Daten liegen vor, Formulare müssen trotzdem immer wieder neu ausgefüllt werden
 

Immer wieder kommt es vor, dass eine Organisation (hier: Sozialamt) Formulare verschickt und wiederholt Daten erhebt und Unterlagen anfordert, die in der gleichen Organisation schon vorhanden sind. Am liebsten leere Papierformulare, die der Betreuer dann gemütlich mit dem Kuli ausfüllen darf. Besonders leserlich muss es in der Regel gar nicht sein, denn häufig wird das nur kurz überflogen und abgeheftet. Die abgefragten Daten hatte man ja schon vorher im System...

Konkretes Beispiel: B. bezieht GruSi EM nach Kap. 4 SGB XII. Ich habe einen Antrag auf Gewährung von Hilfe zur Weiterführung des Haushalts nach § 70 SGB XII gestellt. Das Amt lässt sich nicht davon abbringen, einzufordern * Vermögenserklärung * Sparbücher * Kontoauszüge * Anlage Unterhalt * Antrag auf Sozialhilfe * Namen Anschriften Geburtsdaten der Angehörigen usw., alles mit Belegen.

Muss ich mir das gefallen lassen, oder kann ich verlangen, dass das Amt zunächst die eigenen Akten wälzt und nur die Dinge anfordert, die wirklich fehlen? Gerne unter Angabe der Rechtsgrundlage :). Und gibt es eine elegante Formulierung, um das noch nett aber doch wirkungsvoll zum Gegenüber zu transportieren?

Aus meinem Kanzleialltag, als ReFa, haben wir dort einfach immer geschrieben:
"mit Bezug auf Ihr Schreiben vom XY weisen wir darauf hin das diese Fragen bereits am XY von uns beantwortet wurden."


Kann dann aber auch auf ein ständiges 'hin und herspiel' hinauslaufen.

Wenn das nur eine andere Abteilung bei der gleichen Behörde (Stadt- oder Kreisverwaltung) ist, ist das erneute Angeben der Details eine unzumutbare Mitwirkungspflicht nach § 65 Abs. 1 Nr 3 SGB I. Also darauf hinweisen, bei welchem anderen Mitarbeiter (und welchem AZ) sich die Daten bereits befinden und man sie von dort abschreiben möge (wenn man offenbar weder Kopierer noch elektronische Datenverwaltung hat). Und natürlich, dass die Daten noch aktuell sind (wenn das zutrifft). Wenn mans genau machen will, gibt man dabei den beiden betroffenen Mitarbeitern gleichzeitig die datenschutzrechtliche Einwilligung zur Datenübertragung nach Art. 6 Abs.1 Nr. 1 DSGVO (um alle blöden Rückfragen von vorne herein abzublocken).

->keylen: bitte im Profil noch Region oder Bundesland (unter ort) ergänzen

Ja, genau danach habe ich gesucht. Vielen Dank dafür!

Dies sollte also zumindest dann der Fall sein, wenn einer Kreisbehörde (Landratsamt) z.B. eine Wohngeldstelle und das Sozialamt (Grundsicherungsamt) angesiedelt sind.
"Eigentlich" sollte dies auch z.B. bei der Umstellung von ALG2 auf Grundsicherung (SGB12) gehen - obwohl dies zwei verschiedene Leistungsträger bzw. Behörden sind. Aber dies wäre in puncto Entbürokratisierung wohl zu viel des Guten.....

mfg

Der Kreis Pinneberg wollte nach einer internen Neuorganisation Einverständniserklärungen von mir, dass die neu geschaffenen Abteilungen über den Betreuten reden dürfen. Ich habe eine Weile gebraucht, um zu verstehen, dass es um die Kommunikation der Abteilungen untereinander innerhalb des Amtes geht.

Das Jobcenter schafft es noch nicht einmal, nach dem Verlassen einer ALG II Bedarfsgemeinschaft die Daten in einen Neuantrag zu übernehmen. Angeblich technisch unmöglich.

Da gehts um den behördeninternen Datenschutz. Ergibt sich aus der Zweckbindung bei einer Einwilligung. Gilt nicht automatisch für andere Zwecke, deshalb ja auch mein Ratschlag mit der Zustimmung zur Datenweitergabe.

Warum ich bei meinem letzten Beitrag nur auf andere Stellen innerhalb des gleichen Trägers hingewiesen habe: theoretisch geht die Datenweitergabe (mit Zustimmung) auch an Externe. Aber: die EDV-Systeme sind meist nicht kompatibel. Oft schon nicht zwischen verschiedenen Stadt/Kreisverwaltungen. Weil der HVB jeweils für sich entscheidet, welche Software verwendet wird. Das nennt man kommunale Selbstverwaltung. Noch schlimmer ist es von Kommunal- zu Landes- oder Bundesbehörden oder Sozialversicherungen. Nichts ist wirklich genormt. Es gibt kein allgemeines Datenaustauschformat.

Das war übrigens mal anders. ZT bis in die 90er Jahre gab es große dezentrale öffentliche Rechenzentren, bei den jedes bundesweit für eine Anwendung zuständig war, zB bei mir in der Nähe für die Einwohnermeldesoftware. Die gaben dann ihre jeweilige Software an alle anderen Kommunen KOSTENLOS ab. Ein Geschäft auf Gegenseitigkeit. Schluss damit war mit dem Einzug der Betriebswirtschaftsideologie im öff Dienst und dem Einfluss einiger weniger großer Softwarekonzerne, die sich das Megageschäft krallen wollten. Seitdem zahlt der Steuerzahler für jede Menge Support.

Aus eigener Erfahrung kann ich hierzu anmerken, dass die Einführung der EDV in den Beamtenapparat bzw. die öffentliche Verwaltung, neben Mehrkosten auch wohl mehr Arbeitsplätze geschaffen anstatt - im Gegensatz zu der ursprünglichen Absicht - abgeschafft hat.:a040:
Neben der herkömmlichen Arbeit brauchte man dann noch zusätzlich Leute, die sich um das auf die Wirtschaft zugeschnittene EDV-System kümmerten und die damit verbundenen Schwachstellen reparierten.
Gerade im Umgang mit Behörden baue ich daher auch gerne weiterhin auf mein Faxgerät.:d010:

mfg