Organisation / Verwaltung der Unterlagen

[Solarschiff]

Hallo zusammen,

ich bin noch am Austesten, wie ich am besten den ganzen Schriftverkehr verwalte. Ich habe mir auch mal ein Ablageschema [Link entfernt - Fara] in den Ordnern überlegt. Was denkt ihr dazu?

Wie macht ihr das? Und wenn man dazu dann noch parallel eine Software benutzt (ich liebäugele gerade mit dem butler), ist das dann immer noch praktikabel?

[Imre Holocher]

Moin Rene

Schon mal in einer Verwaltung gearbeitet? Oder sonst wo eine Ordnerstruktur gesehen?
Für die Arbeit als Betreuer hat jeder so seine eigene Ordnerstruktur, und das ist auch nicht unbedingt schlecht, weil jeder seine eigene Arbeitsweise hat.

Meine Ordner habe ich nach
- Betreuungsgericht
- Gesundheit (KV, med Gutachten, Ärzt, Krankenhäuser)
- Versicherungen
- Banken
- Einkommen (Löhne/Transfer)
- Wohnen
- Dokumente
- sonstiges

mit den entsprechenden Unterabteilungen aufgebaut.
Für die Vermögenssorge gibt es einen Extra-Ordner.

einen Aufbau wie in Gerichtsordnern, also einfach nur nach dem zeitlichen Eingang der Papiere, halte ich für die Führung einer Betreuung ungeeignet.

Bei den Programmen für Betreuer mußt Du mal sehen, was für Dich in Frage kommt. - und wie computer-affin Du bist.

MfG

Imre

[fwu]

hallo Rene,

eine feste Struktur gibt es wohl nicht. Ich leg die Abteilungen immer danach fest, was relevant ist .

Bei einem Heimbewohner heisst Wohnen , dann Heim
Einkommen ist dann : Sozialhilfe , Rente , Grundsicherung

eventuell : ARD/ZDF , Versorgungsamt, Strafverfahren

bei vielen Gläubigern vielleicht einen zusätzlichen Ordner, mit Sortierung nach den einzelnen Gläubigern .


fwu

[Bea-Wesel]

Bei mir sehen die Ordner ähnlich aus. Außen ist jeder mit dem Jahr der Betreuungseinrichtung, Vor- und Nachnamen des Betreuten und Geburtsdatum beschriftet (ich vergebe für meine Akten keine Aktenzeichen).

In den Ordner gehört ganz obenauf das Aktenstammblatt und die Bestellungsurkunde.

Jeweils durch farbige Aktenschwänze sind dann die einzelnen Bereiche voneinander getrennt. Feste Bestandteile sind bei mir immer (auszugsweise): Arzt, Bank, Gericht, GEZ, Kontoauszüge, Krankenkasse, Rentenversicherung, Verschiedenes, Versicherungen.

Hinzu kommen dann individuell für jeden Betreuten : Angehörige, Wohnung, Heim, Pflegeversicherung, Rechtsanwalt, Schulden, Beihilfestelle etc.

Im Aktenteil "Krankenkasse" habe ich als erstes noch zusätzlich eine Klarsichthülle mit dem Aufdruck "Zuzahlungsbefreiung" eingeheftet, in der ich von Anfang an alle Zuzahlungsrechnungen für die Befreiung sammele.

Im Aktenteil "Verschiedenes" habe ich als erstes noch eine Hülle mit Zipper eingeheftet, in die kommen Ausweise und Versicherungskarten jeglicher Art, Familienstammbuch etc.

Alles chronologisch hintereinander abzuheften empfehle ich dir gar nicht, je nach bürokratischem Aufwand der Betreuung wirst du in 8-12 Wochen nichts mehr auf die Schnelle wiederfinden und im schlimmsten Fall schon nicht mehr nur einen Ordner angelegt haben.

[Solarschiff]

Vielen Dank für eure Tipps und Hinweise.

Dann habe ich ja intuitiv schon einiges richtig gemacht, wenngleich ich von euren Tipps doch immer wieder was lerne. Vielen Dank dafür.

@Fara: Warum hast du den Link entfernt? Verstoße ich damit gegen Forenregeln? Wenn ja: Entschuldigung. Dann habe ich das nicht gesehen.

[Imre Holocher]

Zitat von rene.richter

Warum hast du den Link entfernt? Verstoße ich damit gegen Forenregeln? Wenn ja: Entschuldigung. Dann habe ich das nicht gesehen.

Moin Rene

Kein Alarm, aber wir achten schon sehr darauf, dass keine Werbung im Forum läuft. (Erst einer, dann alle...)

MfG

Imre

[Leuchtturm-H]

Moin,

ich sitze als "Zukünftiger" auch gerade vor dem Aufbau meiner Verwaltung.

Der erste Gedanke war, auf ein spezielles Programm zu verzichten. Meine Ablagestruktur habe ich dann nach den drei Hauptpunkten Vermögenssorge, Personensorge und Aufenthaltsbestimmung aufgebaut. Ziel war, soweit wie möglich auf kostenpflichtige Software zu verzichten.

Nachdem ich mir mal die Mühe machte, ein komplettes Handbuch einer Software auszudrucken und durchzulesen, werde ich definitiv ein spezielles Programm nutzen. Die Verknüpfungen, die geboten werden ersparen mir dann doch sehr viel Zeit.

Im Moment überlege ich mir noch, ob ich die gegebene Struktur der Software übernehme oder mir was eigenes zurechtschneidere.

Per PM gebe ich gern nähere Auskunft. Hier näher darauf einzugehen könnte Werbung aussehen.

Grüße vom Leuchtturm