Umstellung zum digitalen Büro

[Michael77]

Zitat von mimi91

Das finde ich toll. Wie hast du deine Kommunikationspartner (Gerichte, Behörden, Krankenkassen etc) dazu gebracht, dir keine Briefpost mehr zu schicken. Bei mir klappt das einfach nicht. Ich bekomme trotzdem jede Menge Papier ins Haus, welches in irgendeiner Form (scannen, ablegen, schreddern) bearbeitet werden muss.
Und du kannst kostenlos faxen, in/über deine Betreuungssoftware?

Da nimmt es jemand genau. Gemeint ist natürlich fast papierlos.


Das Dokument wird als .pdf abgespeichert und über E-Post kostenlos gefaxt. Mit at work geht das glaube ich auch irgendwie. Aber da braucht man ein Faxgerät.



Butler habe ich noch nie ausprobiert, aber at work reicht völlig aus und mir ist nicht klar, was den enormen Preisunterschied rechtfertigt.

[mimi91]

@Michael77: mea culpa, das ist angeboren und unglücklicherweise auch noch weitervererbt. Als mein Sohn mal in einer Essensausgabe stand, sagte die Bedienung zu ihm: deine Spaghetti kommen sofort. Als sie nach 3sek nicht da waren, begann er zu quengeln. Ich: sie kommen bestimmt gleich. Darauf er: er hat aber sofort gesagt.

[ufzeer]

Ich habe von Anfang an auf ein digitales Büro gesetzt. Ich betreibe einen eigenen NAS 7/24 der meine gesamten Daten beinhaltet. So habe ich z.B. meine eigene Cloud, meinen eigenen Kalender und Adressbuch und bin somit nicht von anderen Anbietern (apple & co) abhängig. Die Daten sind gespiegelt, synchronisieren sich zudem noch mit meinem Surface Pro, einmal die Woche wird zudem das Backup (welches jede Nacht automatisch erstellt wird) auf eine externe Festplatte gezogen. Bei dem erstellten Backup kann ich einige Zeit zurück gehen in der Änderungshistorie.

Eingangspost wird grundsätzlich bei mir eingescannt. Am Anfang habe ich damit ein wenig geschludert, was sich jetzt leider ein wenig rächt. Ich möchte schrittweise umstellen auf "komplett digital", wobei so ein Aktenordner immer noch was anderes ist als die eAkte. Eingangspost wird also gescannt und die Papierform dann trotzdem abgeheftet. Bei Ende/Wechsel der Betreuung kann dann die Papierform einfach übergeben werden, ist ja eh alles digital vorhanden. Bei einer Betreuerkollegin, die bei Übergabe einer Betreuung voller Stolz ihr "digitales" Büro lobte, indem sie erzählte, dass sofort alles eingescannt wird und dann durch den Aktenvernichter gejagd wird, erhielt ich Nachläufer z.B. in der Form "erste Seite des Inkasso Schreibens gescannt, Rückseite mit der Forderungsaufstellung nicht mit dabei, Dokument bereits geschreddert". Ziemlich dämlich, daher wird das Papier vorerst noch bevorratet, um solche Fehler zu vermeiden. Die Ausgangspost wird dann bei mir automatisch als PDF abgespeichert. Faxe werden direkt aus der Anwendung als PDF gefaxt, spart mir den Weg zum Faxgerät und Papier. Bei der Ausgangspost bin ich nun dazu übergegangen, keinen extra Ausdruck für die Akte zu erstellen. Die Aufbewahrung der Papierakten (nach Ende der Betreuung) werde ich vorherst (solange noch genügend Platz ist) beibehalten. Nach einer gewissen Zeit werde ich aber alte Bestände schreddern, da digital vorhanden.


Meine eigene Lösung ist im Vergleich zum "Konkurrenzprodukt" (hier das Angebot von Butler) wesentlich flexibeler, professioneller und nicht zu vergessen GÜNSTIGER! Zumal ich hier die Daten meiner Betreuten und meine Daten nicht aus die Hand geben muss. Ich kann von überall auf der Welt auf meinen Server zugreifen, Faxe werden in mein E-Mail Postfach umgeleitet (natürlich kein Fremdanbieter), welche ich dann z.B. direkt auf meinem iPhone oder PC einsehen und ggf. direkt beantworten kann.


Jeden der das digitale Büro umsetzen will, rate ich jedoch sich hinreichend Gedanken zum Thema Datenschutz und Datensicherheit zu machen.



Als Basis dient folgender NAS:
https://www.synology.com/de-de/products/DS718+
(Synology hat beim Leistungsumfang und Einfachheit der Bedienbarkeit die Nase vorn) unter "+" wäre abzuraten. Kombiniert mit einem flotten Rechner und einem gescheiten Kombi-Fax-Druck-Scan-Gerät läuft mein digitales Büro.

[Leuchtturm-H]

Moin,


ich möchte noch hinzufügen, das ein papierloses Büro mit geeigneter Hardware (Dokumentenscanner anständige und große Bildschirme) leichter umzusetzen ist


Grüße vom Leuchtturm

[Boomer]

Kurzes Update:
Neuer PC läuft - Boah ist der schnell
Neuer Bildschirm steht - Boah ist der groß. Und ganz ohne Pixel

Und der IT-Mensch scheitert an der Verbindung zwischen bt Prof und StarMoney . Bei einigen Klienten zieht er sich die Bankdaten, bei anderen nicht, obwohl im Export alles korrekt drin ist. Ich bin sicher, er wird den Fehler finden und bald wird es laufen. Aber so ein klitzekleines bisschen spüre ich doch eine kleine Genugtuung, dass ich doch nicht ganz so dämlich bin und selbst der Experte an dieser Stelle Probleme hat

Aber es war im Testlauf schon herrlich, einfach auf Rechnungslegung zu drücken und da war eine Rechnungslegung fertig . Nach fast 4 Jahren Excel Tabelle per Hand füllen ein toller Anblick

Tablet wird gerade noch eingerichtet.
Nur das wichtigste - der neue Scanner - fehlt noch, da das Kaufhaus mit dem großen Fluss zu doof ist

Aber auch das wird sicherlich noch kommen.

[ufzeer]

Zitat von Leuchtturm-H

Moin,


ich möchte noch hinzufügen, das ein papierloses Büro mit geeigneter Hardware (Dokumentenscanner anständige und große Bildschirme) leichter umzusetzen ist


Grüße vom Leuchtturm

Grosser Bildschirm versteht sich von selbst, das sollte man sich auf jeden Fall gönnen.

Aber warums ein mono Dokumentenscanner sein soll!? Was soll der mehr können, als ein gescheiter Multi Drucker—Scanner—Fax?

Mit meinen Brother hab ich alles, was das Büro braucht. Meine Empfehlung: Brother Multifunktionsgerät MFC L2750DW

[Michael77]

Zitat von ufzeer

Grosser Bildschirm versteht sich von selbst, das sollte man sich auf jeden Fall gönnen.

Aber warums ein mono Dokumentenscanner sein soll!? Was soll der mehr können, als ein gescheiter Multi Drucker—Scanner—Fax?

Mit meinen Brother hab ich alles, was das Büro braucht. Meine Empfehlung: Brother Multifunktionsgerät MFC L2750DW

Ich kenne jetzt nicht die Geschwindigkeit des Brother Multifunktionsgeräts. Aber diese mono Dokumentenscanner arbeiten meines Erachtens am schnellsten. Muss ja auch in 300 dpi gescannt werden, damit die Texterkennung funktioniert.

[Leuchtturm-H]

Moin,


meine beiden Dokumentenscanner (zwei Arbeitsplätze) sind deutlich schneller als meine vorhandenen Brother All-In-One Geräte. Dazu scannen sie Duplex. Pro Seite scannen dauert etwas über eine Sekunde, Duplex ist genau so schnell. Max 50 Blatt passen rein, also die Tagespost auf jeden Fall.


Dazu lesen Sie auch Bankkarten, Personalausweise, etc, ein.


Der doch hohe Anschaffungspreis amortisiert sich meines Erachtens schnell.


Grüße vom Leuchtturm

[Istanbul34]

hallo ich bin neu hier und würde mich auch sehr für das digitale Büro interessieren ich habe auch schon bdb at work arbeite leider ncoh nicht damit, weil ich noch keinen Seminar besucht habe. Wie geht das denn was würdet ihr empfehlen? wenn ich die ganze Post scanne muss ich es immer nach datum und absender sortieren oder ?
Gibt es tips dazu?

Ich danke euch jetzt schon für die Mühe

[Leuchtturm-H]

Moin,


mit meiner Software lässt sich die Tagespost gesammt (Blatt für Blatt) als PDF scannen und wird dann angezeigt. Per Maus (altwernativ Tastatur) kann sie dann seitenweise zugeordnet werden.


Grüße
Der Leuchtturm