alles im pc oder noch Handakten?

[chriss1]

Bei mir ist alles auch gemischt. Die sachen die ich immer da haben muss, sind imaptop und die anderen zuhause im ordner.

[OlafE]

Moin,
gut ist bei digitaler Sicherung, wenn wenigstens eine Kopie von mindestens zwei relativ zeitnah erzeugten nicht im Büro, sondern in einem anderen Raum, wenn nicht anderen Gebäude ist.
So kann man selbst dann, wenn das Büro plötzlich einem Brand- oder Wasserschaden zum Opfer fällt, noch auf die wichtigen Daten zurückgreifen.
Das ist mit Papier allein schon mal nicht möglich.


Man muss natürlich wissen, was man sichern muss und wie man das ggf. auf einem neuen Rechner auch wieder zurückholt.


Viele Grüße
Olaf

[Boomer]

So. Nachdem ich ja nun dabei bin, versuche ich es aktuell wie folgt:

BT Prof. als PC-Programm
pro Klient ein Hängeordner als Handakte mit allem was aktuell ist und was ich ggf. bei Außenterminen brauche
Leitz-Ordner für alle Bescheide, Quittungen, Kontoauszüge und co ... Dinge die man im Original braucht, aber nicht immer mitschleppen muss.

Diese Dinge würde ich ja gern auch alle parallel ins BT einscannen (um dann z. b. gleich aus dem PC zu faxen bei Bedarf) . Prinzipiell funktioniert das sogar. Nur praktisch komme ich ich mit diesem Postbuch nicht ganz klar. Ich und Technik halt ... muss mich noch etwas einarbeiten

[K.Wagner]

Ich scanne 90% meines Posteingangs ein.

Ich nutze dazu aktuell einen besseren Multifunktions-Laserdrucker.
Der scannt schnell und sauber, nur der Dokumenteneinzug zickt manchmal rum, besonders bei diesem glatten Schlabberpapier, das unser Jobcenter seit einiger Zeit benutzt
Perspektivisch kommt ein vernünftiger Dokumentenscanner, der beide Seiten gleichzeitig einliest.

Die Scans landen als PDF direkt im passenden Texte-Verzeichnis von atWork und sind dort aufrufbar, als Fax (über den Drucker) oder per Email verschickbar und als Kopie (natürlich auch über den Drucker) ausdruckbar.
Spart enorm Zeit, weil ich nichts mehr aus der Akte suchen muss sondern alles vom PC im Zugriff habe.
Die Ordnerstruktur orientiert sich an den Aufgabenbereichen und wird nach meiner Vorgabe automatisch bei jedem Betreuten vom Programm angelegt.

Risiko: Ich muss selbst aufpassen, dass ich ins richtige Verzeichnis schreiben lasse und nichts überschreibe.

Zur Datensicherheit:
Zweite Platte im NAS wegen größerer Ausfallsicherheit.
Davon jeden Tag Kopie auf USB-Stick
Jeden Tag Datensicherung auf einen Anwender PCs (wir sind aktuell zu dritt)
Irgendwann ist eine automatisierte Sicherung per virtuellem Netzwerk auf eine Platte daheim vorgesehen.

Mit dem Papier halte ich es wie die meisten hier:
Das Wichtige wird abgeheftet.
Das aktuelle landet erst mal im Hängeordner
Ich habe in einen guten Schredder investiert

[OlafE]

Moin,
im Rahmen des gerade laufenden Druckerchannel.de-Tests des Canon Maxify MB5350 konnte ich feststellen, das sich das Gerät für diesen Anwendungszweck gut bis sehr gut macht. Der automatische Dokumenteneinzug ist robust, dank beidseitiger Scanzeile müssen Dokumente nur einmal durchgezogen werden und es entstehen bei der Auswahl Dokument durchsuchbare PDF-Dateien.
Zudem ist der Gerätepreis in Ordnung, die Reichweite der Tintenpatronen im Vergleich zu vielem, was heute angeboten wird, sehr gut, Drucken, Kopieren und Faxen gehen auch.
Zumindest ist das Gerät einen zweiten Blick wert, wenn man ans digitale Archivieren denkt.
Viele Grüße
Olaf

[K.Wagner]

Mit Canon habe ich grundsätzlich gute Erfahrungen gemacht, ich bin aber kein Freund von "Tintenpissern". (Vorsicht - Grundsatzdebatte)

Bei meinem Durchsatz sind die Patronen nach 2-3 Monaten am Ende und nach einem Jahr gibt der Druckkopf auf - alles schon erlebt.
Mein Dell hat mit der Startkartusche fast 8000 Seiten gedruckt bei 7000 Herstellerangabe und die Austauschkartusche soll das doppelte schaffen. Den Einkauf merkt man dann trotz eines guten Seitenpreises recht deutlich ...
Man merkt an vielen Stellen, dass ich hier eine ARBEITS-Gerät stehen habe mit guter Druckleistung, guter Verarbeitung, guter Netzeinbindung ...
Der Vorgänger (Tinte) funktionierte auch, aber ...

Mein Denkansatz: Da ich selbst über meine Arbeitsmittel entscheiden kann will ich möglichst wenig Kompromisse machen, auch wenn ich erst mal draufzahlen muss. Bisher hat es sich bewährt und damit auch bezahlt gemacht.

[EFB]

@boomer

ich arbeite auch mit BT Pro und mir wurde letzte Woche von einem dortigen MA erzählt, dass es ca. August ein Update geben soll, das es einfacher macht, gescannte Dokumente gleich in die richtigen Ordner zu verweisen. Wie das genau gehen soll, weiß ich nicht, meine aber, es soll über das Postbuch gehen.....

gruß
efb

[lufu321]

Zitat von Imre Holocher

Moin Boomer

Ich möchte den notorischen Computerfreak sehen, der alles nur noch digital auf Platte hat und dem der PC mit samt Sicherungshard- +Software durchschmurgelt....
Das ist sicherlich hart an einer Unterbringung...

Hallo, hier bin ich! Alles wird 1zu1 eingescannt, mit Texterkennung- und auf nimmer wiedersehen abgeheftet. Dann habe ich überall auf alles mit Laptop und Handy Zugriff. Bietet also nur Vorteile

Zitat von AndreasLübeck

Hallo,

nach ein paar Festplatten-Crash's immer ein Ausdruck für die Ablage.

Interessant sind allerdings die neuen Festplatten (SSD), da es keine mechanischen Teile gibt, ist eine große Fehlerquelle ausgeschlossen.

Heute weiß ich, dass eine digitale Speicherung von Anfang an sehr viel Disziplin verlangt. Für jeden Betreuten müssen Ordner und Unterordner angelegt werden. Es muss eine bestimmt Systematik eingehalten werden.

Und das Scannen sollte je nach Anzahl der Betreuungen am besten täglich erfolgen. Denn wenn man erstmal 20, 30 Dokumente liegen hat, alle müssen gescannt werden und der Name eingegeben, z. B. "Müller-Wadenbeiß an Rechtsanwalt Grautvornix Antwort auf Schreiben vom 18.12.2014", dann sinkt die Lust zu dieser Tätigkeit mit der Anzahlt der einzuscannenden Dokumente rapide. Und irgendwann macht man es gar nicht mehr.

Ich wünschte, ich hätte 1996 schon die heutige Technik gehabt und diszipliniert durchgehalten, dann wäre heute manches einfacher. Aber es geht auch so.

Viele Grüße

Andreas

Es gibt sog. NAS-Systeme, welches ich auch nutze. Zwei identische Festplatten sind darin verbaut, die sich ständig spiegeln. Gibt eine der beiden mal den Geist auf, was höchstens alle 5-15 jahre passiert, wird die nächste gekauft und nachgeschoben. Zugreifen kann man auch von überall auf der Welt (Stichwort Urlaub). Zur absoluten Sicherheit habe ich alle Daten zusätzlich in der Dropbox gesichert (Ja, Datenschutz abgehakt).

Zitat von Boomer

So. Nachdem ich ja nun dabei bin, versuche ich es aktuell wie folgt:

BT Prof. als PC-Programm
pro Klient ein Hängeordner als Handakte mit allem was aktuell ist und was ich ggf. bei Außenterminen brauche
Leitz-Ordner für alle Bescheide, Quittungen, Kontoauszüge und co ... Dinge die man im Original braucht, aber nicht immer mitschleppen muss.

Diese Dinge würde ich ja gern auch alle parallel ins BT einscannen (um dann z. b. gleich aus dem PC zu faxen bei Bedarf) . Prinzipiell funktioniert das sogar. Nur praktisch komme ich ich mit diesem Postbuch nicht ganz klar. Ich und Technik halt ... muss mich noch etwas einarbeiten

Genau so fange ich auch gerade an. BT Prof, S-Firm, eingescannte Unterschrift für die Faxe direkt aus dem PC... Wenn mal Briefe, dann Onlinemarke. Volldigital eben...
Meiner Meinung nach schafft man es auch nur so, mehr Zeit abzurechnen, als man tatsächlich braucht.

[Imre Holocher]

Juhuuuuhuuuu

Zitat von lufu321

...Genau so fange ich auch gerade an. BT Prof, S-Firm, eingescannte Unterschrift für die Faxe direkt aus dem PC... Wenn mal Briefe, dann Onlinemarke. Volldigital eben...
Meiner Meinung nach schafft man es auch nur so, mehr Zeit abzurechnen, als man tatsächlich braucht.

Geil: digitaler Overkill bis das erste FAX von irgendwo in Digitalien mit Deiner Unterschrift eine Bestellung tätigt, die auch ohne Dein Zutun von Deinem Konto geht, oder dem von einem Betreuten - was noch mehr Arbeit macht...

Laß Dir die Laune nicht vergraulen,
ich kenne nur einen frühen Zuse-Mitarbeiter, der mich in die digitale Welt und deren Risiken eingeführt hat. Der hat noch mit 0 und 1 jeden Computer klein gekriegt.

MfG

Imre

[Boomer]

Hallo.

Versuch macht kluch. Meine Versuche sind wie folgt geendet : BT für Briefe, Wiedervorlage, Kontakte und was das Programm eben noch so bietet. Das Postbuch hab ich immer noch nicht geregelt bekommen, weswegen ich mir einfach pro Klient auf dem Desktop nen Ordner anlege und dort alles einscanne (also alles was ich vielleicht per Mail versenden möchte oder speichern möchte. Alles einscannen wäre toll .... Wenn ich es denn mal machen würde).

Und allen Papierkram schön nach Rubrik (Bank, Wohnung, Ärzte, KK,.... ) sortiert in den guten alten Leitzordnern. Bei Außenterminen weiß man ja vorher was man braucht, das nehm ich dann mit.

Dazu pro Klient ein Hängeordner, in den gleich alles wandert, was ich zur Rechnungslegung brauche. So erspare ich mir das Zusammensuchen aus dem großen Ordner.

Ich bin nicht der Technikfreak und komme so am besten klar. Nein, ich kann nicht jederzeit auf alles zugreifen. Aber mein Büro hat ein Telefon und dort kann man mich zu bestimmten Zeiten erreichen, wenn man was wissen will, was ich grade nicht im Kopf habe.

Und Urlaub ... tja. Das ist Urlaub. Da will ich auf gar nix zugreifen können. Die bisherigen 2 Wochen Urlaub haben alle überlebt.

Lg
Boomer