich mir für den Termin wichtige Dokumente einzeln aus der Akte, weil mir die Schlepperei umfangreicherer Handakten schlicht körperlich zu schwer ist.
Zu einer umfangreichen Dokumentation des Tagesgeschehens komme ich nicht. Ich notiere sämtliche Fristen und anstehende Aufgaben in @ work, außerdem halte ich dort alle Außentermine im Terminkalender fest. Gesprächsergebnisse, Krankenhauseinlieferung- und entlassung und alles sonst wichtige Fakten notiere ich in Form kurzer Aktennotizen bei @work.