Elektronische Akte

[Imre Holocher]

Moin moin


Michaela meint mit den "exklusiven" Klienten diejenigen, die in der Lage sind, Dein Büro aufzusuchen oder im Falle eines Hausbesuches ihre Unterlagen wenigstens einigermaßen selbst aufzubewahren.



Klienten, die im Koma liegen oder geistig so eingeschränkt sind, dass sie ihre Dokumente eher aufessen als aufheben würden, sind die weniger "exklusiven". Von diesen gibt es auch viele.
Einer meiner Spezialisten hat z.B. eine Ratte im Käfig mit dem Schutz seines Sparbuches beauftragt. Die Bestätigung dass die Ratte das Sparbuch nicht mehr herausgegeben (sondern viel mehr ausgeschieden) hat, gibt es jedes Jahr wieder in der Rechnungslegung...


MfG


Imre

[michaela mohr]

Michaela meint mit den "exklusiven" Klienten diejenigen, die in der Lage sind, Dein Büro aufzusuchen oder im Falle eines Hausbesuches ihre Unterlagen wenigstens einigermaßen selbst aufzubewahren.

Wenigstens du verstehst michNur am Rande ein Tipp zum Ratten-Sparbuch: einfach als verlustigt melden und neu ausstellen lassen.


Das meine ich sogar noch in verschärfter Form. Ich bin in der Regel schon glücklich wenn mir wenigstens eine Tüte voll mit "Knüll" in die Hand gedrückt wird, allerdings gibt es auch solchen bei dem ich mich weigere diesen überhaupt anzufassen, geschweige denn in meinem Büro zu lagern.

Es geht auch nicht um`s lagern sondern grundsätzlich um den Erhalt überhaupt. Es ist wirklich schon Jahre her dass ich beim Erstbesuch wohlfeil geordnete Unterlagen erhalten konnte.

[Imre Holocher]

Moin moin

Zitat von michaela mohr

Nur am Rande ein Tipp zum Ratten-Sparbuch: einfach als verlustigt melden und neu ausstellen lassen.

Die Idee habe ich verworfen. Bei einem Besatnd von 1,33 € und 15,00 € Gebühren für die Verlußtmeldung und Neuausstellung warte ich lieber, bis die Bank nach 10 Jahren das Sparbuch wg. Geringfügigkeit für kostnix ausmistet. So konnte schon so manches verlorengegangene Sparbuch ohne Arbeits- oder Kostenaufwand gecancelt werden.



MfG


Imre

[brumm]

Zitat von Betreuer-Berlin

Ja, gerne.

Es ist in Steuersachen so, aber auch beim Aufbau eines ersetzenden Archivs in Digitalform, dass das Ersetzen, z. B. nach Abgabenordnung, nur dann zulässig ist, wenn die Dokumente revisionssicher abgelegt sind. [...]

Das ist ein wesentlicher Unterschied zu einfach eben einscannen und auf einer NAS-Festplatte ablegen.

Danke. DMS (und der Unterschied zum Beispiel Scan->NAS) ist mir schon klar - ich frage jetzt aber nochmal genauer nach. Wo steht explizit geschrieben, dass Berufsbetreuer das digitale Archiv in einem DMS ablegen müssen? Den Bogen von der Abgabenordnung zum Archiv meiner Betreuungen verstehe ich nicht.

PDF Dateien sind nicht per se manipulationssicher. Dennoch bin ich davon ausgegangen, dass PDF/A (welches ja für die Archivierung gedacht ist) ausreichend ist.

Annahme: eine Betreuung von mir endet. Die wenigen Papierunterlagen die auf meiner Seite übrig sind, kommen in einen Stahlschrank. Die gesammelte digitale Kommunikation (alles PDF) kommt ins digitale Archiv. Fertig. In einigen Jahren gibt es Rückfragen. Es kann auf alles zugegriffen werden.

Behauptung: Es ist einfacher ein Papierarchiv im Nachhinein zu manipulieren, als gesammelte PDF, wo auch immer die dann archiviert werden.

[Betreuer-Berlin]

Das ist gut. Die Klarheit darüber, dass es einen Unterschied gibt, ist mehr, als das, was die meisten Kollegen an Verständnis in diesem Punkt beim Aufbau ihres digitalen Archivs aufweisen (meine Erfahrung). Es hat nichts mit Intellekt zu tun, wohl aber etwas mit dem Interesse an dem Thema und der Bereitschaft sich zu belesen.

Der Bogen von der AO zur eignen Ablage ist einfach darzustellen - ich will und sollte es als vollwertiger Ersatz für meine Aktenablage möglichst manipulationssicher und transparent aufbauen. Hierfür eignen sich (auch im Hinblick auf die Aufbewahrungsdauer) die Bestimmungen der AO (sie ist schon recht umständlich und streng). Zumal es uns auch nach Betreuungsende noch ereilen kann, dass die Finanzbehörde durchaus uns ins Visier nehmen kann (§§ 34, 69 AO) und ich möchte bitte keine Überraschungen und Umstände, die dann meine Zeit und meine Arbeitskraft unnötig binden würden. Ersetzendes Scannen ist eben an einige Formen gebunden/an den orientiert, um die nötige Beweiskraft zu bieten.

Zu Annahme: ich will gar keinen Schrank mit den Akten während der Betreuungsverfahren + 10 Jahre aufbewahren.

Zu Behauptung: Klar, ich kann jedes Schriftstück manipulieren, aber irgendwo muss man halt anfangen.

[Beate6]

Durch die elektronische Usmtellung hat sich auch bei mir einiges getan und vieles ist leichter und nicht mehr so umständlich. Kann ich also nur empfehlen. Arbeitslast wird abfallen.

[Beate6]

Zitat von Imre Holocher

Moin moin


Michaela meint mit den "exklusiven" Klienten diejenigen, die in der Lage sind, Dein Büro aufzusuchen oder im Falle eines Hausbesuches ihre Unterlagen wenigstens einigermaßen selbst aufzubewahren.



Klienten, die im Koma liegen oder geistig so eingeschränkt sind, dass sie ihre Dokumente eher aufessen als aufheben würden, sind die weniger "exklusiven". Von diesen gibt es auch viele.
Einer meiner Spezialisten hat z.B. eine Ratte im Käfig mit dem Schutz seines Sparbuches beauftragt. Die Bestätigung dass die Ratte das Sparbuch nicht mehr herausgegeben (sondern viel mehr ausgeschieden) hat, gibt es jedes Jahr wieder in der Rechnungslegung...


MfG


Imre

Ui die Rattenstory ist ja schon heftig.

[Sableomtze]

Ich dachte meine Frage passt zur Eingangsfrage.
Ich versuche auch digital zu arbeiten. Wie macht ihr das, wenn ihr die Betreuten trefft, nehmt ihr dann noch eine Handakte in Papier format mit? Oder habt ihr ein Tablet oder Laptop dabei, indem ihr alle Unterlagen dabei habt?
Ich habe ein Tablet, jedoch merke ich gerade, dass es nicht so funktioniert wie es soll. Das Programm stürzt ständig ab, wobei es auch ein einfaches Tablet ist. Ich arbeite mit dem Software Programm, mit dem man von überall arbeiten kann. Wer von Euch hat Erfahrungen, mit welchen Geräten. Ich schwanke nun gerade zwischen einen klassischen Tablet mit Keyboard von S.... oder ein Zwischendrin zwischen Laptop und Tablet von M......


Grüsse aus dem hohen Norden Sabine

[Safima]

Hi Sableomtze,

wenn ich ein rein informatives Gespräch führe und viel schreiben muss, nehme ich überwiegend Papier mit. Beispielsweise bei Anhörungen, bei Erstgesprächen mit Betreuten oder bei Gesprächen, bei denen es um den Stand der Dinge bei den Klienten geht. Papiere sammle ich ein und scanne sie später im Büro oder fotografiere sie ab, sofern es sich im Rahmen hält.

Fließtext schreibe ich lieber auf Papier, ergänze hier und da mal eine kurze Info und da nervt mich das Gespringe im Programm, weil es für meinen Geschmack zu lange dauert.

Zu Behörden-, Bank- und ähnlichen Terminen nehme ich gerne mein Convertible mit, weil ich mir da die Schlepperei von Akten spare.

Ich habe mich für ein Convertible von HP entschieden, weil ich das Teil auch mal in Wohnungen, in denen es keine "Abstellmöglichkeiten" gibt, auf dem Schoß halten und bedienen kann. Da war mir die Variante Tablet mit Tastatur zu wackelig.

Der Bildschirm ist ein wenig größer als beim Surface. Ist praktisch, wenn ein Klient etwas lesen will/ unterschreiben soll und nicht ganz so gut sehen kann. Letztendlich aber Geschmackssache, weil es natürlich ein wenig schwerer ist.

Gruß
Safima

[Betreuer-Berlin]

Mein Programm ist Butler 21 Services, daher generell kein Papier. Bei den Hausbesuchen habe ich lediglich die Akten, die ich den Klienten zurückgebe, dabei, ansonsten nur einen Textblock für ungünstige Arbeitsumstände.

Die Unterlagen im Hausbesuchen werden mit OfficeLens (Handy-App) eingescannt und halbautomatisch in das Programm importiert. Unterlagen der Klienten versuche ich nach Möglichkeit gar nicht erst mitzunehmen. Wenn ich größeren Umfang erwarte, etwa Akteneinsicht im Gericht oder in einer Behörde oder bei einem Hausbesuch, dann nehme ich meinen portablen Scanner Scansnap mini mit. Aber OfficeLens tut es auch.

Notizen werden mit Stift in OneNote handschriftlich gefertigt und entweder als PDF in Butler importiert oder transkribiert als Terminnotiz.

Klappt gut und ich bin mit einer kleinen hübschen und leichten Aktentasche unterwegs.