Übergabe und Digitalisierung

[Flippoxx93]

Nábend zusammen,

wie haltet ihr es mit Übergaben bei Betreuungsübernahmen?

Denn ich bin sowas von angekotzt, weil ich die letzten 2 1/2 Stunden damit verbracht habe, zumindest die Hälfte der mir übergebenen Unterlagen einzuscannen und zu digitalisieren. Ich versuche so gut es geht ein papierloses Büro zu führen und kriege einen Karton Ordner, von denen drei Formulare relevant für meine Arbeit ist.

Ich würde eine derartige Übergabe demnächst gerne ablehnen, habe ich da eine Handhabe?

Ich erwarte im Jahr 2026 einfach eine digitale Übergabe, abgesehen von Urkunden und Notarsachen.

Schönen Abend noch

[MPock]

Es gibt keine harten Regeln, wie ein Betreuer das Büro zu führen hat.


Du hast das Recht, die Akten vom Vorgänger zu erhalten. Aber du kannst keine genaue Form verlangen. Wenn diese schon digitalisiert sind und du sie so direkt in dein System importieren kannst, großartig. Aber falls du halt doch Papierakten bekommst, musst du nun mal prüfen, was du davon einscannen willst, und was erst mal im "Papierarchiv" bleibt.


Ich scanne auf jeden Fall nicht alles automatisch ein - nur die Unterlagen, die ich vermutlich auch später für mich in digitaler Form benötige.


Der Aufwand dafür sollte meist immer noch kleiner sein, als wenn du ein Haufen ungeordneter Unterlagen direkt vom Betreuten bekommst, die du erst mal sortieren musst.

[Flippoxx93]

Zitat von MPock

Es gibt keine harten Regeln, wie ein Betreuer das Büro zu führen hat.


Du hast das Recht, die Akten vom Vorgänger zu erhalten. Aber du kannst keine genaue Form verlangen. Wenn diese schon digitalisiert sind und du sie so direkt in dein System importieren kannst, großartig. Aber falls du halt doch Papierakten bekommst, musst du nun mal prüfen, was du davon einscannen willst, und was erst mal im "Papierarchiv" bleibt.


Ich scanne auf jeden Fall nicht alles automatisch ein - nur die Unterlagen, die ich vermutlich auch später für mich in digitaler Form benötige.


Der Aufwand dafür sollte meist immer noch kleiner sein, als wenn du ein Haufen ungeordneter Unterlagen direkt vom Betreuten bekommst, die du erst mal sortieren musst.

Naja ich halte keine Papierakten vor, weshalb ich wegen der Archivierung alles Einscannen muss. Ich habe hängeakten für Urkunden etc.

[Flippoxx93]

Zitat von MPock

Es gibt keine harten Regeln, wie ein Betreuer das Büro zu führen hat.


Du hast das Recht, die Akten vom Vorgänger zu erhalten. Aber du kannst keine genaue Form verlangen. Wenn diese schon digitalisiert sind und du sie so direkt in dein System importieren kannst, großartig. Aber falls du halt doch Papierakten bekommst, musst du nun mal prüfen, was du davon einscannen willst, und was erst mal im "Papierarchiv" bleibt.


Ich scanne auf jeden Fall nicht alles automatisch ein - nur die Unterlagen, die ich vermutlich auch später für mich in digitaler Form benötige.


Der Aufwand dafür sollte meist immer noch kleiner sein, als wenn du ein Haufen ungeordneter Unterlagen direkt vom Betreuten bekommst, die du erst mal sortieren musst.

Die Frage ist, ob ich eine solche Übergabe verweigern darf.

[MPock]

Zitat von Flippoxx93

Die Frage ist, ob ich eine solche Übergabe verweigern darf.

Ich sehe kein Grund warum du die Übergabe akzeptieren musst. Es besteht schließlich die Holpflicht vom neuen Betreuer. Dann bekommst du halt keine oder weniger Daten vom Vorbetreuer. Sollte es wegen dieser fehlenden Daten dann zu einem Fehler auf deiner Seite kommen, der dich dann mehr Arbeit kostet oder gar einen Vermögensschaden verursacht, hast du das Problem.


Du kannst den Vorbetreuer auf jeden Fall nicht dazu verdonnern, seine bestehenden Papierakten nur für dich noch nachträglich zu digitalisieren.


Von daher vergleiche das ganze mit dem Fall, dass du eine neue Betreuung bekommst - mit Unterlagen, die dir dein neuer Betreuter direkt übergibt. Auch da musst du zu Beginn erst mal viel einscannen, und dazu meist noch viel sortieren und rausfiltern. Da ist mir ein organisierter Ordner eines Vorbetreuers immer noch lieber, auch wenn alles in digitaler Form noch einfacher für mich wäre.

[Flippoxx93]

Zitat von MPock

Ich sehe kein Grund warum du die Übergabe akzeptieren musst. Es besteht schließlich die Holpflicht vom neuen Betreuer. Dann bekommst du halt keine oder weniger Daten vom Vorbetreuer. Sollte es wegen dieser fehlenden Daten dann zu einem Fehler auf deiner Seite kommen, der dich dann mehr Arbeit kostet oder gar einen Vermögensschaden verursacht, hast du das Problem.


Du kannst den Vorbetreuer auf jeden Fall nicht dazu verdonnern, seine bestehenden Papierakten nur für dich noch nachträglich zu digitalisieren.


Von daher vergleiche das ganze mit dem Fall, dass du eine neue Betreuung bekommst - mit Unterlagen, die dir dein neuer Betreuter direkt übergibt. Auch da musst du zu Beginn erst mal viel einscannen, und dazu meist noch viel sortieren und rausfiltern. Da ist mir ein organisierter Ordner eines Vorbetreuers immer noch lieber, auch wenn alles in digitaler Form noch einfacher für mich wäre.

Bei einem neuen betreuten filtere ich aber im Voraus und nehme nur was für mich relevant ist. Der Rest bleibt beim betreuten.

Es ist für mich einfach unverständlich, dass man diese Dinge nicht digitalisiert. Vieles davon ist aus den 2020ern, da sollte das doch möglich sein

[Imre Holocher]

Moin moin


Ich schildere das Problem einmal von der anderen Seite, also von dem Betreuer der die Akten übergibt:


In den letzen Jahren bin ich auch dazu übergegangen, digitalisiert zu arbeiten und Papiere weitestgehend zu vermeiden. Das heißt aber noch lange nicht, dass ich keine Akten mehr in Papierform habe. Inkl. Archiv dürften das immer noch 400 - 500 Leitz-Ordner sein, die ich sicherlich nicht alle einscannen werde.
Das heißt allerdings auch, dass ich bei einer Abgabe einer Betreuung eine Mischung aus Digital- und PapierAkten habe. Den Digitalkram auf einen USB-Stick oder eine SD-Karte zu überspielen ist nicht so das Problem. Den Papierkram loszuwerden schon eher.
D.h. ich erwarte, dass die Papierakte komplett übernommen wird (was gerne auch 10-20 Ordner sein können) oder es wird eine Ermächtigung zur Vernichtung der Papierunterlagen gegeben. Dann geht der Prütt in die Sammlung zum Schreddern und gut ist's. Der Arbeitsaufwand und die Kosten hierfür sind nicht gerade der Rede wert. Aufwand und Kosten für die Neubeschaffung der geschredderten Unterlagen schon...


An der Vorgehensweise finde ich wichtig, dass die Haftung bzgl. der Akten und das was mit ihnen geschieht nach dem Übergabetermin bei dem nachfolgenden Betreuer bzw Betreuerin liegt. Ob die Akten dann weg sind oder ich sie zum Schreddern geben darf ist mir einerlei.


Wenn ich Akten bei einer Übergabe selber entgegennehme, dann sehe ich sie mir durch und scanne auch nur, was ich für wichtig halte. Ich nehme allerdings alle Akten mit. Ist ja manchmal interessant, was da so drin ist. Manchmal allerdings auch gruselig. Insbesondere wenn die Aktenführung selber auch gruselig war....


Mit freundlichen Grüßen
Imre

[KKS]

Was machst du denn mit den gesamten Papieren, wenn du sie eingescannt hast?

[Flippoxx93]

Zitat von KKS

Was machst du denn mit den gesamten Papieren, wenn du sie eingescannt hast?

Schreddern

[carlos]

Zitat von Imre Holocher

D.h. ich erwarte, dass die Papierakte komplett übernommen wird (was gerne auch 10-20 Ordner sein können) oder es wird eine Ermächtigung zur Vernichtung der Papierunterlagen gegeben.

Hört sich vernünftig an.
Wobei der Großteil der Akten "Eigentum des Betreuten" ist. Insofern müsste der Betreute eigentlich der Vernichtung zustimmen.
Und wer ist für das Schreddern zuständig? M.E. der neue bzw. Folgebetreuer. Aber da lässt sich wohl streiten......
mfg