Unterlagen an Betreute aushändigen

[jansen.sven2018]

Hier eine weitere Frage von mir.

Vorab zur Info:
Als neuling plane ich mein Büro möglichst Papierarm zu halten / zu gestalten.
Daher möchte ich den Betreuten Ihre Unterlagen auszuhändigen und scanne vorab alles notwendige ein.

Wie detaliert muss eurer Meinung nach die Bestätigung sein, die ich von dem Betreuten unterschrieben bekomme über den Inhalt der ausgehändigten Unterlagen?

Würde es reichen zu schreiben: Unterlagen aus Januar 2018 ?

oder

- Jobcenterbescheid vom 02.01.18
- Jobcenterbescheid vom 18.01.18
- Krankassenschreiben vom 15.01.18 usw???

[gabyhp]

Hallo,

was machst du denn wenn, wie immer wieder mal verlangt wird, Originale vorgelegt werden müssen. Und gehst du davon aus, dass deine Betreuten die ausgehändigten Unterlagen schön ordentlich in Ordnern abheften ? Viele werfen ihre Unterlagen einfach weg oder verschlampern sie.

Und wenn du über die Jahre durchgehend 40 oder 50 Betreuungen führst musst du deine gescannten Unterlagen schon sehr genau bezeichnen damit du sie eindeutig zuordnen und wiederfinden kannst. Unser Job ist nun mal ein Bürojob und leider mit sehr viel Papier verbunden.

Grüße Gaby

[Imre Holocher]

Moin moin

Irgendwelche älteren Bescheide an die Betreuten auszuhändigen ist wohl kein Problem, wenn sie eingescannt sind.
Bei Urkunden würde ich das erst nach dem Ende der Betreuung machen.

Allerdings würde ich schon etwas genauer aufschreiben, was ich aushändige. Etwa so, wie bei einer Übergabe nach dem Betreuungsende.
Aktenordner 1:
- Unterlagen zu JobCenter
- Unterlagen zu sozialamt Stadt XY
- Unterlagen zu WfbM
etc.

Was m.E. nicht geht: z.B.

- Unterlagen von Januar 2018

Da weiß doch niemand worum es geht.

Jeden Bescheid einzeln unterschreiben zu lassen halte ich auch nicht für sinnvoll.

MfG

Imre

[carlos]

Hallo,

alle Unterlagen, die d. Betreuten betreffen, können m.E. - gg. Empfangsbestätigung - auch an diese ausgehändigt werden. Wenn ein Ordner voll ist, behalte ich die aktuellen Bescheide bzw. Unterlagen, die ich voraussichtlich noch benötige und die, die d. Betreuten nichts angehen (zB. Vergütungsanträge oder Vermerke von mir). Ich sehe mich zwar als gesetzlicher Betreuer, aber nicht als Registratur- bzw. Archivbediensteter d. Betreuten. Auch das Zerreißen von vermutlich nicht mehr benötigten älteren Unterlagen ist m.E. ein Mittel. Wen interessieren die ALG2- Bescheide von 2015, wo doch jedes Jahr die betr. Bestätigungen darüber als Rentennachweise erstellt werden. Oder alte Schreiben über Zuzahlungs- und GEZ- befreiungen oder Jahres- Versicherungsbestätigungen.

mfg

[michaela mohr]

Wen interessieren die ALG2- Bescheide von 2015, wo doch jedes Jahr die betr. Bestätigungen darüber als Rentennachweise erstellt werden.

Dort sind aber nur Beträge übers Jahr zusammengefasst.
Aus Erfahrung bin ich vorsichtig mit zerreissen und soMeistens geht es ja nicht um eine Leistung die reibungslos läuft sondern um eine Sanktion (soll beim JC nicht selten sein) die nicht, oder evtl. falsch bearbeitet worden sein soll. Da nützt mir hinsichtlich der Nachvollziehbarkeit der Jahresbescheid fürs Finanzamt wenig.

Auch Zusammenfassungen a la: Bescheide des JC, sind u.U. nicht aussagekräftig.

Irgendwelche älteren Bescheide an die Betreuten auszuhändigen ist wohl kein Problem, wenn sie eingescannt sind.

Das wäre wohl wirklich eine Möglichkeit aber die macht nur Sinn wenn man von Anfang an eine entsprechende Struktur und die entsprechende Bezeichnung dazu eingearbeitet hat. Wenig Arbeit ist das insgesamt auch nicht wenns drum geht auch wirklich etwas wiederfinden zu wollen. Und es kostet Zeit, man kann die Zettel nicht einfach im 50er Pack durchrattern lassen.

Oder alte Schreiben über Zuzahlungs- und GEZ- befreiungen oder Jahres- Versicherungsbestätigungen.

Die sind z.B. immer dann wichtig wenn Jahre später- ja das gibt es- auf einmal eine Arzztrechnung über ein Inkassobüro auftaucht.
Bei Heimbewohnern gar nicht mal sooooo selten wie ich merke. Ich mache sogar die Erfahrung dass auf dem Amt Untelagen nicht mehr greifbar sind. Begrünung: sind wohl bei der Digitalisierung verschwunden.

Meine Übergabeprotokolle sind übergenau, Seitenanzahl, um was es ging, Besonderheiten extra aufgeführt usw. usw. Hinterher, auch wenn es jahrelang keinen Ärger gab, ist man doch froh dass alles noch vorhanden ist. Ich auf jeden Fall.

Ich hatte einen Kunden der 1 1/2 Jahre nach Beendigung der Betreuung mit einem übereifrigen RA um die Ecke kam. Da hatte ich zuvor 8 500! Seiten durchnummeriert. Ich war im Nachhnein sehr froh drum. Hab mal so einen Querulatius, der kann dir schon den Schweiss auf die Stirn treiben.

Mich nervts auch mit dem Papier aber lieber viel Papier als endlos Ärger wegen fehlender Nachweise.
Die Lockerheit mit der ab und an gesagt wird: ach, naja. Die findet sich im Streitfall öfter als Verbissenheit und dem Satz: warum haben sie denn nicht? wieder

[Donna]

Hallo,


Michaela hebst du auch Sachen auf, die älter als 10 Jahre sind?
Und was ist mit beendeten Betreuungen, wo keiner da war, die Unterlagen zu übernehmen?


Liebe Grüße
Donna

[Donna]

Nachtrag: ich hatte auch schon überlegt, alte Belege der Rechnungslegungen an die Betreuten auszuhändigen, z. B. nach 10 Jahren (ich hab einige Betreuungen, die führe ich deutlich länger als 10 Jahre).

[jansen.sven2018]

Vielen lieben Dank für eure Antworten.


Zu Gaby möchte ich gerne folgendes Antworten:

Ich sehe die Arbeit als Betreuer auch nicht (wie von jemand anderem hier beschrieben) als Aktenverwalter für die Betreuten an. Wenn die Ihre Unterlagen dann nicht im Griff haben.....
Ich habe ja zur Not reproduzierbare Dokumente.
Was die Beschriftung der gescannten Dokumente angeht, gebe ich dir zum Teil recht. ABER: Bei mir sind die Dokumente durchsuchbar und werden von einem Dokumentenmanagement-Programm "verwaltet". Da kann ich über alle Dokumente mit Suchbegriffen suchen lassen. Dank an die Technik von heute .

Mir ging es lediglich darum, wie detailiert eurer Meinung nach das Dokument sein sollte auf dem die ausgehändigten Unterlagen aufgeführt sind.
In wie weit das Klug / Sinnvoll ist sei mal dahin gestellt.

[michaela mohr]

Michaela hebst du auch Sachen auf, die älter als 10 Jahre sind?

Nein, ganz sicher nicht. Das kommt in die Aktenvernichtung.

Und was ist mit beendeten Betreuungen, wo keiner da war, die Unterlagen zu übernehmen?

Ich gestehe auch, wenn ich eine Betreuung 10 Jahre lang hatte, nie kam einer aus der Ecke geschossen als Verwandter und dann stirbt jemand- dann vernichte ich sogar schon nach 5 bis 7 Jahren.

[heiner]

Hallo,

ich habe vor längerer Zeit mal die Aufbewahrungsfrist vom Betreuungsgericht prüfen lassen, da ich nirgens ein Gesetz oder eine Vorschrift/Verwaltungsanweisung fand, in der dies geregelt ist.

Das Gericht bestätigte mir schriftlich, dass es keine Aufbewahrungspflicht gibt. Nur gerichtliche Akten, Aktenvermerke, Beschlüsse und Urteile müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Alles andere kann, nach eigenem Bebieben, vernichtet werden.

Ich vernichte alles, das mir nach meiner jahrzehntelangen Betreuererfahrung, als überflüssig erscheint.

Gruß
Heiner