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Elektronische Akte

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Hallo, die Digitalisierung ist ein sehr interessantes Thema, mit dem ich mich auch zur Zeit befasse. Die Papier/Postflut und mein ...


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Alt 09.07.2021, 10:35   #31
Forums-Azubi
 
Registriert seit: 05.11.2013
Beiträge: 32
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Hallo,


die Digitalisierung ist ein sehr interessantes Thema, mit dem ich mich auch zur Zeit befasse. Die Papier/Postflut und mein immer größer werdendes Aktenarchiv lassen auch mich nach Lösungen suchen.


So hat meine Steuerkanzlei eine DMS Software und für 1100€ einen Durchzugscanner (so groß wie ein Tintenstrahldrucker), der 50 Blatt Papier beidseitig in 1 Minute einscannt und mit der DMS Software automatisch nach Aktzenzeichen, Adressen, Namen digitalisiert und auf dem PC in einer Ordnerstruktur unterbringt.


SO etwas versuche ich auch gerade aufzubauen, kann mir aber bisher kaum vorstellen, dass eine Software all unsere Post automatisch kategorisiert und so benennt, dass man NICHT mehr eine Stunde mit dem Sortieren und Umbenennen verbringen muss.


Ist jemdand schon soweit, dass das recht einfach klappt?


Und mit welcher Hard- und Software?


Grüße,


Tom
tom b. ist offline  
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Alt 09.07.2021, 15:59   #32
Berufsbetreuer
 
Registriert seit: 21.02.2008
Ort: Hessen
Beiträge: 986
Standard

Zitat:
Zitat von tom b. Beitrag anzeigen
SO etwas versuche ich auch gerade aufzubauen, kann mir aber bisher kaum vorstellen, dass eine Software all unsere Post automatisch kategorisiert und so benennt, dass man NICHT mehr eine Stunde mit dem Sortieren und Umbenennen verbringen muss.


Ist jemdand schon soweit, dass das recht einfach klappt?


Und mit welcher Hard- und Software?


Grüße,


Tom

Ich digitalisiere alles in PDF (auch Emails) und verwende hierzu einfachste Mittel, nämlich einen guten Scanner, den Windows PDF-Drucker (ergänzt durch einen PDF-Editor) und den wirklich sehr guten Windows-Dateimanager.


Um Schreiben gut sortiert zu halten und alles schnell zu finden, braucht es vor allem ein gutes Dateibenennungssystem.


Bei mir gibt es in den Klientenordnern auf der Festplatte die typischen Unterordner (Gericht KV/PV, Banken, Gläubiger etc.).


Zum Scannen nutze ich die schlanke und unschlagbar gute Gratis-Software Naps2 (Ich spende allerdings jährlich was). Emails werden als PDF in die Ordner gedruckt.



Der heilige Gral des Ganzen ist die Dateibenennung. Hier will ich keinen Automatismus, sondern Herr des Geschehens bleiben.


Benennungssystem:



Institution--evtl Aktenzeichen-- Datum des Schreibens im Format JJ-MM-TT--Gegenstand (z. B. Beschluss, Bescheid bis xx-xx-xx Anfrage, Mttlg)-- hintendran noch ein E für (Post-) Eingang oder ein A für Ausgang. Manchmal hänge ich noch ein "AW JJ-MM-TT" mit rein, und vermerke so, auf welches eingegangene Schreiben sich das Dokument bezieht.



Alles sortiert sich so von selbst chronologisch. Am Anfang hat man etwas mehr Arbeit mit der Dateibenennung. Mit der Zeit wiederholen sich die Dinge, sodass man über die "speichern unter"-Funktion auf vorhandene Dateinamen zurückgreifen und diese leicht abändern kann. Es geht dann irgendwann alles recht fix.



Hält man sich bei der Dateibenennung an einige Regeln, findet man tatsächlich über das bloße Draufschauen oder eben über die Suchfunktion im Dateimanager sofort alles, was man braucht.


Ich kann nur dazu raten, auf die Dateisortierung- und Benennung etwas Zeit und Sorgfalt zu verwenden. Man holt diese Zeit später dicke wieder rein, indem man alles direkt findet.
Flafluff ist offline  
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Alt 09.07.2021, 19:23   #33
Admin/Berufsbetreuer
 
Benutzerbild von Imre Holocher
 
Registriert seit: 16.03.2004
Ort: Betreuungsbüro Herrlichkeit 6 in 28857 Syke
Beiträge: 7,578
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Bei der Dateibenennung kann ich Flafluff nur zustimmen.
Das ist Arbeit an der richtigen Stelle, die Nerv an der falschen Stelle spart.


MfG
Imre
__________________
Fehler sind dazu da, um sie zu machen
und daraus zu lernen.
Fehler sind nicht dazu da, sie dauernd zu wiederholen.
Imre Holocher ist offline  
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Alt 15.10.2021, 20:41   #34
Einsteiger
 
Registriert seit: 16.06.2009
Ort: Hessen
Beiträge: 12
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Alles soweit klar außer:
wann kann ich die digitalisierten AG-Beschlüsse, Gutachten, Rechnungslegungen und auch Original-Dokumente (Familienpapiere, Zeugnisse etc) schreddern?
1. Bei Betreuten mit weiterer Betreuung bei einem anderen Betreuer, der die Dinge nicht holt
2. Bei Betreuten ohne weitere Betreuung, die ihre Unterlagen nicht holen
3. Bei verstorbenen Betreuten


Reichen die gemeinhin gesprochenen zehn Jahre Frist? Ich mache den Job schon ziemlich lange und überlege langsam, was ich der Nachwelt davon so alles vererben muss...
Retterchen ist offline  
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Alt 17.10.2021, 15:06   #35
Moderator
 
Benutzerbild von HorstD
 
Registriert seit: 24.03.2005
Ort: Duisburg, Ruhrgebiet, NRW
Beiträge: 3,337
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Hallo, irgendwie ist schon die Fragestellung als solche falsch, und auch die Kategorie (nicht Technik, sondern Recht).

Bei der Aufbewahrung geht es um die Sachen, die dem Betreuten gehören. Beschlüsse des Betreuungsgerichtes bekommt der Betreuer „für sich“. Müssen also nicht aufbewahrt werden.

Der restliche Schriftverkehr von, an oder über den Betreuten ist dessen Eigentum. Ex-Betreuter und Erbe können darauf verzichten, ich würde aber aus einem einfach-nicht-melden nicht darauf schließen. Also erst mal in die Kiste in den Keller. Das Eigentum erlischt durch Zeitablauf nach 10 Jahren (nach Betreuungsende, § 937 BGB), aber nicht hier, weil man ja weiß, dass es dem Ex-Betreuer nicht gehört, § 937 Abs. 2 BGB). Von Bedeutung ist die Frist für Schadensersatzansprüche bei Vermögensschäden (ebenfalls 10 Jahre nach Betreuungsende, § 199 Abs. 3, 207, 1833 BGB). Das Eigentumsrecht bleibt aber bestehen.

Insbesondere das, was als „Originaldokumente“ bezeichnet wurde, würde ich im beschriebenen Fall nach dem Hinterlegungsgesetz des jew. Landes beim Gericht hinterlegen.

Sollte es sich um einen Betreuerwechsel handeln und der Nachfolger kommt nicht aus dem Quark, einfach beim Gericht anschwärzen, damit die dem im Rahmen ihrer Aufsichtsfunktion Beine machen. Dito bei Nachlasspflegern (dort Nachlassgericht).
__________________
Mit vielen Grüßen
Horst Deinert

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HorstD ist offline  
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Alt 20.10.2021, 20:08   #36
Einsteiger
 
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Ort: Hessen
Beiträge: 12
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Ja, stimmt, sorry, es ist nicht Technik, außer dem vorherigen Vorgang des Scannens und dem nachfolgenden des Schredderns. Vllt. einfach verschieben?

Es sind also zehn Jahre und dann wieder doch nicht bei den Urkunden etc mangels Eigentumsübergang. Ob das Gericht mir Sachen abnimmt, da bin ich gespannt.

Scanne übrigens mit einem Japan-Scanner große Mengen an Altakten zum jeweiligen Betreuten nach Thema und Jahren. Funktioniert pfeilschnell und die Akten werden zunehmend schlanker. Also doch noch bisschen Technik :-)
Retterchen ist offline  
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Alt 20.10.2021, 23:02   #37
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Ort: Duisburg, Ruhrgebiet, NRW
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Gegen das Einscannen (und Vernichten des Ursprungspapiers) ist im Grunde nichts einzuwenden - sofern man Urkunden im engeren Sinne in Papierform behält. Denn bei dem üblichen Akteninhalt kommts ja nicht auf die Form, sondern den Inhalt an.

Man muss sich allerdings mit dem Gedanken anfreunden, dass man ggf nach Betreuungsende alles noch mal ausdrucken muss. Denn egal ob Ex-Betreuter, Erbe oder Nachfolgebetreuer: niemand muss sich mit einer DVD mit den PDFs begnügen (wenn der Schriftverkehr zuvor analog war). Oft wird das kein Problem sein, im Einzelfall aber schon. Anders könnte es sein, wenn es um „Schrift“-verkehr geht, der nie in analoger Form vorgelegen hat. Aber bis es dazu mal eine Gerichtsentscheidung in Deutschland gibt, kanns dauern.
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Mit vielen Grüßen
Horst Deinert

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Alt 21.10.2021, 08:52   #38
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Zitat:
niemand muss sich mit einer DVD mit den PDFs begnügen (wenn der Schriftverkehr zuvor analog war)
Aus reinem Interesse die Frage woher du das ableitest?

Das ist auch immer mein Argument gegenüber Kollegen die dem ehemaligen Betreuten oder den anderen Rechtsnachfolgern eine CD in die Hand drücken (möchten).
__________________
diese kommunikation wurde im rahmen der überwachungsgesetze auf ihre kosten dauerhaft gespeichert und wird jederzeit weltweit gegen sie verwendet werden. danke für ihre kooperation.
michaela mohr ist offline  
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Alt 21.10.2021, 15:02   #39
Moderator
 
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Ganz einfach, weil der Herausgabeanspruch ein eigentumsrechtlicher ist (§ 985 BGB) ist. Digitalisiertes ist allenfalls geistiges Eigentum. Man erwirbt an Software ja auch kein Eigentum, sondern nur ein Nutzungsrecht.
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Alt 21.10.2021, 16:46   #40
Einsteiger
 
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Mist. Dann könnte ich mir nur vom Eigentümer, also meinem Betreuten oder Ex-Betreuten eine schriftliche Einverständniserklärung holen, die Dinge zu digitalisieren und auch bzw. vor allem das Ding an sich, also das Papier, im Anschluss zu vernichten. Dann sollte es wieder ok sein.

Viele wollen das ganze Schriftzeug ja gar nicht haben. Es müsste daher in jedem Fall individuell abgestimmt werden.
Retterchen ist offline  
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