Forum Betreuung

Diskussionsforum zum Thema

gesetzliche Betreuung

 

Umstellung zum digitalen Büro

Dies ist ein Beitrag zum Thema Umstellung zum digitalen Büro im Unterforum Technik, Arbeitssoftware , Teil der Offenes Forum gesetzliche Betreuung
Hallo. Neues Jahr - neues Projekt. Da ich mit einem 12 Jahre alten Gamer-PC mit uralt Bildschirm arbeite (laut Nachbar ...


Zurück   Forum Betreuung > Offenes Forum gesetzliche Betreuung > Technik, Arbeitssoftware

Registrieren Hilfe Benutzerliste Kalender Suchen Heutige Beiträge Alle Foren als gelesen markieren
Alt 22.02.2019, 20:38   #1
Routinier
 
Registriert seit: 17.01.2015
Beiträge: 1,882
Standard Umstellung zum digitalen Büro

Hallo.

Neues Jahr - neues Projekt. Da ich mit einem 12 Jahre alten Gamer-PC mit uralt Bildschirm arbeite (laut Nachbar reif fürs Museum ) und zu Terminen teils 3 Aktenordner mitschleppen muss, ist die Zeit reif für Änderungen. Bis dato arbeite ich zwar mit bt prof, aber ehrlich gesagt nur für Terminverwaltung und Briefe . Also.... Weg von der kompletten Handakte, auf ins digitale Zeitalter.

1. Nachbar stellt mir gerade einen neuen PC zusammen und baut mir diesen komplett nach meinen Bedürfnissen selbst zusammen - immer gut, einen PC Profi zu kennen

2. Ein (hoffentlich) guter Scanner (ScanSnap ix500 in Verbindung mit einer OCR Software - hab ich hier aus dem Forum) ist bestellt

3. Dann wird jeder Posteingang gescannt und auf einer "entsprechend verschlüsselten Festplatte, welche an meinem Router hängen wird" gespeichert. Fragt mich nicht ... Ich glaub der Typ weiß was er da tut. Hauptsache es läuft nachher so wie ich will und ist sicher.

4. Dazu kommt ein internetfähiges Tablet, mit dem ich von unterwegs aus auf diese Festplatte zugreifen kann.

5. Backups sollen zukünftig automatisch einmal wöchentlich auf eine zweite Festplatte erfolgen.

Originale (Beschlüsse, Dokumente, Bescheide, etc) werden weiter im Ordner aufbewahrt. Normale Schreiben jedoch (z.b. Gläubigerschreiben, normale Briefe etc) möchte ich nur scannen und dann vernichten.

Und dann.... endlich ... soll StarMoney mit BT prof laufen (ich hab's nie geschafft - Nachbar soll's richten) . Keine Rechnungslegungen mehr von Hand zu Fuß in eine Tabelle tippen. Das wäre toll. Vielleicht sollte ich doch mal so nen Kurs für die Nutzung von bt Prof machen.


- Hab ich was vergessen?
- Sollte ich alle aktuellen Fälle nachträglich einscannen (Das wäre dann wohl mein Jahresurlaub an Zeit)? Eigentlich würde ich aus Zeitgründen lieber einen Cut machen, in Zukunft scannen und die bisherigen Akten so lassen.
- Habt ihr noch Tipps oder Verbesserungsvorschläge für mich?

LG
Boomer
__________________
Die meisten Probleme lösen sich von selbst - man darf sie nur nicht dabei stören
Boomer ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Alt 23.02.2019, 09:17   #2
Admin/ Berufsbetreuerin, Dipl.Pädagogin,
 
Benutzerbild von michaela mohr
 
Registriert seit: 22.08.2005
Ort: Darmstadt
Beiträge: 13,884
Standard

Ich hänge mich hier mal dran weil ich auch gerade am Ausbauen und Verbessern bin.
An diesem Punkt bin ich noch total unsicher:
Zitat:
Originale (Beschlüsse, Dokumente, Bescheide, etc) werden weiter im Ordner aufbewahrt. Normale Schreiben jedoch (z.b. Gläubigerschreiben, normale Briefe etc) möchte ich nur scannen und dann vernichten.

Es gibt Kollegen die sagen, am Ende oder bei Abgabe einer Betreuung scanne und brenne ich alles auf CD und gebe die weiter. Geht das wirklich?

Bei meinen knapp 50 Kunden haben gerade mal zwei nen Computer. 8 jüngere nutzen Internet über Handy, natürlich ohne Drucker und winzig klein.
Es gibt ja auch immer wieder solche die am Ende sagen: her mit meinem Zeug. Die dann auf ne CD zu verweisen wird bestimmt nicht der Brüller. Allles aber dann selbst auszudrucken damit die Papierform hergestellt ist widerstrebt mir als Gedanke auch.



Los macht mir mal Mut, ein papierloses Büro ist einerseits ein Traum, persönlich allerdings mein Alptraum.


Ansonsten @Boomer scheint deine Planung sehr gt zu sein.


Wegen der Altfälle würde ich einen Cut machen und das neue System zu einem bestimmten Stichtag für alle einführen.
Alte Sachen einzuscannen kannst du ja machen wenn du zu viel Zeit hast- also Oma also dann- vielleicht?
__________________
diese kommunikation wurde im rahmen der überwachungsgesetze auf ihre kosten dauerhaft gespeichert und wird jederzeit weltweit gegen sie verwendet werden. danke für ihre kooperation.
michaela mohr ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Alt 23.02.2019, 09:20   #3
Stammgast
 
Benutzerbild von mimi91
 
Registriert seit: 17.07.2015
Ort: RLP
Beiträge: 956
Standard

Guten Morgen,


aus den "Ordner mitschleppen Grü¼nden" und wg. des Datenschutzes bin ich kürzlich von der Software, die du auch hast (und mit der ich schon zufrieden war) auf die bekannte "Digital-Software" umgestiegen. Rechnungslegungen waren jedoch auch mit der alten Software kein Problem. hast du es schon mals mit dem Support und einer Fernwarteung versucht?

Jetzt mit der neuen Software spare ich mir als Nicht-Technik-Expertin das Wurschteln mit Festplatten, USB-Sticks und Banking-Software (hatte es auch mit Starm. versucht, habe mich aber nie damit anfreunden können). Zusätzlich habe ich auch ein Tablet angeschafft, auf dem sich die Software und somit meine "Akten" befinden, muss aber gestehen, dass ich es bisher nur selten mitnahm. Ist aber auch eine Sicherheit, arbeiten zu können, wenn der PC kaputt geht o. Ä. Man ist halt ein Gewohnheitstier. Und man hat mir auch Funktionen auf mein Smartphone gespielt, so dass ich eingehende Fax/Mails z. B. unterwegs einsehen kann. Ausserdem habe ich dadurch auf dem Smarphone eine Scan-App, über die ich Scans von unterwegs direkt in die Software hochladen kann. Man riet mir davon ab, anzufangen, alte Akten einzuscannen. Das mache ich nur in Ausnahmefällen, wenn ich irgendetwas Altes brauche für per Fax oder Mail zu versenden. Ich habe mit der neuen Software auch ein Office 365 Premium Business Paket mitgemietet, wovon die ganze Familie profitiert.


Trotz allem Fortschritt werde ich nicht zum Nerd, sondern lese weiterhin gern Gedrucktes, heisst, meine Ordner im Büro sind nur bisher nur ein wenig leichter geworden,
mimi91 ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Alt 23.02.2019, 10:49   #4
Stammgast
 
Registriert seit: 02.02.2011
Ort: Südwestfalen
Beiträge: 626
Standard

Ich arbeite mit dem Butler 21, scanne alles ein, was die Aktenführung sehr erleichtert hat.
Beschlüsse und Urkunden hebe ich auf, die Originale der Briefe gebe ich an die Betreuten weiter, wenn sie das wünschen, ansonsten werden sie vernichtet.
Mein Arbeitsalltag hat sich dadurch sehr vereinfacht.
Zudem kann ich mit dem Tablett oder Laptop überall auf alle Daten zugreifen und bin handlungsfähig.
Das Tablett nehme ich auch mit in den Urlaub (eher wegen EBooks...), konnte ich eiligen Angelegenheiten aber sogar im fernen Indien handeln.
Das gibt mir Sicherheit, auch, weil selbst die beste Urlaubsvertretung meine Fälle nicht so gut kennen kann, wie ich...

Ich wünsche Euch ein geruhsames Wochenende
Marsupilami
Marsupilami ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Alt 23.02.2019, 11:58   #5
Stammgast
 
Benutzerbild von mimi91
 
Registriert seit: 17.07.2015
Ort: RLP
Beiträge: 956
Standard

Zitat:
Zitat von michaela mohr Beitrag anzeigen
Ich hänge mich hier mal dran weil ich auch gerade am Ausbauen und Verbessern bin.
An diesem Punkt bin ich noch total unsicher:



Es gibt Kollegen die sagen, am Ende oder bei Abgabe einer Betreuung scanne und brenne ich alles auf CD und gebe die weiter. Geht das wirklich?

Ich habe hier auch schon von Betreuern gelesen, die behaupten, sie würden nur vom Biergarten aus arbeiten



Das ist sicher eine schöne Vorstellung und auch natürlich machbar. Wird in der Realität aber doch wohl meistens nicht umgesetzt. Wie du ja schreibst, könnten die meisten Betreuten mit einem Stick oder einer CD wenig anfangen. Obwohl man ja damit seine Pflicht der Übergabe erfüllt hätte...


Es erscheint mir als Anhängerin der Print-Medien auch noch nicht logisch, dass ich Papier nur um des Platzsparens willen schreddern soll, obwohl ich es irgendwann z. B. zum Weitergeben wieder nutzen kann, ausser natürlich für Unterlagen, die grundsätzlich bei mir verbleiben.
mimi91 ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Alt 23.02.2019, 20:26   #6
Routinier
 
Registriert seit: 17.01.2015
Beiträge: 1,882
Standard

Als8 Originale wie Beschlüsse und Co möchte ich doch lieber behalten. Hätte kein gutes Gefühl, das alles zu vernichten. Und wie ihr sagt: nicht alle klnnen mit ner CD oder einem Stick was anfangen.

Da ich (hoffe ich zumindest ) noch nicht so schnell Oma werde, werde ich wohl tatsächlich einfach die alten Akten so lassen und mit Tag x umstellen. Sonst werd ich ja im Leben nicht fertig.
__________________
Die meisten Probleme lösen sich von selbst - man darf sie nur nicht dabei stören
Boomer ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Alt 25.02.2019, 14:04   #7
Gibt einen aus
 
Benutzerbild von Leuchtturm-H
 
Registriert seit: 29.11.2009
Ort: Niedersachsen
Beiträge: 444
Standard

Moin,


ich arbeite seit längerem papierlos. Für mich ist es eine Entlastung. Wichtige Urkunden werden weiterhin abgeheftet, wie Beschlüsse Geburtsurkunden, etc.


Die Daten werden auf einer NAS gespeichert und automatisch gesichert.


Meine Computer sind per Lan mit einer extra Fritztzbox verbunden. Die hängt vor meiner "privaten" Fritzbox. Externe Zugriffe sind so unmöglich (ausser man will selbst drauf zugreifen. Ein Zugriff von Unterwegs über das Internet ist mir bis heute aber zu unsicher.


Wer Einblick in seine gesamten Unterlagen will, muss in mein Büro kommen. Vor Ort bespreche ich nur die Angelegenheiten, die derzeit wichtig sind. Alles andere ist mir von den Datenschutzvorgaben zu stressig.


Der Umstieg erfolgte mit Beginn der papierlosen Arbeit. Alte Ordner scanne ich nicht ein.



Papierlos arbeiten emfinde ich als ein Traum.


Der Leuchtturm
Leuchtturm-H ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Alt 26.02.2019, 08:27   #8
Forums-Geselle
 
Benutzerbild von Aiwala
 
Registriert seit: 07.02.2014
Beiträge: 200
Standard

Hallo,


auch ich arbeite seit Beginn "fast" papierlos (wichtige Bescheide, Urkunde und Beschlüsse etc. sind natürlich in der Akte) mit Atwork und Starmoney plus Fax App. Mails und Faxe kann ich von überall senden und empfangen. Auch habe ich einen Scanner auf dem Smartphone.



Hinzu kommt, dass mein Vertretungskollege genauso arbeitet ( wir sitzen nicht im gleichen Büro ) und wir alle Akten per Stick austauschen, jeweils vor der Vertreung immer auf dem aktuellen Stand.


Ich möchte nicht anders arbeiten.
Aiwala ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Alt 26.02.2019, 20:51   #9
Stammgast
 
Registriert seit: 06.03.2018
Ort: Bürstadt, Hessen
Beiträge: 586
Standard

Ich arbeite auch von Beginn an papierlos. Mit dbd at work ist das auch kein Problem. Wichtige Unterlagen wie Beschlüsse und Urkunden hebe ich auch auf. Bescheide gebe ich an die Betreuten weiter.


Ich faxe kostenlos mit der E-Post.



Im Grunde genommen habe ich nur noch sehr dünne Handakten und Ordnder, in denen sich die Belege zur Rechnungslegung befinden.


Wenn ich denke, dass ich jeden Tag noch Ablage machen müsste, gruselt es mich. ES erleichtert den Alltag ungemein. BDB at work hat auch eine wunderbare Suchfunktion, die vieles erleichtert.
Michael77 ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Alt 27.02.2019, 08:52   #10
Stammgast
 
Benutzerbild von mimi91
 
Registriert seit: 17.07.2015
Ort: RLP
Beiträge: 956
Standard

Zitat:
Zitat von Michael77 Beitrag anzeigen
Ich arbeite auch von Beginn an papierlos. Mit dbd at work ist das auch kein Problem. Wichtige Unterlagen wie Beschlüsse und Urkunden hebe ich auch auf. Bescheide gebe ich an die Betreuten weiter.


Ich faxe kostenlos mit der E-Post.

Das finde ich toll. Wie hast du deine Kommunikationspartner (Gerichte, Behörden, Krankenkassen etc) dazu gebracht, dir keine Briefpost mehr zu schicken. Bei mir klappt das einfach nicht. Ich bekomme trotzdem jede Menge Papier ins Haus, welches in irgendeiner Form (scannen, ablegen, schreddern) bearbeitet werden muss.
Und du kannst kostenlos faxen, in/über deine Betreuungssoftware?
mimi91 ist offline  
Digg this Post!Add Post to del.icio.usBookmark Post in TechnoratiFurl this Post!
Mit Zitat antworten
Antwort

Lesezeichen

Themen-Optionen Thema durchsuchen
Thema durchsuchen:

Erweiterte Suche
Ansicht

Forumregeln
Es ist Ihnen nicht erlaubt, neue Themen zu verfassen.
Es ist Ihnen nicht erlaubt, auf Beiträge zu antworten.
Es ist Ihnen nicht erlaubt, Anhänge hochzuladen.
Es ist Ihnen nicht erlaubt, Ihre Beiträge zu bearbeiten.

BB-Code ist an.
Smileys sind an.
[IMG] Code ist an.
HTML-Code ist aus.
Trackbacks are an
Pingbacks are an
Refbacks are an

Gehe zu


Alle Zeitangaben in WEZ +2. Es ist jetzt 15:39 Uhr.


Powered by vBulletin® Version 3.8.11 (Deutsch)
Copyright ©2000 - 2022, vBulletin Solutions, Inc.
Template-Modifikationen durch TMS

SEO by vBSEO 3.2.0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37