Digitale Ordner - Scannen als PDF - Wie ist eure Ordnerstruktur und Workflow?

[Betreuertr]

Ich scanne alle eingehenden Dokumente ab mit dem ScanSnap und entsorge alles unwichtige danach. Die Dokumente werden direkt als durchsuchbare PDF im Scanner-Eingangs Ordner gespeichert mit dem Datum als Dateinamen versehen.

Dann muss ich hingehen und jede PDf einzeld umbenennen. Bsp: Mustermann - Datum- Jobcenter Bescheid.

Sehr umständlich. Und dann in den Ordner des Klienten von at work verschieben. Dabei habe ich auch noch keine wirkliche gute Ordnerstruktur für die Klienten entwickeln können?

Wer von euch scannt auch seine Dokumentem und hat vielleicht ein besseren Workflow oder Software zur automatischen Benennung der PDf Dateien und des verschiebens in den richtigen Ordner.

Zudem wäre ich sehr an eurer Ordnerstruktur interessiert, da ich mir da ein festes Muster erstellen möchte. Danke

[Imre Holocher]

Moin moin

Da ich schon länger mit dem Computer arbeite, als ich Atwork nutze, habe ich eine eigene Ordnerstruktur für mich entwickelt, in der meine Briefe untergebracht sind:
- Job
- Betreuerausweise
- Betreute
- Name 1
- Briefe
- Briefe alt
- Schulden
Schulden alt
- Name 2
- Name 3
- etc.
- Fotos
- Name 1
- Unterkataloge zu Wohnung, Gutachten, Bescheide etc.
- Name 2
- Name 3
- etc.
- Büro
- Unterkataloge zu Büro
- Anträge
- Unterkataloge zu Anträgen
- Infos

Da Atwork gerne auf der Festplatte arbeitet und abspeichert, ich aber lieber auf einem externen Laufwerk speichere, hat sich das ganz gut bewährt. ich schreibe aber auch keine Korrespondenz mit Atwork (die ich dann erst mal lange suchen müßte...).

Kannst Du da etwas mit anfangen?

MfG

Imre

[Memmi]

Hallo,

ich arbeite mit PaperPort.
Das Programm gibt eine gute Ordnerstruktur an.
Du kannst die Dokumente direkt in die Ordner scannen und auch die PDF Dateien zerlegen und in neue PDF zusammenstellen, falls dies erforderlich ist.

Gruß

[K.Wagner]

Bezüglich der Ordnerstruktur halte ich es so knapp wie möglich, denn ein System ist nur dann gut, wenn Du dich auch wirklich daran hältst... und ich bin da eher bequem

1. Dokumente (RV-Nachweise, Ausweisdokumente..)
2. Ämter/Behörden (Alle Ämter und Justizsachen)
3. Verträge
4. Vermögen
5. Gesundheit
6. Wohnung
7. Betreuungsgericht

Darunter wird weiter differenziert.
Klappt für mich ganz gut, ich finde alles wieder
Die gleiche Systematik habe ich in der Papierakte

Zum Thema scannen: (ich scanne ALLES)

Alle bisher verwendeten Scanner hatten die Opition
"vor dem Speichern fragen"
Da poppt dann jedesmal ein Eingabefenster auf, in dem Du Speicherort und Name festlegst und fertig. AtWork legt im Ordner TEXTE für jeden Betreuten einen eigenen Ordner an.

Ich benenne nach dem Muster
"Stelle" "Datum (JJJJ MMTT)" "Inhalt"
z.B. "Jobcenter Irgendwo 2018 0310 Änderungsbescheid"
So sortiert mir Windows automatisch nach zuständiger Stelle und fortlaufend nach Datum.

[jansen.sven2018]

Ich Scanne auch fast alles über das Prog. PaperPort.

Von den Ordnern habe ich mich verabschiedet bzw. lege keine an, weil es aus meiner Sicht dann zusätzliche Arbeit macht es dort einzuordnen bzw. darauf zu zugreifen. Mir reicht schon der Aufwand das ganze innerhalb von den BDB at work Ordnern in die Ordner der Betreuten zu verschieben, wenn ich die Tagespost einscanne.

Ich halte mich auch an eine Beschriftungslogik der Datein, damit diese bei Sortierung nach Namen dann vom selben adressaten untereinander stehen.

Zusätzlich kann man in PaperPort ja eine Datenbank anlegen lassen und dann eine Volltextsuche in den Dokumenten machen, wenn mal wirklich was aus der Vergangenheit gesucht wird.