Strukturierung Büroalltag

[Lesefreund]

Hallo Ihr Lieben,


ich möchte mal in die Runde fragen, wie ihr so eure Wochen strukturiet, wie organisiert ihr eure Betreuerbesuche, die Erstellung der Berichte, die Aktensortierung etc....?
Es gibt sicher Abläufe, die ich verbessern kann, um Zeit für andere (die Betreuertätigkeit betreffend) Aufgaben zu haben. Ich bin allerdings der "Papiertyp", mache also für Vieles Kopien, manches scanne ich aber auch ein z.B. die erstellten Rechng.leg. und Berichte sowie die VVZs.

Fahrt ihr z.B. nur an bestimmten Tagen zu den Betreuten oder nach Bedarf? Sotiert ihr die Akten nach Stichtag oder alphabetisch...
Freue mich sehr über eure Antworten/Meinungen/Vorschläge

[carlos]

Hallo,

Besuche in der Anfangsphase natürlich mehr. Wenn es dann halbwegs läuft nur noch nach Bedarf und wenn ich das Gefühl habe, es sollte mal wieder sein. Sofern möglich kommuniziere ich mit Betreuten und Einrichtungen hauptsächlich telefonisch.
Hauptarbeitspunkt: Behörden- und Papierkram. Ich lege für jeden Betreuten einen Ordner an, unterteilt in die verschiedenen Bereiche bzw. Register.
Ganz vorne die aktuellen Sozialleistungsbescheide. Ganz hinten die Gerichtssachen. Wenn ein Ordner dann voll ist, übertrage ich die noch laufenden bzw. aktuelle Bescheide in den nächsten Band bzw. Ordner. Zudem benutze ich die Betreuersoftware "BT Professional". Und eine Wiedervorlagemappe mit dringendem Kram.
Ich bin auch noch der Fax- und Papiertyp. Sofern mir neuere Technologien eine Arbeitserleichterung und Zeitersparnis versprechen, versuche ich mich auch da.

mfg

[jlc]

Hallo,

bei mir ist alles (möglichst) strukturiert...sonst bricht für mich das Chaos aus

Natürlich werden Notfälle immer dazwischen geschoben...
An 2 Tagen pro Woche bin ich für Termine verfügbar. Hier werden die Termine so koordiniert, dass ich möglichst kurze Fahrtwege habe - je nach dem, welche Klienten getroffen werden, gibts auch mal einen Termintag im Büro. Den Rest der Zeit verbringe ich mit Papierkram und/oder am Telefon. 2x pro Monat jeweils um den 15. und den 30. herum lege ich Zeiten für die Überweisungen und Buchungen fest. An jedem 1. Dienstag im Monat gibts Cash für Klienten mit Einwilligungsvorbehalt, welche eine Barauszahlung erhalten- alle anderen haben ein Unterkonto.

Alle meine Termine werden von meinem Angestellten koordiniert. Auch das Zusammensuchen der Belege für die Rechnungslegung werden (zum Glück) von ihm übernommen.

Für mich gilt bei allem immer eine Prio-Liste:
Platz 1 haben immer meine Klienten
Platz 2 teilen sich die Gerichte und Betreuungsbehörden
und der Rest muss zur Not auch mal einen Moment länger warten.

Ab 16:30 Uhr endet der Tag der Betreuungen und die Verfahrenspflegschaften sind an der Reihe.

Ach ja, Akten sind alphabetisch sortiert.

Viele Grüße

[Florian]

Zitat von Lesefreund

Fahrt ihr z.B. nur an bestimmten Tagen zu den Betreuten oder nach Bedarf? Sotiert ihr die Akten nach Stichtag oder alphabetisch...
Freue mich sehr über eure Antworten/Meinungen/Vorschläge

Hallo Lesefreund!

Besuche: Turnusmäßig Anfang des Monats alle nacheinander, ansonsten bzw. zusätzlich bei Bedarf.

Akten alphabetisch bzw. nach Thematik. Bin auch "Papiertyp" und schaue manchmal anerkennend (viell. auch neidisch?) auf meine Frau (allerdings nicht Betreuerin), die bereits ziemlich alles digital regelt, archiviert usw. Mittels Smartphone, Tablet usw. usf. Ich hingegen: Lochen, Abheften...


Viele Grüße Florian

[Domenica]

Ich habe einen Wochentag, an dem ich reguläre Außendienste mache (also Hausbesuche). Die neuen Termine lege ich beim Besuch auch gleichzeitig für den nächsten Monat fest.



Morgens wird die Post aus dem Briefkasten genommen, da schaue ich auch zwischendurch nicht mehr rein. Leider bin ich beim Eintragen in den Posteingang in die Marotte verfallen, gleich bestimmte Briefe gleich zu bearbeiten/beantworten. Da kann sich das Eintragen hinziehen. Besser ist es sicher, erstmal einzutragen und dabei maximal nach Bearbeiten und Ablage zu unterscheiden. Postausgangsbuch führe ich nicht, da ich eh alles in die Leistungserfassung eintrage.



Ich habe ein Fach für das Bearbeiten, eins für Rechnungen (die ich einfach zwischendurch bearbeite, da habe ich keine festen Termine), eins für die Rückgabe an Betreute. Plus den Ablagekorb auf der anderen Seite des Schreibtischs.



Ablage mache ich Freitags als Wochenendritual. Denke länger sollte man Sachen auch nicht liegen lassen, sonst fängt man an, aktuelle Schreiben zu suchen. Sind sie schon im Ordner oder in der Ablage oder vielleicht doch noch im Bearbeitenfach?


Ich habe feste Bürotelefonzeiten, die ich für niemanden breche. Auch nicht für das Gericht oder Krankenhaus.



Notizen mache ich seit Neustem in einem kleinen Schreibblock, vorher habe ich immer Schmierpapier (davon hat wohl jeder genug) genommen.



Ordnung in der Akte: ist halb nach Relevanz (also das, was ich häufig brauche/bearbeite) und halb nach Themengruppen (also Vermieter, Strom, GEZ, Haftpflicht/Hausrat jeweils mit Trennsteifen unterteilt, aber hintereinander eingeordnet) angeordnet.



Ich führe akribisch für jeden ein Haushaltsbuch in atwork wo ich auch jede Änderung (z.B. Rentenerhöhung) eintrage. Meist hilft das auch dabei, sich an Dinge zu erinnern.



Ansonsten habe ich meine handschriftliche Wiedervorlage und ab und zu stehe ich auch vor meinen Aktenschrank und überlege bei jedem Name, was derjenige für Leistungen bekommt bzw vergleiche auf der Wiedervorlageliste, ob ich jeden Namen finde und wenn nicht, warum nicht.



Für die Berichte nehme ich generell meine eigene Vorlage (natürlich für jeden Betreuten extra abgespeichert), da fülle ich nichts handschriftlich in Formularen aus. Auch die Berichtszeiträume sind in der Wiedervorlage drin. Ich warte da nicht bis mich das AG anschreibt.



Bei wiederkehrenden Anträgen speichere ich mir die ausgefüllen Formulare als PDF beim jeweiligen Betreuten ab, damit ich im nächsten Jahr z.B. im Wohngeldantrag nur eine Mietänderung eintragen kann und der Rest ist schon da.



GEZ-Anträge erstelle ich auf der entsprechenden Internetseite, es sei denn ich habe bereits das Formular erhalten, dann nehme ich eben das. Beim Antrag Schwerbehinderung ist es ebenfalls angebracht das entsprechende PDF zu nehmen, da man so nicht fünfmal Namen und Adresse des Betroffenen eintragen muss.



Ich führe eine aktualisierte Monatsliste mit allen Betreuungen.



Ich führe eine weitere Liste für die Zuzahlungsbefreiungen. Habe meine für 2022 heute erst angelegt.

[Lesefreund]

Vielen Dank für eure Rückmeldungen. Das ist ja schon interessant, wie sich so jeder organisiert. Da kann ich mir auf alle Fälle etwas abschauen,....



Unser Amtsgericht möchte gern, dass man ihre (auf dem entsprechenden Portal zu finden) Vordrucke für Berichte etc. nutzt.


Für die Wiedervorlagen habe ich eine Exsel-Tabelle, auf der einen Seite die Namen und auf der anderen Seite die jeweiligen Leistungen.

[Lesefreund]

Leider bin ich beim Eintragen in den Posteingang in die Marotte verfallen, gleich bestimmte Briefe gleich zu bearbeiten/beantworten.


Wie machst du das mit dem Posteingang, was nutzt du für ein Buch dazu?

[steglitzerbb]

Hallo Forum,

danke an euch für den hilfreichen Thread.

Thema Rechnungslegung und Belege:

Ich führe nach Evaluierung verschiedener Systeme (die Chaos verursacht und viel Zeit gefressen haben) nun in separaten Ordnern a) sämtliche Kontoauszüge/Quittungen gegliedert nach der Kontenübersicht in der Rechnungslegung (Giro, Sparbuch, Kasse, Verwahrgeldkonto Heim, etc.) und b) in einem zweiten Bereich und direkt hinter den Auszügen alle von mir getätigten Verfügungen über Vermögen (zB bezahlte Rechnungen) für jeden Betreuten. Wenn Rechnungen von mehreren Konten beglichen werden, sind auch diese entsprechend unterteilt. Bezahlte Rechnungen die mein Büro zum Beispiel in Richtung Beihilfestelle oder PKV verlassen, sind dort in Kopie mit Vermerk abgelegt und werden nach Wiederkehr ausgetauscht. Eingeheftet wird in den einzelnen Bereichen jeweils mit Aktendullies (?) umgedreht von unten. Meint das Dokumente chronolisch von alt (oben) zu neu (unten) zusammengeheftet weren. Klammer/Heftbügel unten. Hoffe es war verständlich ausgedrückt. In einem Ordner sind so mehrere Betreuungssachen zusammengefasst (ca. 7 bis 10).

Vorteil: Bei Rechnungslegung Ordner auf, sauber geheftete Auszüge und Belege mit der beschrifteten Unterteilung komplett geheftet entnehmen, Rechnungslegung inkl. Buchungsliste drucken. Weil ich nett bin markiere ich in der Buchungslisge noch alle von mir getätigten Zahlungen und ab damit.

Eine gigantische Zeitersparniss. Nicht nur in der Rechnungslegung. Bei Ablage von telefonbuchdicken Stapeln von eingetroffenen Kontoauszügen und bezahlten Rechnungen muss man nur wenige Ordner bedienen. Nicht jede der 50 Betreutenakten einzeln.

Letzte Rechnungslegung mit drei Konten und ca 50 verschiedenen Belegen = < 15 Minuten mit Anschreiben und Markieren der Buchungen. War ich stolz auf mich.

Beste Grüße, SteglitzerBB

[Lesefreund]

Hallo Steglitzerbb,


deine Erklärung zur Buchführung ist ja bewundernswert, falls ich es richtig verstanden habe.

Hast du für die 50 Betreuungen personelle Unterstützung oder kämpfst du alleine?

[Lesefreund]

Hallo Domenica,


du hast ja sehr ausführlich deine Bürostruktur geschildert.



Mich würde dazu mal interessieren, wie du das mit dem Eintragen ins "Posteingangsbuch" meinst und warum du das machst?
Wie bearbeitest du die Ablage? Ich habe da 2 Ordner mit alphabet. Unterteilung und die bearbeiteten Unterlagen sortiere ich da entsprechend der Namen ein, bis sie in die Ordner eingeheftet werden.



Freitags Ablage mache ich auch und Freitags Überweisungen.


Mit Ablagekörben arbeite ich auch, sortiert nach Posteingang (kommt der Eingangsstempel drauf), Postausgang, in Bearbeitung und Rechnungen.


LG