Ersetzendes Scannen

[Dan van Sky]

Ich möchte von Anfang an soviel wie möglich als PDF/A in einem DMS ablegen (Windows). Nun bin ich über TR ResiScan und Verfahrensdokumentation gestolpert.

https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/D...cationFile&v=5

Offensichtlich genügt es nicht aus Dokumente einfach nur Scannen um das Original dann vernichten zu können.

Auch die Vernichtung des Original muss irgendwie Dokumentiert werden.
Hat jemand sich mit dem Thema schon genauer beschäftigt?

Wie genau muss gescannt werden?
Was muss Dokumentiert werden?
Wie hat die Ablage und die Sicherungen zu erfolgen?- das alleinige Sichern auf Festplatte ist nicht sicher vor Datenverust.

[Imre Holocher]

Moin moin


Ich bin ja mal gespannt, wie die weiteren Antworten zu dem 'genauen Scannen', zur Dokumentation (auch die der Vernichtung des Originals) und dem sicheren Abspeichern ausfallen...
...und was dann an Zeitersparnis übrigbleibt.


Was den Umgang mit Computern und das Sichern angeht hat mir mein Vater (ehemaliger Zuse-MA) eingebleut, wie die einzelnen Schritte rückwärts und steigernd laufen, um Verlußte zu vermeiden. Und dass man beim Sichern nicht geizen sollte.
Lieber ein Mal zuviel gesichert, als ein Mal zu wenig. D.h. Das Datenlaufwerk im internen Netz des Büros wird automatisch noch mal bei unserem Technik-Freak gespiegelt. Darüber hinaus sichere ich die Daten auch noch mal auf einer externen SSD und zuhause auf einem PC, der nicht am Internet hängt. Damit kann ich im allergrößten Notfall auch dann noch arbeiten, wenn das Internet ausfällt (wir leben in Deutschland und da passiert das des Öfteren!!!) oder irgend ein böser Troll das Büro und dem Technikfreak sein Equipment abgefackelt haben sollte.

Letzteres ist erfreulicherweise noch nicht passiert, aber meine Sicherungen haben mir schon mehrfach größere Arbeitsaufwände erspart, weil ich einfach nur die gesicherten Daten wieder einspielen mußte und sonst nix.


MfG
Imre

[Leuchtturm-H]

Moin,

ich arbeite weitgehend papierlos ind kann mich Imris Meinung anschliessen. Lieber einmal mehr sichern, als zu wenig.

Ich würde aber im Thema mit den Datenschutz anfangen, immerhin speichern wir teilweise hochsensible Gutachten. Da würde ich ein Speichermedium zum Arbeiten, ein internes Speichermedium und ein externes Medium als Datensicherung vorschlagen. Lösungen wird es je nach Büro etliche geben. Von einer Festplatte über einer NAS bis hin zur Cloud.

Seit einem Jahr nutze ich ein Scanndienst (vor Ort, sind ebenfalls mit Betreuungen unterwegs) und bin damit zufrieden. So kommen die Daten erst einmal digital in mein Büro. Was ich im Original brauche, bekomme ich persönlich ausgehändigt. Der Rest wird datensicher nach drei Monaten geschreddert.

Zu Hause habe ich noch ein P4 (heisst das so) stehen für den Kleinkram.

Ich dokumentiere das schreddern nicht, kann aber die Vernichtung durch das Unternehmen nachweisen. das muss reichen.

Zur Not kann man ja vor dem Schredderrn noch alles kopieren. man weiss ja nie.

Der Leuchtturm