Aufbewahrung von Dokumenten im Original
Hallo!
Kann mir jemand sagen, welche Dokumente ich im Original aufbewahren muss. Ich möchte so viel wie nur irgend möglich einscannen und die Originale vernichten. Aber da gibt es doch sicher, Ausnahmen, oder? Danke jetzt schon für alle Tips! Jens Theden |
Moin moin
wir können ja mal eine Liste anfangen: Gerichtsbeschlüsse /-Urteile Urkunden (Geburt, Heirat, Sterbe etc.) Zeugnisse Sozialversicherungsbescheinigungen Testamente Patientenverfügungen ...die Liste ist sicherlich noch nciht vollständig. Also im Prinzip alles, was noch irgendwann einmal im Original und nicht als Kopie vorgelegt werden müßte. MfG Imre |
Der Betreuerausweis, sonstige Ausweise, auch den Impfausweis, Einbürgerungsurkunde, Vaterschaftsanerkennungsurkunde, Adoptionsbeschluss, Scheidungsurteil, vollstreckbare Titel (also die mit Vollstreckungsvermerk), Grundstückskaufvertrag, Zeugnisse (Schule, Beruf, Studium)...
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Papierlos durch den Tag
Nun ja. Das muss der Klient aufbewahren. Wenn es um die Aufbewahrungspflicht des Betreuers geht, so verstehe ich auch die Frage, dann ist die Liste aber sehr kurz:
Betreuerausweis Rest reicht völlig aus als elektronische Datei in einem entsprechend devisionssicheren Verwaltungssystem, etwas DMS. Ein Betreuer ist nicht dazu da, die Unterlagen des Klienten zu verwahren. Nimmt er seine Akten auf, bleiben sie Eigentum des Klienten und er hat davon 0,0 wegzuwerfen. |
Natürlich betrifft das nur die Betreuten, die nicht (mehr) auf ihre Unterlagen aufpassen können. Davon dürfte es aber einige geben. Und dann muss der Betreuer (auch zur Vermeidung von Mehraufwand bei sonst späterer Neubeschaffung) diese doch aufbewahren.
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Papierlos durch den Tag
Also, ich nehme nicht einmal die Unterlagen mit. In der Regel bringen die Klienten die Unterlagen mit zum 1. Termin, die dann gescannt werden. Danach dürfen sie sie auch sofort wieder mitnehmen. Selbiges passiert im Hausbesuch, da habe ich meinen mobilen Scanner oder den Durchlaufscanner aus dem Büro dabei.
Von 73 Betreuungen habe ich in meinem Büro so 5-6 Ordner mit physischen Unterlagen, inkl. meiner FiBu und Geschäftsunterlagen. Und das ist mit dem Butler 21 noch konsequenter und einfacher geworden. |
Zitat:
Könntest du diesen Punkt ein wenig erläutern? |
Papierlos durch den Tag
Ja, gerne.
Es ist in Steuersachen so, aber auch beim Aufbau eines ersetzenden Archivs in Digitalform, dass das Ersetzen, z. B. nach Abgabenordnung, nur dann zulässig ist, wenn die Dokumente revisionssicher abgelegt sind. Dafür bedient man sich eines Ablage- und Protokollsystems DMS. Das heißt, dass die Datei hinterher zwar veränderbar bleibt, jedoch nicht ohne auslesbare Spuren (eine Änderungsversion, die im System stehen bleibt) verändert werden kann. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu einfach eben einscannen und auf einer NAS-Festplatte ablegen. |
Zitat:
Ob sich jemand mit der Arbeitsweise von Butler anfreunden kann die Post letztlich noch vor dem Betreuer zu öffnen sei mal dahingestellt. |
Papierlos durch den Tag
Das hat weniger mit Exklusivität zu tun. Es klappt sicherlich nicht immer, aber doch sehr häufig. Bei der Terminabsprache fragen manche nach, was benötigt wird oder ich sage es, dass sie bitte das oder das mitbringen mögen.
Im Hausbesuch klappt es auch ganz gut, wenn ich es nebenher vor Ort erledige und parallel auch den Klienten kennen lerne und mit ihm spreche. Butler 21 erfordert nicht zwingend, dass sie die Post empfangen und einscannen - es ist nur ein Serviceangebot. Butler erlaubt eine elektr. Ablage, die den Datenschutzbestimmungen und den techn. Anforderungen genügt. Wäre für mich ohnehin keine Umstellung, denn mein Mitarbeiter öffnet ohnehin vor mir die Post, scannt sie ein und legt sie mir elektr. vor, wenn ich sie sehen muss. Ich will auch gar nicht alles sehen. |
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