Scanservice
 

Hallo.

Ich hab da mal eine fixe Idee aber keine Ahnung, ob die für unseren Alltag gut ist.

Es gibt Scanservice-Firmen. Alle eingehende Post wird per Nachsendeauftrag automatisch in das Scanzentrum umgeleitet, voll digitalisiert geöffnet und gescannt. Man erhält sofort Nachricht und kann den Posteingang direkt einsehen, als pdf herunterladen und dann der eigenen digitalen Akte zufügen. Über die App kann man alle je gescannten Briefe jederzeit aufrufen und auch durchsuchen.


Alle Briefe werden 3 Monate aufbewahrt, in der Zeit kann ich die Zusendung im Original beauftragen. Alternativ kann man auch pauschal alle 3 Monate eine Sammelübersendung bekommen wenn gewünscht. Alles was nicht zugeschickt wird, wird vernichtet. Preislich ist das tatsächlich deutlich günstiger als erwartet (ab 2,99 im Monat - Extras und eigene Wünsche kommen hinzu). Datenschutz wird natürlich vertraglich gewährleistet und diese Firma hat sich auf Firmenkunden spezialisiert. Das Thema dürften die also können.

Ich sehe darin für mich einige Vorteile, wie z.B.
- Zeitersparnis, ich hasse die tägliche Scannerei. Und mehr als einmal hab ich abends keine Lust mehr
Dann wandert alles in die "muss noch gescannt werden Ablage" .... wie die manchmal aussieht, darf sich jeder selbst ausmalen :3_8_13[1]:
- Jederzeit auch von unterwegs den aktuellen Posteingang einsehen - gerade an Tagen mit vollem Terminkalender außerhalb gut
- Lösung meines "Urlaubsproblems" (hab zwar eine Vertretung, aber aus diversen Gründen kann die nicht meinen Posteingang sichten. Aktuell öffnet mir jemand fachfremdes die Post und informiert mich abends per Handy, so dass ich notfalls selbst Fristen verlängern lassen kann. Die Person genießt mein vollstes Vertrauen, hat aber keine Ahnung von Betreuungen, was wichtig ist und was nicht, ... und datenschutzrechtlich ist das wohl auch eher fragwürdig. Aber eine bessere Lösung hab ich bislang nicht).

Amtsgericht schickt hier nicht mit der Post, sondern einem privaten Zusteller. Die würde ich erstmal auslassen, denn Beschlüsse und co bewahre ich ja immer im Original auf. Alles andere, was nicht im Original gebraucht wird, wird jetzt schon geschreddert.

Was meint ihr - lohnt sich ein Versuch? Überhaupt ok für unsere Branche? Bedenken?

Lg
Boomer

Hi Boomer,




Das größte Hindernis sehe ich im Nachsendeauftrag an die Post. Das funktioniert hier nur manchmal. Und damit scheitert der ansich nicht schlecht gedachte Service für mich schon.

Das Problem ist: die Nachsendeaufträge bei der Deutschen Post klappen nicht...


Sonst würde ich den Service über Butler 21 in Anspruch nehmen.


Gruß


Anette

Ich habe schon mal den Scanservice der Post genutzt und war schnell verzweifelt. Durch die Weiterleitung vergingen einige Tage, bis die Post eingescannt war. Und die Post hat einfach nicht geschnallt, dass nur die Post ans Betreuungsbüro weitergeleitet werden sollte. Einmal haben die mir den gesamten „Spiegel“ eingescannt ...
Und bei uns schickt das Gericht die Post meist per DP, da musste ich dann 4 Wochen warten, bis die Betreuerurkunde bei mir ankam.
Nach einer 4-wöchigen Testphase hab ich es aufgegeben und scanne wieder selber oder lasse das meine Minijobberin machen, wenn sie da ist.

Ich habe einen Anbieter gefunden, der zunächst nur den Umschlag scannt. Dann kann ich entscheiden: öffnen und scannen oder weiterleiten oder vernichten. So kann zumindest der digitale "Spiegel" nicht passieren.

Teste gerade eine Demoversion.

Allerdings macht mir auch der Nachsendeauftrag Gedanken. Zumal viele Dritte es nicht auf die Reihe kriegen, die Post an "Frau Boomer " oder "Betreuungsbüro" zu adressieren. Sehr oft bekomme ich Post an "Klientenname" und darunter meine Adresse . Unser Dorfbriefträger weiß das und wirft alles bei mir ein, was halbwegs meine Adresse beinhaltet. Ohne auf den Namen zu achten. Gerne auch mal Post der gesamten Nachbarschaft :giggleswe:

Aber ich fürchte, an dem Punkt wird es scheitern. Weil jede Post, auf der nicht ich als expliziter Empfänger steht, eh nicht im Scannzentrum ankommen wird. Hm. Blöd. Weil die Idee gefällt mir.