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Elektronische Akte

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Hallo, für mich stellt sich die Frage, was wichtig(er) ist: Digitalisierung oder Platz sparen? Wenn ich jedes Schriftstück, dass ich ...


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Alt 30.12.2021, 14:31   #41
Ehrenamtlicher Betreuer
 
Registriert seit: 23.02.2004
Ort: im Norden
Beiträge: 1,688
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Hallo,

für mich stellt sich die Frage, was wichtig(er) ist: Digitalisierung oder Platz sparen?

Wenn ich jedes Schriftstück, dass ich erhalte, einscanne und dann vernichte (außer der Bestellung), dann würde das natürlich die Aktenordner sehr dünn halten und viel Platz sparen. Da muss man natürlich sehr auf Datensicherung achten, sonst gibt es gewaltige Probleme.

Bei der Digitalisierung, also z. B. scannen als durchsuchbare PDF-Dateien, ist das Auffinden bestimmter Dokumente natürlich einfacher, auch, wenn sie falsch abgelegt sind.

Ich habe vor ca. 18 Monaten im Urlaub mit einem gebrauchten Dokumentenscanner über 2500 Seiten eingescannt. Wann habe ich aus diesen Datensätzen mal etwas gebraucht? Sehr selten :-(

Als Betreuer muss ich höchstens mal auf die Grundsicherungs- und Eingliederungshilfebescheide zugreifen. Und auf die Bestellung.

Ich hatte früher auch die Vorstellung, per Handy oder Tablet-PC von überall her auch meine Betreuungsunterlagen zugreifen zu können. Das hat sich nicht bewährt, weil ich es einfach nicht brauchte. Da interessiert mich eure Erfahrung, ich bin ja "nur" ehrenamtlicher Betreuer.

Was ich mir wünschte, wäre, dass ein -erschwingliches- Programm die Kontoauszüge einliest, die Buchungsdaten (Datum, Betrag, Verwendungszweck, Auszug Nr./Blatt) in eine Excel-Tabelle überträgt und mir damit das dusslige Abtippen abnimmt.

Vielleicht sollte hier eher eine Petition an das Justizministerium online gestellt werden, damit dieses sinnentleerte übertragen der Daten aus den Kontoauszügen in die Vordrucke der Gerichte entfällt. Es ist in den Auszügen doch alles angegeben, was soll das denn noch? Oder ich schreibe selbst an den Justizminister

Ich wünsche allen ein gutes und gesundes Jahr 2022.

Viele Grüße

Andreas
AndreasLübeck ist offline  
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Alt 30.12.2021, 18:06   #42
Forums-Geselle
 
Registriert seit: 19.08.2021
Ort: NRW
Beiträge: 118
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Zitat:
Zitat von AndreasLübeck Beitrag anzeigen

Was ich mir wünschte, wäre, dass ein -erschwingliches- Programm die Kontoauszüge einliest, die Buchungsdaten (Datum, Betrag, Verwendungszweck, Auszug Nr./Blatt) in eine Excel-Tabelle überträgt und mir damit das dusslige Abtippen abnimmt.
Dafür gibt es Programme, nämlich so ziemlich jede Betreuungssoftware (u.U. in Verbindung mit einer Banking Software.) Die wiederum gibt es in verschiedenen Preisklassen, von Jaguar bis Fahrrad

Aber auch so: Sobald du Online-Banking hast, wovon ich bei soviel Digitalisierungsaffinität mal ausgehe, kannst du .csv Dateien im Excel-Format exportieren. Dann musst du die Tabelle nur noch etwas aufhübschen, geht garantiert schneller als abtippen.
bisanne ist offline  
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Alt 04.01.2022, 14:48   #43
Ehrenamtlicher Betreuer
 
Registriert seit: 23.02.2004
Ort: im Norden
Beiträge: 1,688
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Hallo,

das setzt aber voraus, dass man zumindest vierteljährlich für alle Betreuten die Auszüge von der Bank runterlädt und speichert. Längst nicht jede Bank bietet die Möglichkeit an, länger zurückliegende Auszüge runter zu laden.

Ich habe es versucht, alle drei Monate, mit Erinnerungstermin in Outlook, und warum auch immer, es hat nicht gut geklappt. Aber das ist meine Schuld.

Da ich beruflich auch manchmal Akten des Gerichtes auf den Tisch bekomme, wundere ich mich, wie viele tatsächlich noch per Hand jede Buchung übertragen. Oder mit selbstgestrickten Tabellen arbeiten.

Viele Grüße

Andreas
AndreasLübeck ist offline  
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Alt 04.01.2022, 21:34   #44
Admin/Berufsbetreuer
 
Benutzerbild von Imre Holocher
 
Registriert seit: 16.03.2004
Ort: Betreuungsbüro Herrlichkeit 6 in 28857 Syke
Beiträge: 8,574
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Moin moin


Mich wundert allerdings auch, wie man nur alle drei Monate mal auf das Konto der Betreuten sehen kann. bei einer ganzen Reihe von Betreuten ist es sinnvoll wirklich jeden Tag auf das Konto zu sehen, weil sonst böse Überraschungen garantiert sind.



Da ist so was wie die "großen" Programme und sfirm oder ähnliches angenehm praktisch. Keine besondere Aktion die Daten von den Banken runterzulutschen und in das Betreuerprogramm einzupflegen. Das gehört zur täglichen Standardübung im Sekretariat. Zusicht auf die Konten und die jeweilige Rechnungslegung sind dann nur noch ein Klacks.


MfG
Imre
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Imre Holocher ist offline  
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Alt 04.01.2022, 23:12   #45
Routinier
 
Registriert seit: 25.06.2021
Ort: zwischen NRW & Niedersachsen
Beiträge: 1,225
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Wo wir schon mal bei Kontoauszüge sind:
Arbeitet hier jemand mit EBICS (Verfahren für Massenzahlungsverkehr)?
Mächschen ist offline  
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Alt 22.01.2022, 10:46   #46
Club 300
 
Registriert seit: 18.11.2019
Ort: NRW
Beiträge: 355
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Ich arbeite auch mit dem B21. Trotzdem führe ich parallel eine Handakte. Eigentlich habe ich die ganzen Vorgänge doppelt: im B21 und in der Handakte. Das ist natürlich ein großer Arbeitsaufwand und auch ein Platzproblem: das Büro steht voll von gefüllten Aktenordnern. Ich habe einfach nicht die Traute, die Briefe etc. wegzuwerfen und nur auf das digitale Büro zu vertrauen. Eigentlich würde es ausreichen, wenn man die Beschlüsse und Bescheide aufbewahrt und den Rest "vernichtet". Konnte mich dazu aber irgendwie nicht durchringen. Geht es jemandem von Euch auch so?
Just ist offline  
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Alt 22.01.2022, 16:19   #47
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Moin moin


Geht mir auch so. Allerdings habe ich mir nie Sorgen um die Aktenmenge gemacht. Als ich angefangen habe, war die Digitalisierung noch Science Fiction.

Allerdings habe ich nur die aktuellen Aktenorder im Büro und den Rest im Archiv (Keller) eingebunkert.

Akten ehemaliger Betreuter, die älter als 10 Jahre sind werden geschreddert. Zum Teil auch Altakten von Betreuten, wenn sie ebenfalls älter als 10 Jahre sind (z.B. abgegessener Schuldenkram oder Sachen zu ehemaligen Wohnungen - also nix was noch mal wieder aktuell werden könnte).


Für solche Archive (aber auch für die Büros) sind Zylinderregale richtig gut. Da passt irre viel mehr rein als in die üblichen Wandregale. Sie sind deutlich übersichtlicher - aber auch teurer. Da lohnt sich das Absetzen...
Ein sinnvolles Archivierungssystem nach dem die Akten gebunkert werden sollte man sich schon einfallen lassen. Z.B. neue Aktenzeichen nach dem Jahr des Betreuungsendes bzw. der Abgabe und dann die Nummer (z.B. 2022/1, 2022/2 etc.). Dann kann man die Akten der Reihe nach im Regal versenken und anhand einer Liste, die die Aktenzeichen mit den Namen der Betreuten verbindet ganz schnell wiederfinden.


MfG
Imre
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Imre Holocher ist offline  
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Alt 04.02.2022, 14:27   #48
Forums-Gesellen-Anwärter
 
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Ort: Sachsen-Anhalt
Beiträge: 58
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Imre, ist mit Zylinderregal so eine Art Rondell (Ordnerdrehrolle) gemeint?
Domenica ist offline  
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Alt 04.02.2022, 18:53   #49
Admin/Berufsbetreuer
 
Benutzerbild von Imre Holocher
 
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Ort: Betreuungsbüro Herrlichkeit 6 in 28857 Syke
Beiträge: 8,574
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Moin moin


Ja. ca. 1 Meter Durchmesser, 2 Meter Höhe und Platz für 120 dicke Akten. Die Dinger gibt es einmal mit den Etagen einzeln drehbar und auch als Gesamtregal drehbar. Letzteres ist eher für ein Archiv besser, an dem man nicht so oft drehen muss.

Die gibt es auch in 120 cm Höhe.
Billig sind sie nicht, aber ihr Geld sind sie alle wert.



MfG
Imre
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Imre Holocher ist offline  
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Alt 10.02.2022, 11:14   #50
Routinier
 
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Ort: Niederrhein
Beiträge: 1,080
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Mal zum Thema archivieren (besonders wichtig, gleich zu Beginn der selbständigen Tätigkeit ein vernüfntiges System zu organisieren):


Habe mir bei Staples so große stabelbare Plastikboxen gekauft (die kann man auch immer schön nachkaufen, öfters mal im Angebot). Jede Box hat eine eigene Nummer (z.B. 2022-01).


Führe eine Exceltabelle, mit Namen Betreuten, was archiviert wird, wann es archiviert wurde, wann es vernichtet werden kann und vor allem in welcher Box es hinterlegt ist.


Bekomme ich eine RL zurück, die ich nicht dem Betreuten in die Hand drücken kann, kommt es in eine der Boxen. Aktenordner werden zum archivieren aufgelöst und die Blätter kommen auf eine große Klammer (Ordner nehmen zu viel Platz weg). Wird ein Ordner zu voll, kommt ein Teil ebenfalls in eine Box.


Vorteil der Boxen: man kann die ja beliebig anordnen, Material ist geschützt (so kann das Zeugs halt auch im (feuchteren) Keller, Dachboden, Garage), kleine "Suchrahmen", da ja nur in einer Box zu suchen ist.


Mittlerweile hat sich das Digitalisieren eingespielt, das ich kaum noch im Ordner schauen muss. Papierordner werden aber immer noch vorgehalten.


Gelernt habe ich es bei meiner Hospitanz bei einem Betreuerkollegen, als wird 2 Std. im muffigen Keller der bis unter die Decke mit Aktenordner von 3 Berufsbetreuern der letzten 20 Jahre, einen bestimmten Ordner gesucht haben ....
__________________
"SIE sind doch der Betreuer? SIE machen das jetzt!"
ufzeer ist offline  
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