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Ordnen von Unterlagen der Betreuten

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Hallo Ich hoffe, ich bin mit dem Thema in diesem Bereich hier richtig. so ganz das Passende habe ich in ...


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Alt 12.02.2024, 15:08   #1
Ich bin neu hier
 
Registriert seit: 23.04.2022
Ort: Castrop-Rauxel, NRW
Beiträge: 8
Standard Ordnen von Unterlagen der Betreuten

Hallo
Ich hoffe, ich bin mit dem Thema in diesem Bereich hier richtig.
so ganz das Passende habe ich in der Suche nicht gefunden.

Ich habe grade meine ersten drei Betreuungen übernommen.
Zwei davon mit einem Berg an unsortierten Dokumenten, die ich schon alleine dadurch sortieren muss/will, um mir einen Überblick über die Schuldner usw zu verschaffen.
Ich arbeite mit butler und möchte von vornherein mein Büro so papierlos wie möglich gestalten. Vieles braucht man ja auch einfach nicht im Original und einiges ist für mich einfach irrelevant.
Jetzt zu meiner Frage:
Ich habe überlegt, meinen Betreuten die Unterlagen, die ich nicht mehr benötige, zurückzugeben. Natürlich möglichst sortiert und nicht als loser Haufen, sonst hatte das ja wenig Mehrwert.

Wie macht ihr das so? Gar nicht? Ringordner? Hängemappen? Hefter? Was ganz anderes?

Über Tipps von erfahrenen Hasen zur Büro- bzw. Dokumentenverwaltung wäre ich dankbar
WiebkeN ist offline  
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Alt 12.02.2024, 18:05   #2
Stammgast
 
Benutzerbild von Leuchtturm-H
 
Registriert seit: 29.11.2009
Ort: Niedersachsen
Beiträge: 738
Standard

Moin,

bei einigen wenigen Betreuung übergebe ich auch die Unterlagen, nachdem ich diese in meinen Ordnersystem elektronisch archiviert habe.

Ich lege nur alles chronologisch aufeinander. Sortieren darf der Betreute das dann, nach eigenen Wünschen.

Leider sind die wenigsten Betreuten so fit, dass ich die Dokumente übergeben kann.

Der Leuchtturm
Leuchtturm-H ist offline  
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Alt 13.02.2024, 07:45   #3
KKS
Forums-Azubi
 
Registriert seit: 18.09.2023
Ort: Hessen, Landkreis Kassel
Beiträge: 34
Standard

Guten Morgen,
Ich mache das auch so, also chronologisch aufeinander legen und beim nächsten Hausbesuch zusammenheften und übergeben.
Wenn schon elektronisch gearbeitet wird, sollte der Aufwand mit dem Papier so niedrig wie möglich sein.
VG
KKS ist offline  
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Alt 13.02.2024, 08:32   #4
Ich bin neu hier
 
Registriert seit: 23.04.2022
Ort: Castrop-Rauxel, NRW
Beiträge: 8
Standard

Danke euch

Übergebt ihr die Sachen dann als lose Blätter oder irgendwie schon abgeheftet?
Die beiden Betreuten, die es betrifft besitzen scheinbar keine Ordner oder Ähnliches.

Chronologisch und ggf. nach Thema sortiert wäre auch mein Gedanke gewesen, da ich die so für mich vorsortiere, bevor ich die einscanne und ablege.

Meine dritte Betreute lebt mit Demenz im Heim. Die paar Unterlagen, die ich von der Tochter bekommen habe, werde ich bei mir behalten. Was anderes geht da ja gar nicht.
WiebkeN ist offline  
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Alt 13.02.2024, 09:14   #5
Forums-Geselle
 
Registriert seit: 21.04.2017
Ort: bei Heidelberg
Beiträge: 244
Standard

Hallo,

ich sende meine Unterlagen als Scans an meine Betreuerin. Dann lege ich die in die Schublade. Die Dokumente die sie bekommt scannt sie und sendet sie mir digital. Auf die Art haben wir beide unsere Dokumente parat und bis auf wirklich wichtige Sachen(Gerichtsbeschluss im Original irgendwelche Urkunden) kann alles vernichtet werden. Ich wäre sehr irritiert Papier von ihr zu bekommen.

Mfg
Ela
Elara ist offline  
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Alt 13.02.2024, 12:27   #6
Volunteer
 
Benutzerbild von Chrissi
 
Registriert seit: 02.05.2009
Ort: Ruhrgebiet (NRW)
Beiträge: 257
Standard

Ich scanne auch alle Docs ein und versende sie dann per Email.
__________________
LG
Chrissi
Chrissi ist offline  
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Alt 13.02.2024, 14:22   #7
Forums-Azubi
 
Registriert seit: 22.10.2023
Ort: 48301 Nottuln, NRW
Beiträge: 47
Standard

Je nach Unterlagen würde ich mit der Betreuten Person besprechen, ob sie die Unterlagen zurück haben möchte und mir ggf. das schriftliche Einverständnis einholen, die Unterlagen nach Einscannen sonst zu Schreddern. Das geht natürlich nur mit Unterlagen, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen.

Die Idee, die eingescannten Unterlagen per Email an die betreute Person zu schicken hat natürlich auch was.
pumpkin ist offline  
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Alt 17.02.2024, 12:46   #8
Ich bin neu hier
 
Registriert seit: 23.04.2022
Ort: Castrop-Rauxel, NRW
Beiträge: 8
Standard

Per Mail ist an sich keine schlechte Idee, die werde ich mir für andere Betreute merken.
Bei den beiden wäre das vermutlich nicht zielführend.
Die Eine bekommt nichts wirklich organisiert. Ich glaube, Mails hat sie auch einfach komplett unsortiert und oft ungelesen im Postfach. Da habe ich schon überlegt, einfach einen Karton mit ihr anzulegen, in dem sie die Sachen nach Datum ablegt. Also das Neueste obendrauf.
Den Tipp hab ich von einer Kollegin bekommen, die lange im Abw gearbeitet hat.
Bei der anderen ist das Zurückgeben schon eher wichtig. Sie kommt aus Polen und bei ihr und ihrer Tochter gilt (zum Glück) die Regel "Post wird in Deutschland nicht weggeworfen". Sie zählt da zum Glück keine Werbung rein
Aber ihr ist es selbst wichtig, die Sachen Zuhause zu haben und nachzuschlagen, wenn was ist. Aber da überlege ich eben ob ich ihr einen Ringordner gebe oder einfach einzelne Hefter (einen für Krankenhaus, einen für Bank etc)

Danke für eure Tipps!
WiebkeN ist offline  
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Alt 12.04.2024, 11:49   #9
Volunteer
 
Benutzerbild von Chrissi
 
Registriert seit: 02.05.2009
Ort: Ruhrgebiet (NRW)
Beiträge: 257
Standard

Ja, per Email ist immer noch das Mittel der Wahl. Fax dagegen nicht mehr zeitgemäß.
__________________
LG
Chrissi
Chrissi ist offline  
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