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Elektronische Akte

Dies ist ein Beitrag zum Thema Elektronische Akte im Unterforum Technik, Arbeitssoftware , Teil der Offenes Forum gesetzliche Betreuung
Hallo! Kann mir jemand sagen, welche Dokumente ich im Original aufbewahren muss. Ich möchte so viel wie nur irgend möglich ...


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Alt 15.02.2021, 12:22   #11
Neuer Gast
 
Benutzerbild von jtheden
 
Registriert seit: 28.01.2021
Ort: Ingelheim am Rhein
Beiträge: 1
Standard Aufbewahrung von Dokumenten im Original

Hallo!
Kann mir jemand sagen, welche Dokumente ich im Original aufbewahren muss. Ich möchte so viel wie nur irgend möglich einscannen und die Originale vernichten. Aber da gibt es doch sicher, Ausnahmen, oder?
Danke jetzt schon für alle Tips!
Jens Theden
jtheden ist offline  
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Alt 15.02.2021, 12:31   #12
Admin/Berufsbetreuer
 
Benutzerbild von Imre Holocher
 
Registriert seit: 16.03.2004
Ort: Betreuungsbüro Herrlichkeit 6 in 28857 Syke
Beiträge: 7,166
Standard

Moin moin


wir können ja mal eine Liste anfangen:


Gerichtsbeschlüsse /-Urteile
Urkunden (Geburt, Heirat, Sterbe etc.)
Zeugnisse
Sozialversicherungsbescheinigungen
Testamente
Patientenverfügungen
...die Liste ist sicherlich noch nciht vollständig.



Also im Prinzip alles, was noch irgendwann einmal im Original und nicht als Kopie vorgelegt werden müßte.


MfG


Imre
__________________
Fehler sind dazu da, um sie zu machen
und daraus zu lernen.
Fehler sind nicht dazu da, sie dauernd zu wiederholen.
Imre Holocher ist offline  
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Alt 16.02.2021, 18:19   #13
Moderator
 
Benutzerbild von HorstD
 
Registriert seit: 24.03.2005
Ort: Duisburg, Ruhrgebiet, NRW
Beiträge: 2,411
Standard

Der Betreuerausweis, sonstige Ausweise, auch den Impfausweis, Einbürgerungsurkunde, Vaterschaftsanerkennungsurkunde, Adoptionsbeschluss, Scheidungsurteil, vollstreckbare Titel (also die mit Vollstreckungsvermerk), Grundstückskaufvertrag, Zeugnisse (Schule, Beruf, Studium)...
__________________
Mit vielen Grüßen
Horst Deinert

Weitere Infos:
http://www.bundesanzeiger-verlag.de/...iki/Hauptseite
HorstD ist gerade online  
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Alt 21.02.2021, 15:27   #14
Forums-Gesellen-Anwärter
 
Registriert seit: 14.08.2018
Ort: im Wandel
Beiträge: 55
Standard Papierlos durch den Tag

Nun ja. Das muss der Klient aufbewahren. Wenn es um die Aufbewahrungspflicht des Betreuers geht, so verstehe ich auch die Frage, dann ist die Liste aber sehr kurz:
Betreuerausweis

Rest reicht völlig aus als elektronische Datei in einem entsprechend devisionssicheren Verwaltungssystem, etwas DMS.

Ein Betreuer ist nicht dazu da, die Unterlagen des Klienten zu verwahren. Nimmt er seine Akten auf, bleiben sie Eigentum des Klienten und er hat davon 0,0 wegzuwerfen.
Betreuer-Berlin ist offline  
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Alt 21.02.2021, 17:53   #15
Moderator
 
Benutzerbild von HorstD
 
Registriert seit: 24.03.2005
Ort: Duisburg, Ruhrgebiet, NRW
Beiträge: 2,411
Standard

Natürlich betrifft das nur die Betreuten, die nicht (mehr) auf ihre Unterlagen aufpassen können. Davon dürfte es aber einige geben. Und dann muss der Betreuer (auch zur Vermeidung von Mehraufwand bei sonst späterer Neubeschaffung) diese doch aufbewahren.
__________________
Mit vielen Grüßen
Horst Deinert

Weitere Infos:
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Alt 21.02.2021, 19:41   #16
Forums-Gesellen-Anwärter
 
Registriert seit: 14.08.2018
Ort: im Wandel
Beiträge: 55
Standard Papierlos durch den Tag

Also, ich nehme nicht einmal die Unterlagen mit. In der Regel bringen die Klienten die Unterlagen mit zum 1. Termin, die dann gescannt werden. Danach dürfen sie sie auch sofort wieder mitnehmen. Selbiges passiert im Hausbesuch, da habe ich meinen mobilen Scanner oder den Durchlaufscanner aus dem Büro dabei.

Von 73 Betreuungen habe ich in meinem Büro so 5-6 Ordner mit physischen Unterlagen, inkl. meiner FiBu und Geschäftsunterlagen. Und das ist mit dem Butler 21 noch konsequenter und einfacher geworden.
Betreuer-Berlin ist offline  
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Alt 22.02.2021, 18:54   #17
Einsteiger
 
Registriert seit: 25.05.2020
Ort: Berlin
Beiträge: 15
Standard

Zitat:
Zitat von Betreuer-Berlin Beitrag anzeigen
Rest reicht völlig aus als elektronische Datei in einem entsprechend [r]evisionssicheren Verwaltungssystem, etwas DMS.

Könntest du diesen Punkt ein wenig erläutern?
brumm ist offline  
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Alt 23.02.2021, 00:32   #18
Forums-Gesellen-Anwärter
 
Registriert seit: 14.08.2018
Ort: im Wandel
Beiträge: 55
Standard Papierlos durch den Tag

Ja, gerne.

Es ist in Steuersachen so, aber auch beim Aufbau eines ersetzenden Archivs in Digitalform, dass das Ersetzen, z. B. nach Abgabenordnung, nur dann zulässig ist, wenn die Dokumente revisionssicher abgelegt sind. Dafür bedient man sich eines Ablage- und Protokollsystems DMS. Das heißt, dass die Datei hinterher zwar veränderbar bleibt, jedoch nicht ohne auslesbare Spuren (eine Änderungsversion, die im System stehen bleibt) verändert werden kann.

Das ist ein wesentlicher Unterschied zu einfach eben einscannen und auf einer NAS-Festplatte ablegen.
Betreuer-Berlin ist offline  
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Alt 23.02.2021, 08:42   #19
Admin/ Berufsbetreuerin
 
Benutzerbild von michaela mohr
 
Registriert seit: 22.08.2005
Ort: Darmstadt
Beiträge: 12,362
Standard

Zitat:
In der Regel bringen die Klienten die Unterlagen mit zum 1. Termin, die dann gescannt werden. Danach dürfen sie sie auch sofort wieder mitnehmen.
Was für exklusive Klienten hast du denn die beim Erstgespräch alles mitbringen oder zu Hause eine super Ordnung haben?


Ob sich jemand mit der Arbeitsweise von Butler anfreunden kann die Post letztlich noch vor dem Betreuer zu öffnen sei mal dahingestellt.
__________________
diese kommunikation wurde im rahmen der überwachungsgesetze auf ihre kosten dauerhaft gespeichert und wird jederzeit weltweit gegen sie verwendet werden. danke für ihre kooperation.
michaela mohr ist offline  
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Alt 23.02.2021, 10:11   #20
Forums-Gesellen-Anwärter
 
Registriert seit: 14.08.2018
Ort: im Wandel
Beiträge: 55
Standard Papierlos durch den Tag

Das hat weniger mit Exklusivität zu tun. Es klappt sicherlich nicht immer, aber doch sehr häufig. Bei der Terminabsprache fragen manche nach, was benötigt wird oder ich sage es, dass sie bitte das oder das mitbringen mögen.

Im Hausbesuch klappt es auch ganz gut, wenn ich es nebenher vor Ort erledige und parallel auch den Klienten kennen lerne und mit ihm spreche.

Butler 21 erfordert nicht zwingend, dass sie die Post empfangen und einscannen - es ist nur ein Serviceangebot. Butler erlaubt eine elektr. Ablage, die den Datenschutzbestimmungen und den techn. Anforderungen genügt. Wäre für mich ohnehin keine Umstellung, denn mein Mitarbeiter öffnet ohnehin vor mir die Post, scannt sie ein und legt sie mir elektr. vor, wenn ich sie sehen muss. Ich will auch gar nicht alles sehen.
Betreuer-Berlin ist offline  
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