Elektronische Akte

[Monika 27]

Nutz irgendjemand bereits eine e-Akte?

Ich würde gern wissen ob die Digitalisierung auch tatsächlich Zeit sparender ist und welches Programm ihr nutzt bei einem Einzelunternehmen? Bei meinen Recherchen sind auch die Preise nur auf Anfrage zu finden ;-(

Hoffe auf hilfreiche und nützliche Tipps.

Viele Grüße bis dahin
Monika

[Leuchtturm-H]

Moin,


ich arbeite mit Plesoft fast ausnahmslos papierlos. Dokumente werden gescannt, und passend abgelegt. Zusätzlich bleiben die Daten in einem allgemeinen Postordner, zur eigenen Sicherheit. Auch der Mailverkehr wird allgemein abgelegt und über das Programm dem entsprechenden Betreuten zugeordnet.


Bei zwei Arbeitsplätzen für mich die beste Lösung.


Grüße
Der Leuchtturm

[K.Wagner]

"Bei der Arbeit" unterstützt das digitalisieren in der eigenen Dokumentenverwaltung, alternativ kann man Dokumente direkt in der Verzeichnisstruktur des einzelnen Betreuten ablegen und im Programm darauf zugreifen.

Zur Zeitersparnis:
Anschreiben erstellen und ausdrucken, 40seitiges Pflegegutachten aus der Papierakte pulen und samt Anschreiben auf das Fax legen, auf Sendebestätigung warten und alles wegheften.

Oder

Anschreiben erstellen, Pflegegutachten als PDF anhängen, elektronisch an das Fax senden, Anschreiben speichern, bei Gelegenheit das Sendeprotokoll aus dem Fax nehmen und ablegen.

Rechne es dir aus

[Flafluff]

Für gute Bürodigitalisierung reichen eigentlich : ein Scanner, ein Office-Programm, der Windows-Explorer und optional ein ein pdf-Editor . Und natürlich der Wille, auch bereits Digitalisiertes zu "digitalisieren" (bspw. Emails als pdf mit guter Dateibenennung in den Klienten(unter-)ordner zu drucken, auch die gesendeten.



Das Entscheidene an der Digitalisierung ist die Dateibenennung. Baut man diese systematisch geschickt auf, hat man erstens alles gut thematisch und chronologisch geordnet und findet zweitens alles, was man sucht, in Windeseile.


Und es braucht eine gewisse Disziplin. Wird alles digitalisiert, bzw. gesondert digital gespeichert verkürzt sich mit der Zeit der Aufwand für Dateibennung enorm, da man zb. nur ein, zwei Zahlen an der Datumssignatur im Dateinamen einer vorheigen Datei ändern muss. Auf der anderen Seite ist alles sehr schnell nachvollziehbar, weiterleitbar und editierbar. Unter dem Strich bei mir eine sehr deutliche Zeitersparnis.

[Betreuer-Berlin]

Meine Meinung: elektronische Aktenführung von Anfang an über 10 Jahre zuerst mit einer NAS (Festplatte), BdB @ work und MS Office - sehr störanfällig, unsicher, recht hoher Pflegeaufwand.

Seit 2 Jahren Butler 21 und elektr. Gerichtsclient Governikus: viel viel schlanker, immer bei mir, jederzeit griffbereit, kein Papier im Büro bis auf 3-5 Rindordner. Praktisch kein Pflegeaufwand. Und ich erledige definitiv schneller meine Arbeit und verpasse keine einzige Frist mehr durch Erinnerungen und Vernetzungen. Portokosten sind drastisch gesunken durch elektr. Übermittlung an Gerichte, Staatsanwaltschaften, Behörden usw.

Ich kann nur empfehlen das moderne leistungsfähige Büro elektronisch zu führen.

[Susi K]

Zu der Preisfrage hat noch keiner etwas geschrieben.

[Betreuer-Berlin]

Nun, ein Angebot kann man sich beim jeweiligen Anbieter ja immer einholen. Da sind eigentlich alle transparent.

Butler21 im Monat:
9,00 € Faxfunktion
63,00 € Lizenzgebühr (max. Höhe, niedriger abhängig vom Umsatz)
5,10 € MS-Server
26,50 € Rechenzentrum-Nutzung (VPN-Gate quasi)

[Monika 27]

Vielen lieben Dank an alle.
Für mich ist noch nicht das richtige dabei. Zum mindestens nicht nach meinen Vorstellungen

Ich möchte von Anfang an Papier sparen und digitalisieren, nur das notwendigste in Papierform aufheben.

Butler kommt für mich nicht in Frage.

Ich werde vermutlich mir "das" doch selbst erstellen und dann in einer Cloud speichern.

Ich wünsche euch allen ein gutes Jahr 2021

Viele Grüße
Monika

[Monika 27]

Vielleicht kann ich noch erwähnen, das ich mich mit RA-Micro beschäftigt habe. Das finde ich prima, aber es ist für einen Rechtsanwalt konzipiert und die Begrifflichkeit im Betreuungsrecht ist anders, daher dachte ich an eine ähnlich Software.

Ich möchte eine e-Akte so haben, als sei es mein "Papierordner" und als zusätzliche Funktion möchte ich Texte / Dokumente auch durchsuchen können nach bestimmten Wörtern (falls ich später mal eine Unterlage wie ein Zeugnis oder so suche).



Neujahrsgrüße
Monika

[Leuchtturm-H]

Moin,

mein oben genanntes Programm kostet als Leasing-Version 199 Brutto im Jahr, incl. Hotline und Updates, für ein Arbeitsplatz. Hardware, wie Fax Druck und Scan wird erkannt. Aus dem Programm lässt sich papierlos faxen. Für ein Arbeitsplatz reicht die Festplatte im Rechner aus, tägliche datensicherung sollte aber auf einer ext. Festplatte täglich geschehen.


Für meine drei Arbeitspläte möchte Herr Pledel 300 Euro brutto haben.

Bisher hat es 7 Jahre funktioniert, damit Betreuungen und die eigene Buchführung zu führen.

Weiteres per PN, Werbung ist hier nicht erlaubt.


Grüße
Der Leuchtturm