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alles im pc oder noch Handakten?

Dies ist ein Beitrag zum Thema alles im pc oder noch Handakten? im Unterforum Technik, Arbeitssoftware , Teil der Offenes Forum gesetzliche Betreuung
Hallo. Ich gehöre zur altmodischen Fraktion und liebe meine handakten . Aber ja ich weiß.Alles nicht mehr zeitgemäß Wie habdhabt ...


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Alt 20.01.2015, 19:30   #1
Routinier
 
Registriert seit: 17.01.2015
Beiträge: 1,882
Standard alles im pc oder noch Handakten?

Hallo.
Ich gehöre zur altmodischen Fraktion und liebe meine handakten . Aber ja ich weiß.Alles nicht mehr zeitgemäß

Wie habdhabt ihr das?
Handakten, Laptop, Tablet, ..... andere Ideen?

Bisher kam ich gut zurecht. Aber sollte es mit meinem Einstieg klappen, dann muss ich mich umstellen.

Habt ihr spezielle Programme zum verwalten eurer Akten oder nutzt ihr die gängigen Office Programme?
Boomer ist offline  
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Alt 20.01.2015, 20:11   #2
Admin/Berufsbetreuer
 
Benutzerbild von Imre Holocher
 
Registriert seit: 16.03.2004
Ort: Betreuungsbüro Herrlichkeit 6 in 28857 Syke
Beiträge: 7,820
Standard

Moin Boomer

Ich möchte den notorischen Computerfreak sehen, der alles nur noch digital auf Platte hat und dem der PC mit samt Sicherungshard- +Software durchschmurgelt....
Das ist sicherlich hart an einer Unterbringung...

Da sind doch beides (Daten und Paper) doch am geduldigsten und in der Arbeit am praktischsten. Der digitale Geschwindigkeitsrausch und das haptische Gefühl des Papiers machen das Ganze doch erst zum Erlebnis.

MfG

Imre
__________________
Fehler sind dazu da, um sie zu machen
und daraus zu lernen.
Fehler sind nicht dazu da, sie dauernd zu wiederholen.
Imre Holocher ist offline  
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Alt 20.01.2015, 20:46   #3
Routinier
 
Registriert seit: 17.01.2015
Beiträge: 1,882
Standard

Also die klassische Mischform . Darauf wirds mit Sicherheit bei mir auch hinaus laufen. Und beim stöbern hier im Forum habe ich eins festgestellt: ich muss dringend meine computerkenntnisse erweitern. Ich scheitere sicher schom am installieren einer entsprechenden Software
Boomer ist offline  
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Alt 21.01.2015, 09:26   #4
Schwaadlappe
 
Benutzerbild von Kölsche Jung
 
Registriert seit: 14.04.2014
Ort: Köln
Beiträge: 316
Standard

Zitat:
Zitat von Boomer Beitrag anzeigen
Also die klassische Mischform . Darauf wirds mit Sicherheit bei mir auch hinaus laufen. Und beim stöbern hier im Forum habe ich eins festgestellt: ich muss dringend meine computerkenntnisse erweitern. Ich scheitere sicher schom am installieren einer entsprechenden Software
Je nachdem von wo Du kommst gibt es vielleicht kollegiale Hilfe :-)
Kölsche Jung ist offline  
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Alt 17.02.2015, 22:09   #5
Einsteiger
 
Registriert seit: 10.07.2014
Beiträge: 19
Standard Ich liebe Hängeordner

Wie der Titel schon sagt bin ich ein Fan der platzsparenden Hängeordner. In einem Hängeordner muß alles was den Betreuten betrifft reinpassen. Der Rest wird gescannt. Ich hebe im Original nur Kontoauszüge und bestimmte Dokumente auf, die im Original vorhanden sein müssen. Alles andere wird gescannt und dann geschreddert. Ich mag das Schreddergeräusch ☺️
Aguillon1981 ist offline  
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Alt 18.02.2015, 12:10   #6
Ehrenamtlicher Betreuer
 
Registriert seit: 23.02.2004
Ort: im Norden
Beiträge: 1,621
Standard

Hallo,

nach ein paar Festplatten-Crash's immer ein Ausdruck für die Ablage.

Interessant sind allerdings die neuen Festplatten (SSD), da es keine mechanischen Teile gibt, ist eine große Fehlerquelle ausgeschlossen.

Heute weiß ich, dass eine digitale Speicherung von Anfang an sehr viel Disziplin verlangt. Für jeden Betreuten müssen Ordner und Unterordner angelegt werden. Es muss eine bestimmt Systematik eingehalten werden.

Und das Scannen sollte je nach Anzahl der Betreuungen am besten täglich erfolgen. Denn wenn man erstmal 20, 30 Dokumente liegen hat, alle müssen gescannt werden und der Name eingegeben, z. B. "Müller-Wadenbeiß an Rechtsanwalt Grautvornix Antwort auf Schreiben vom 18.12.2014", dann sinkt die Lust zu dieser Tätigkeit mit der Anzahlt der einzuscannenden Dokumente rapide. Und irgendwann macht man es gar nicht mehr.

Ich wünschte, ich hätte 1996 schon die heutige Technik gehabt und diszipliniert durchgehalten, dann wäre heute manches einfacher. Aber es geht auch so.

Viele Grüße

Andreas
AndreasLübeck ist offline  
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Alt 18.02.2015, 21:10   #7
Admin/Berufsbetreuer
 
Benutzerbild von Imre Holocher
 
Registriert seit: 16.03.2004
Ort: Betreuungsbüro Herrlichkeit 6 in 28857 Syke
Beiträge: 7,820
Standard

Moin Aguillon

Zitat:
Zitat von Aguillon1981 Beitrag anzeigen
Wie der Titel schon sagt bin ich ein Fan der platzsparenden Hängeordner. In einem Hängeordner muß alles was den Betreuten betrifft reinpassen.
Wow. Für einige meiner Betreuten habe ich jeweils weit über ein Dutzend dicke Leitz-Ordner. Wenn ich da nur die Dokumente bzw. Urkunden rausnehme und in Hängeordnern versenke, wird der dick wie Obelix. Ich wäre da nicht gerne die Schiene an der das Teil dann baumelt.

MfG

Imre
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Imre Holocher ist offline  
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Alt 18.02.2015, 21:34   #8
Schwaadlappe
 
Benutzerbild von Kölsche Jung
 
Registriert seit: 14.04.2014
Ort: Köln
Beiträge: 316
Standard

Ich bin ja in der Hinsicht auch ein Freund vom dualen System, liegt wohl auch am Alter und wenn jemandem schonmal eine externe Festplatte abgeschmiert ist dann mag er auch wieder das rascheln von Papier.
Ich denke da auch an diese Hängeordner, allerdings stelle ich mir die mehr als Handakte vor. Die Dinge die so ein Teil fett machen würde ich in einnen Ordner packen. Es gibt da von Leitz ganz pfiffige unter der Modellnummer 1890, da ist auf der Vorderseite noch ein Fach für den Betreuerausweis und im inneren mehrer Fächer...Die eigenen sich m. M. n. perfekt zum mitnehmen auf Termine...
Kölsche Jung ist offline  
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Alt 18.02.2015, 22:29   #9
Berufsbetreuer
 
Registriert seit: 21.02.2008
Ort: Hessen
Beiträge: 1,043
Standard

Bei mir ist seit letzten Juni ALLES gescannt, also digitalisiert. Auch Emails, die kann man direkt als PDF abspeichern.Die Handakten gibt es aber trotzdem noch. In sie wandert alles, was als Beleg für die Rechnungslegung gebraucht wird oder als wichtiges Dokument, das man im Original benötigen könnte, gelten kann. Also nur ein Bruchteil des Schriftverkehrs. Der Rest wird vernichtet.
Gespeichert ist alles nach Adressat/Absender, Datum, Inhalt.

Obwohl das Scannen und wohlstrukturierte Bennen der Dokumente vordergründig etwas Zeit kostet, ist unterm Strich der Efiizienzgewinn enorm. Ich greife nur noch selten zur Handakte und kann zudem viel mehr als vorher per Email oder als Fax direkt aus dem PC erledigen. Das Wiederfinden von Daten und Bescheiden ist dank stinknormaler Windoof-Funktionen eine Kinderspiel. Mit entsprechenden Vermerken in den PDF´s, die ich ebenfalls digital anbringen kann, weiss ich mit einem Blick, was ich mit einem Dokument alles gemacht habe, Kopien, die die Betreuten benötigten, bekommen Sie nun per Epostmailer direkt aus Word zugesandt, ohne, dass ich dabei Papier in die Hand nehmen würde.

Und ja: wenn einer meinen Betreuerausweis oder einen SGB II-Bescheid gefaxt haben will, kann ich das mitterweile im Biergarten mit dem Handy erledigen und mir nebenbei das Weizenbier schmecken lassen :-).

Sicherlich sind Sicherheitsbedenken nicht paranoid. Aber -und das meine ich ganz und gar nicht flapsig- man sollte keinesfalls glauben, dass es so etwas wie Datensicherheit überhaupt noch gibt.

Ich nutze inzwischen viele verfügbare digitalen Kanäle. Und ich bin in meinem digitalen Büro inzwischen auch selbst als Betreuungsfall angelegt und administriere so auch die eigenen Angelegenheiten

Ich bin sehr froh, mich da reingewuselt zu haben. Denn der Schriftkram nimmt ständig zu und das Paper wird immer mehr. Digitalisierung ist der beste Weg, sich langfristig in dem Zeugs auszukennen und nicht so oft ins Archiv zu müssen. An meinem Gericht steht nach Aussage einer Richterin nun auch die volle Digitalisierung der Gerichtsakten an.


Ich warte nun noch auf eine Möglichkeit, auch Anträge und dergleichen rechtswirksam ohne Unterschrift auf den Weg bringen zu können und werde dann nur noch im Biergarten arbeiten


..wobei: am Laptop Briefe schreiben und von dort aus -gerne auch mit Anlagen- am Bürodrucker frankiert auszudrucken geht natürlich schon. Zurück im Büro nur noch unterschreiben und eintüten. Mein Wirt freut sich.
Flafluff ist offline  
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Alt 18.02.2015, 22:46   #10
Schwaadlappe
 
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Registriert seit: 14.04.2014
Ort: Köln
Beiträge: 316
Standard

Zitat:
Zitat von Flafluff Beitrag anzeigen
Bei mir ist seit letzten Juni ALLES gescannt, also digitalisiert. Auch Emails, die kann man direkt als PDF abspeichern.Die Handakten gibt es aber trotzdem noch. In sie wandert alles, was als Beleg für die Rechnungslegung gebraucht wird oder als wichtiges Dokument, das man im Original benötigen könnte, gelten kann. Also nur ein Bruchteil des Schriftverkehrs. Der Rest wird vernichtet.
Gespeichert ist alles nach Adressat/Absender, Datum, Inhalt.

Obwohl das Scannen und wohlstrukturierte Bennen der Dokumente vordergründig etwas Zeit kostet, ist unterm Strich der Efiizienzgewinn enorm. Ich greife nur noch selten zur Handakte und kann zudem viel mehr als vorher per Email oder als Fax direkt aus dem PC erledigen. Das Wiederfinden von Daten und Bescheiden ist dank stinknormaler Windoof-Funktionen eine Kinderspiel. Mit entsprechenden Vermerken in den PDF´s, die ich ebenfalls digital anbringen kann, weiss ich mit einem Blick, was ich mit einem Dokument alles gemacht habe, Kopien, die die Betreuten benötigten, bekommen Sie nun per Epostmailer direkt aus Word zugesandt, ohne, dass ich dabei Papier in die Hand nehmen würde.

Und ja: wenn einer meinen Betreuerausweis oder einen SGB II-Bescheid gefaxt haben will, kann ich das mitterweile im Biergarten mit dem Handy erledigen und mir nebenbei das Weizenbier schmecken lassen :-).

Sicherlich sind Sicherheitsbedenken nicht paranoid. Aber -und das meine ich ganz und gar nicht flapsig- man sollte keinesfalls glauben, dass es so etwas wie Datensicherheit überhaupt noch gibt.

Ich nutze inzwischen viele verfügbare digitalen Kanäle. Und ich bin in meinem digitalen Büro inzwischen auch selbst als Betreuungsfall angelegt und administriere so auch die eigenen Angelegenheiten

Ich bin sehr froh, mich da reingewuselt zu haben. Denn der Schriftkram nimmt ständig zu und das Paper wird immer mehr. Digitalisierung ist der beste Weg, sich langfristig in dem Zeugs auszukennen und nicht so oft ins Archiv zu müssen. An meinem Gericht steht nach Aussage einer Richterin nun auch die volle Digitalisierung der Gerichtsakten an.


Ich warte nun noch auf eine Möglichkeit, auch Anträge und dergleichen rechtswirksam ohne Unterschrift auf den Weg bringen zu können und werde dann nur noch im Biergarten arbeiten


..wobei: am Laptop Briefe schreiben und von dort aus -gerne auch mit Anlagen- am Bürodrucker frankiert auszudrucken geht natürlich schon. Zurück im Büro nur noch unterschreiben und eintüten. Mein Wirt freut sich.
Kommt mir irgendwie bekannt vor... Du hälst nicht gelegentlich Vorträge fürs Weinsberger Forum?
Es gibt doch digitlae Signaturen, Behörden unterschreiben doch auch "Dieses Schreiben ist auch ohne Unterschrift gültig"...
Kölsche Jung ist offline  
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