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Elektronische Akte

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Moin moin Michaela meint mit den "exklusiven" Klienten diejenigen, die in der Lage sind, Dein Büro aufzusuchen oder im Falle ...


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Alt 23.02.2021, 17:56   #21
Admin/Berufsbetreuer
 
Benutzerbild von Imre Holocher
 
Registriert seit: 16.03.2004
Ort: Betreuungsbüro Herrlichkeit 6 in 28857 Syke
Beiträge: 7,285
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Moin moin


Michaela meint mit den "exklusiven" Klienten diejenigen, die in der Lage sind, Dein Büro aufzusuchen oder im Falle eines Hausbesuches ihre Unterlagen wenigstens einigermaßen selbst aufzubewahren.



Klienten, die im Koma liegen oder geistig so eingeschränkt sind, dass sie ihre Dokumente eher aufessen als aufheben würden, sind die weniger "exklusiven". Von diesen gibt es auch viele.
Einer meiner Spezialisten hat z.B. eine Ratte im Käfig mit dem Schutz seines Sparbuches beauftragt. Die Bestätigung dass die Ratte das Sparbuch nicht mehr herausgegeben (sondern viel mehr ausgeschieden) hat, gibt es jedes Jahr wieder in der Rechnungslegung...


MfG


Imre
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Fehler sind dazu da, um sie zu machen
und daraus zu lernen.
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Imre Holocher ist offline  
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Alt 23.02.2021, 18:39   #22
Admin/ Berufsbetreuerin
 
Benutzerbild von michaela mohr
 
Registriert seit: 22.08.2005
Ort: Darmstadt
Beiträge: 12,607
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Zitat:
Michaela meint mit den "exklusiven" Klienten diejenigen, die in der Lage sind, Dein Büro aufzusuchen oder im Falle eines Hausbesuches ihre Unterlagen wenigstens einigermaßen selbst aufzubewahren.
Wenigstens du verstehst michNur am Rande ein Tipp zum Ratten-Sparbuch: einfach als verlustigt melden und neu ausstellen lassen.


Das meine ich sogar noch in verschärfter Form. Ich bin in der Regel schon glücklich wenn mir wenigstens eine Tüte voll mit "Knüll" in die Hand gedrückt wird, allerdings gibt es auch solchen bei dem ich mich weigere diesen überhaupt anzufassen, geschweige denn in meinem Büro zu lagern.

Es geht auch nicht um`s lagern sondern grundsätzlich um den Erhalt überhaupt. Es ist wirklich schon Jahre her dass ich beim Erstbesuch wohlfeil geordnete Unterlagen erhalten konnte.
__________________
diese kommunikation wurde im rahmen der überwachungsgesetze auf ihre kosten dauerhaft gespeichert und wird jederzeit weltweit gegen sie verwendet werden. danke für ihre kooperation.
michaela mohr ist offline  
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Alt 23.02.2021, 20:09   #23
Admin/Berufsbetreuer
 
Benutzerbild von Imre Holocher
 
Registriert seit: 16.03.2004
Ort: Betreuungsbüro Herrlichkeit 6 in 28857 Syke
Beiträge: 7,285
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Moin moin



Zitat:
Zitat von michaela mohr Beitrag anzeigen
Nur am Rande ein Tipp zum Ratten-Sparbuch: einfach als verlustigt melden und neu ausstellen lassen.

Die Idee habe ich verworfen. Bei einem Besatnd von 1,33 € und 15,00 € Gebühren für die Verlußtmeldung und Neuausstellung warte ich lieber, bis die Bank nach 10 Jahren das Sparbuch wg. Geringfügigkeit für kostnix ausmistet. So konnte schon so manches verlorengegangene Sparbuch ohne Arbeits- oder Kostenaufwand gecancelt werden.



MfG


Imre
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Imre Holocher ist offline  
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Alt 18.03.2021, 19:24   #24
Forums-Azubi-Anwärter
 
Registriert seit: 25.05.2020
Ort: Berlin
Beiträge: 25
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Zitat:
Zitat von Betreuer-Berlin Beitrag anzeigen
Ja, gerne.

Es ist in Steuersachen so, aber auch beim Aufbau eines ersetzenden Archivs in Digitalform, dass das Ersetzen, z. B. nach Abgabenordnung, nur dann zulässig ist, wenn die Dokumente revisionssicher abgelegt sind. [...]

Das ist ein wesentlicher Unterschied zu einfach eben einscannen und auf einer NAS-Festplatte ablegen.
Danke. DMS (und der Unterschied zum Beispiel Scan->NAS) ist mir schon klar - ich frage jetzt aber nochmal genauer nach. Wo steht explizit geschrieben, dass Berufsbetreuer das digitale Archiv in einem DMS ablegen müssen? Den Bogen von der Abgabenordnung zum Archiv meiner Betreuungen verstehe ich nicht.

PDF Dateien sind nicht per se manipulationssicher. Dennoch bin ich davon ausgegangen, dass PDF/A (welches ja für die Archivierung gedacht ist) ausreichend ist.

Annahme: eine Betreuung von mir endet. Die wenigen Papierunterlagen die auf meiner Seite übrig sind, kommen in einen Stahlschrank. Die gesammelte digitale Kommunikation (alles PDF) kommt ins digitale Archiv. Fertig. In einigen Jahren gibt es Rückfragen. Es kann auf alles zugegriffen werden.

Behauptung: Es ist einfacher ein Papierarchiv im Nachhinein zu manipulieren, als gesammelte PDF, wo auch immer die dann archiviert werden.
brumm ist offline  
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Alt 19.03.2021, 16:25   #25
Forums-Gesellen-Anwärter
 
Registriert seit: 13.08.2018
Ort: im Wandel
Beiträge: 57
Standard Papierlos durch den Tag

Das ist gut. Die Klarheit darüber, dass es einen Unterschied gibt, ist mehr, als das, was die meisten Kollegen an Verständnis in diesem Punkt beim Aufbau ihres digitalen Archivs aufweisen (meine Erfahrung). Es hat nichts mit Intellekt zu tun, wohl aber etwas mit dem Interesse an dem Thema und der Bereitschaft sich zu belesen.

Der Bogen von der AO zur eignen Ablage ist einfach darzustellen - ich will und sollte es als vollwertiger Ersatz für meine Aktenablage möglichst manipulationssicher und transparent aufbauen. Hierfür eignen sich (auch im Hinblick auf die Aufbewahrungsdauer) die Bestimmungen der AO (sie ist schon recht umständlich und streng). Zumal es uns auch nach Betreuungsende noch ereilen kann, dass die Finanzbehörde durchaus uns ins Visier nehmen kann (§§ 34, 69 AO) und ich möchte bitte keine Überraschungen und Umstände, die dann meine Zeit und meine Arbeitskraft unnötig binden würden. Ersetzendes Scannen ist eben an einige Formen gebunden/an den orientiert, um die nötige Beweiskraft zu bieten.

Zu Annahme: ich will gar keinen Schrank mit den Akten während der Betreuungsverfahren + 10 Jahre aufbewahren.

Zu Behauptung: Klar, ich kann jedes Schriftstück manipulieren, aber irgendwo muss man halt anfangen.
Betreuer-Berlin ist offline  
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Alt 03.05.2021, 21:58   #26
Ich bin neu hier
 
Registriert seit: 02.05.2021
Beiträge: 5
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Durch die elektronische Usmtellung hat sich auch bei mir einiges getan und vieles ist leichter und nicht mehr so umständlich. Kann ich also nur empfehlen. Arbeitslast wird abfallen.
Beate6 ist offline  
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Alt 03.05.2021, 21:59   #27
Ich bin neu hier
 
Registriert seit: 02.05.2021
Beiträge: 5
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Zitat:
Zitat von Imre Holocher Beitrag anzeigen
Moin moin


Michaela meint mit den "exklusiven" Klienten diejenigen, die in der Lage sind, Dein Büro aufzusuchen oder im Falle eines Hausbesuches ihre Unterlagen wenigstens einigermaßen selbst aufzubewahren.



Klienten, die im Koma liegen oder geistig so eingeschränkt sind, dass sie ihre Dokumente eher aufessen als aufheben würden, sind die weniger "exklusiven". Von diesen gibt es auch viele.
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MfG


Imre
Ui die Rattenstory ist ja schon heftig.
Beate6 ist offline  
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