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Kommunikation mit Ämtern und Behörden

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Ich würde mich freuen, wenn Ihr mitteilt, wie ihr am Besten und effektivsten mit den Behörden kommuniziert. Leider habe ich ...


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Alt 25.04.2023, 20:12   #1
Forums-Azubi
 
Registriert seit: 17.01.2023
Ort: Thüringen
Beiträge: 47
Standard Kommunikation mit Ämtern und Behörden

Ich würde mich freuen, wenn Ihr mitteilt, wie ihr am Besten und effektivsten mit den Behörden kommuniziert.

Leider habe ich noch kein funktionierendes Netzwerk in dem Bereich (Arbeitsagentur, Jobcenter, Rentenversicherung zum Beispiel).

Ich habe es auf verschiedenen Wegen versucht, Brief, Mail, Fax.

Aber noch ist mir nicht gelungen, zu ergründen, wie es am besten geht.

In meiner Angestelltentätigkeit mache ich auch den ganzen Tag nichts anderes, als mit Ämtern und Leistungsträgern zu kommunizieren, dort sind die Wege meist Fax und Telefon (wo ich die Durchwahlen über Jahre erarbeitet habe oder mich durch die Hotline angele).

Bei den Arbeitsagenturen und Jobcentern sowie RV-Trägern habe ich das Problem, dass ich nicht weiß, in welchen Stellen die Sachen tatsächlich bearbeitet werden.

Auf dem Bescheid steht z.B. eine Hotline - Telefonnummer, eine scheinbar kommunale Faxnr. und irgendeine anonyme Mailadresse. Die Postanschrift ist aber teilweise in einem ganz anderen Bundesland. Manchmal ist es auch andersherum.

Über die Hotlines geht hier leider kaum etwas, teilweise wird man ohne einen echten Menschen am Telefon zu haben auf einen späteren Anruf verwiesen.

Kennt Ihr das Problem? Wie machts ihrs? Habt ihr noch ein paar Tipps?

LG Anna
Anna Müller ist offline  
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Alt 25.04.2023, 20:39   #2
Forums-Geselle
 
Registriert seit: 25.05.2020
Ort: Berlin
Beiträge: 72
Standard

Ich verstehe nicht was du meinst, du hast doch offensichtlich alle Kontaktdaten?

Ich nutze wo es geht, als da wo eine E-Mailadresse bekannt ist, weil bspw. auf dem Bescheid ersichtlich, E-Mail, sonst die Faxnummer die in 99% der Fälle irgendwo steht, und als letzte Option Brief per Post. Wobei ich da durchaus auch so erstmal versuche Mail oder Fax herauszufinden (aka Google).

Da wo es angeboten wird, sende ich verschlüsselte E-Mails. Bei der Familienkasse und Jobcenter findest du die öffentlichen s/Mime Zertifikate in einer Datenbank online.

Hier im Forum findet man auch mail - Adressen, für Paypal bspw., Amazon etc.

Als Ergänzung: Schriftlich ist für mich meistens am effizientesten in der Kommunikation mit Dritten. Nur wenn ich persönliche Ansprechpartner:innen habe, versuche ich es manchmal telefonisch. Selten quäle ich mich durch einen Sprachcomputer um dann mit einer Person zu sprechen die keine Ahnung hat. Gesagt wird vieles, erinnern können sich dann auch nicht immer alle. Wer schreibt, der:die bleibt
brumm ist offline  
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Alt 25.04.2023, 21:16   #3
Forums-Geselle
 
Registriert seit: 15.08.2021
Ort: Sachsen-Anhalt
Beiträge: 64
Standard

Hallo Anna,



ich gebe dir Recht, es dauert lange, sich die entsprechenden Kontaktdatenstämme aufzubauen. Durchwahlen, E-Mail-Adressen der Sachbearbeiter, Faxnummern, die auch noch funktionieren etc.



Die Telekom musst du praktisch per Post anschreiben. Die sind anders nicht zu erreichen. Das Onlineformular ist ein Witz für Betreuer, genauso die Hotline. Eine öffentliche E-Mail-Adresse haben die nicht.



PYUR reagiert sehr verzögert, aber das trifft auf Briefe and E-Mails zu. Ich kann dir also nicht sagen, was da die beste Variante ist.



Bei der RV habe ich lange per Fax meine Betreuungsanzeige an den Postrentenservice und die Rentenstelle geschickt. Also parallel, damit wenigstens einer reagiert. Ich habe eigentlich nur mit Mitteldeutschland und Bund zu tun. Wenn dann mal was vom Reha-Team in Thüringen kommt und die Antwort erwarten, schicke ich es natürlich an die im Schreiben mitgeteilte E-Mail-Adresse. Aber so normale Mitteilungen (Umzug) eben an die Hauptnummer.



In die Hotline hänge ich mich bei so gut wie keinem. Das ist Zeitvergeudung und durch dieses "wählen sie 1, 2, 3", kann ich nebenbei nicht mal was anderes machen. Das ist in den letzten Jahren auch deutlich schlimmer geworden.



Wenn ich wirklich mal anrufe, setzte ich mir ein Limit von 2 Minuten in der Warteschleife, dann lege ich auf und schreibe. Ich habe auch ein Limit von drei Anrufen. Wenn ich dann niemanden erreiche, schreibe ich halt E-Mail oder Fax (je nachdem wie dringend es ist).



Nimm ruhig die Funktion "Lesebestätigung" bei E-Mails, wenn du dir unsicher bist.
Domenica ist offline  
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Alt 26.04.2023, 09:52   #4
Forums-Geselle
 
Registriert seit: 14.01.2021
Ort: Friesland
Beiträge: 144
Standard

Moin,
ich habe auch eine Zeit versucht immer direkt mit Mitarbeitern zu kommunizieren, aber die Fluktuation ist zu hoch. Dann kommt immer eine Mail "ich bin nicht mehr zuständig"
Deswegen versuche ich immer die Standardadresse zu nutzen, also info@ oder Service@ *team63@ usw. Um zu erfahren ob alle Dokumente schon da sind funktioniert das Telefon beim Jobcenter relativ gut. Das Sozialamt ist nicht per Tel. zu erreichen. So ist es bei jedem verschieden.......


Gruß
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Mirko ist offline  
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Alt 26.04.2023, 19:56   #5
Admin/Berufsbetreuer
 
Benutzerbild von Imre Holocher
 
Registriert seit: 16.03.2004
Ort: Betreuungsbüro Herrlichkeit 6 in 28857 Syke
Beiträge: 8,661
Standard

Moin moin


Mirko hat wohl den Nagel auf den Kopf getroffen: Es ist je nach Behörde oder Stelle und dann auch noch nach dem jeweiligen Ort unterschiedlich ist. Es kann also kein Patentrezept geben.

Schade eigentlich, da dies die Arbeit vereinfachen würde.

Ein Stück weit Hoffnung setze ich da allerdings in EBO als Nachrichtenform, die Nachweisbarkeit und offizielle Anerkennung genießt - auch wenn viele Stellen sehr weinen, weil sie diese Technik für jede/n einzelne/n MA installiert haben und irgenjemand allen Scheiß ausdrucken und spazierentragen muss.



Hochnotpeinlich finde ich es allerdings, das gerade Betriebe, die sich die Kommunikationstechnik auf ihre Fahnen schreiben, genau in diesem Punkt das Niveau von Fred Feuerstein & Co. haben.



MfG
Imre
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Fehler sind dazu da, um sie zu machen
und daraus zu lernen.
Fehler sind nicht dazu da, sie dauernd zu wiederholen.
Imre Holocher ist offline  
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Alt 26.04.2023, 21:47   #6
Forums-Azubi
 
Registriert seit: 17.01.2023
Ort: Thüringen
Beiträge: 47
Standard

Danke für die Antworten.

Irgendwie ein bisschen beruhigend, zu wissen, das ihr alle so angefangen habt und es kein Patentrezept zu geben scheint.

Das macht es natürlich echt nicht einfach.
Aber es ist ja scheinbar durchaus machbar

Welche Erfahrungen habt ihr mit der Weiterleitung von Anträgen beim unzuständigen Leistungsträger Paragraf 16 SGB I gemacht? Klappt das? Wo klappt es nicht?

Sonnige Grüße Anna
Anna Müller ist offline  
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Alt 27.04.2023, 08:11   #7
Routinier
 
Registriert seit: 25.06.2021
Ort: zwischen NRW & Niedersachsen
Beiträge: 1,418
Standard

Wird ein Antrag zum falschen Rentenversicherungsträger geschickt, kümmert sich die DRV darum.

Darüber hinaus kann man sich darauf nicht verlassen.

Also den Antrag immer beim richtigen Träger stellen.
Mächschen ist offline  
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Alt 27.04.2023, 10:29   #8
Forums-Geselle
 
Registriert seit: 15.02.2022
Ort: in Baden-Württemberg
Beiträge: 85
Standard

Verweis aufs Gesetz: SGB I:

"§ 16 Antragstellung (1) Anträge auf Sozialleistungen sind beim zuständigen Leistungsträger zu stellen. Sie werden auch von allen anderen Leistungsträgern, von allen Gemeinden und bei Personen, die sich im Ausland aufhalten, auch von den amtlichen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland im Ausland entgegengenommen.
(2) Anträge, die bei einem unzuständigen Leistungsträger, bei einer für die Sozialleistung nicht zuständigen Gemeinde oder bei einer amtlichen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland im Ausland gestellt werden, sind unverzüglich an den zuständigen Leistungsträger weiterzuleiten. Ist die Sozialleistung von einem Antrag abhängig, gilt der Antrag als zu dem Zeitpunkt gestellt, in dem er bei einer der in Satz 1 genannten Stellen eingegangen ist.
(3) Die Leistungsträger sind verpflichtet, darauf hinzuwirken, daß unverzüglich klare und sachdienliche Anträge gestellt und unvollständige Angaben ergänzt werden."





.. das Leben ist kompliziert genug ....
__________________
Mimmi aus Baden-Württemberg
Mimmi ist offline  
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Alt 27.04.2023, 12:21   #9
Forums-Geselle
 
Registriert seit: 14.01.2021
Ort: Friesland
Beiträge: 144
Standard

Es ist schön wenn es §§ gibt, aber meine Zuständige Stelle beim Amt hält sich da nicht dran. Und es interessiert die auch nicht, man kann ruhig klagen, es passiert nichts..... so in meinem Fall.....


Ich habe zwar recht bekommen, aber das Amt arbeitet jetzt erst recht langsam und ich darf wieder Klagen..... Aber es ist nur EIN Amt und noch genauer, ein Teil davon......


Es ist aber insgesamt ein sehr einseitiges Geschäft, ich werde immer mit Gesetz A oder B konfrontiert, die Frist ist leider verstrichen, da kann ich nichts mehr machen, aber dreh ich den Spieß mal um, heißt es von der Gegenseite, ich solle doch mal nicht so sein........ Ein Tag mehr oder weniger......
__________________
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Mirko ist offline  
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