Digitalisierung - Aufbewahrung der Originale

[Imre Holocher]

Moin moin


Bei einem Gespräch im Gericht kam die Info, dass dort (man ist gerade bei der digitalen Umsgtellung) die Originale in Papierform nach dem Einscannen noch 6 Monate lang aufgehoben werden sollen.
Damit sind nicht wichtige Beschlüsse sondern der einfache Papierkram gemeint.


Gibt es da für Betreuer oder andere Berufstreibende, die ihren Laden digital führen, ähnliche Aufbewahrungsfristen? Oder können wir den einfachen Papierkram gleich nach dem Scannen entsorgen?
(Urkunden oder wichtige Dokumente werden natürlich aufgehoben)


Mit freundlichen Grüßen
Imre

[KKS]

Die gesetzliche Grundlage dazu wüsste ich auch gerne.

Ich löse das Thema anders. Ich habe je Klient eine Schublade und lege dort die Originale nach dem Einscannen rein. Beim nächsten Hausbesuch gebe ich die gehefteten Unterlagen an die Betreuten heraus und lasse mir den Empfang quittieren. Ich biete auch das einmalige oder dauerhafte datenschutzkonforme Entsorgen an.

[Mimmi]

Hallo,
das ist ein gute Idee.
In der Praxis gibt es aber viele "Aber":
Wachkomapatienten, Obdachlose, Heimbewohner mit der berühmten Nachttischschublade, Klienten in Wohngruppen.
Manche Klienten leben in Wohnungen, die ich nicht gern betrete wegen Vermüllung bzw. das ist teilweise ein subjektives Empfinden, was zumutbar ist.
Ab und zu händige ich auch Schriftstücke aus und lasse mir das quittieren.
Mit der Zeit wird die Papierpost dann weniger .... .
Mimmi

[HorstD]

Ich kann mich der Sache nur von der Seite des gesunden Menschenverstandes annähern, weil offensichtlich keine obergerichtlichen Entscheidungen vorliegen. M.E. muss man unterscheiden, liegt eine Urkunde im engeren Sinne vor (zB Geburts-, Heirats-, Einbürgerungsurkunde, Testament, vollstreckbarer Titel)? Diese Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden und nach Ende der Betreuung nach § 1872 BGB herausgegeben werden.

Der gesamte sonstige Schriftverkehr ist zwar auch Eigentum des Betreuten, ein Interesse daran kann er, sein Erbe oder ein Nachfolgebetreuer aber nicht am Dokument als körperliche Sache (Blatt Papier) haben, sondern nur an seinem Inhalt, sodass auch ein Scan als PDF ausreicht. Allerdings kann der nach § 1872 BGB berechtigte auch verlangen, die Ausdrucke in Papierform statt als DVD oder USB-Stick zu erhalten.

[HorstD]

Noch eine Ergänzung für vorläufige Betreuerbestellungen. Diese enden ja normalerweise nach 6, spätestens 12 Monaten. Danach gibts entweder:
- keine endgültige Betreuung
- eine endgültige Betreuung mit einem anderen Betreuer als dem vorläufigen
- eine endgültige Betreuung mit dem gleichen Betreuer.

Ich empfehle daher bei den vorläufigen, die Belege in Papierform aufzubewahren, bis eine der 3 Varianten eingetreten ist. Bei den ersten beiden ist die Herausgabe dann entspannter als alles Eingescannte ggf wieder ausdrucken zu müssen. Bei Variante 3 dann weiter wie von mir oben beschrieben.

Ähnliches würde ich auch bei Verhinderungs- und Ergänzungsbetreuungen empfehlen.

[carlos]

Zitat von HorstD

Noch eine Ergänzung für vorläufige Betreuerbestellungen. Diese enden ja normalerweise nach 6, spätestens 12 Monaten. Danach gibts entweder:
- keine endgültige Betreuung
- eine endgültige Betreuung mit einem anderen Betreuer als dem vorläufigen
- eine endgültige Betreuung mit dem gleichen Betreuer.

Oft finden Gerichte bzw. Behörden ja keine Betreuer mehr oder die in Frage kommenden lehnen dann - nach "Begutachtung" des Falles - eine Übernahme der vorläufigen Betreuung ab.
Ist der als vorläufig bestelle Betreuer dann verpflichtet, die Betreuung weiterzuführen?

mfg

[HorstD]

Nicht, wenn man sich zu Beginn nur zur vorläufigen Betreuerbestellung bereit erklärt hat. Deshalb besser das immer schriftlich machen - und zwar direkt an das Gericht, nicht nur an die Betreuungsbehörde.

Wird man ohne Zustimmung dennoch bestellt, ist das zwar ein Verstoß gegen § 1819 Abs. 2 BGB - und ein Entlassgrund nach § 1868 Abs. 4 BGB. Man muss aber dennoch - im eigenen Namen, § 59 FamFG - dagegen Beschwerde einlegen. Und ist solange Betreuer, bis das Gericht selbst oder das Landgericht den Beschluss aufgehoben hat.

[Landkarte]

Zitat von HorstD

Ich kann mich der Sache nur von der Seite des gesunden Menschenverstandes annähern, weil offensichtlich keine obergerichtlichen Entscheidungen vorliegen. M.E. muss man unterscheiden, liegt eine Urkunde im engeren Sinne vor (zB Geburts-, Heirats-, Einbürgerungsurkunde, Testament, vollstreckbarer Titel)? Diese Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden und nach Ende der Betreuung nach § 1872 BGB herausgegeben werden.

Der gesamte sonstige Schriftverkehr ist zwar auch Eigentum des Betreuten, ein Interesse daran kann er, sein Erbe oder ein Nachfolgebetreuer aber nicht am Dokument als körperliche Sache (Blatt Papier) haben, sondern nur an seinem Inhalt, sodass auch ein Scan als PDF ausreicht. Allerdings kann der nach § 1872 BGB berechtigte auch verlangen, die Ausdrucke in Papierform statt als DVD oder USB-Stick zu erhalten.

Das sehe ich nicht so. Eigentum ist Eigentum. Als Betreuer kann ich nicht über die Vernichtung des Eigentums der Betreuten entscheiden. Als Nachfolgebetreuer habe ich immer auch Interesse an den physischen Unterlagen und bestehe auf die Herausgabe der kompletten physischen Unterlagen. Manche Betreuungen werden ja auch aufgehoben und dann man gibt die Unterlagen an die Betreuten zurück, die haben oft keinen Computer.

Digitale Unterlagen von Vorgängerbetreuern sind oft schlecht sortiert, offensichtlich unvollständig, schlecht gescannt, ohne Datum und nachvollziehbaren Betreff, vielleicht auch "freundlicherweise" diverse Dokumente in einer pdf zusammengefasst - manchmal mehrere hundert Seiten, die ich dann auseinandersortieren muss. Ich habe schon Apothekenrechnungen bekommen, wo die Rezepte über die Rechnungen gescannt waren - aber das Rezept nicht zur Rechnung gehörte ( bei Privatversicherten), Rückseiten fehlten etc. Ich finde das Vernichten von Eigentum der Betreuten eine ganz üble Unsitte unter Betreuern. Ich will dann auch nicht derjenige sein, der die 10 Jahre Betreuung vom Vorgängerbetreuer noch mit ausdrucken muss, wenn es der Betreute bei Aufhebung der Betreuung irgendwann verlangt. Also deswegen, wenn ich Betreuungen übernehme, bestehe ich auf eine Herausgabe aller Unterlagen in Papierform. Wer es vernichtet hat, muss man es mir halt ausdrucken.

[HorstD]

Wo siehst du denn einen Unterschied zu meinen Ausführungen? Den letzten Satz nicht gelesen?

[Marsupilami]

ich habe ich einige Fälle, bei denen der B. entweder verstorben oder die Betreuung aufgehoben wurde.


Immer biete ich mehrfach an, die Unterlagen zu übergeben.


In sehr vielen Fällen interessiert das aber weder den nun nicht mehr Betreuten oder die Erben und die Akten liegen hier wie Blei in den Regalen.


Wann darf man die schließlich vernichten?