Best Practice mit Scandiensten?

[FrankenBetreuung]

Ich nutze seit Februar einen Scananbieter aus Berlin, meine Post wird an einem Standort in Bayern gescannt. Jetzt, wenn die Briefe gezählt werden, bin ich selbst über unsere Leistung erstaunt: ca. 350 Briefe/Monat. Die Kosten sind verhältnismäßig hoch, ich könnte eine TZ-Aushilfe dafür bezahlen. Oder anders gedacht, der Scandienst kostet mir ca. 1 Stunde Büroaushilfe am Tag. Dabei kann die Aushilfe mal ausfallen, der Scandienst nicht.

Dabei sind die Dokumente nur gescannt, nicht nach meiner Formel benannt, nicht aufgeräumt und nicht als Aufgabe angelegt. Wir sind noch dabei, die Vor- und Nachteile abzuwägen und die Workflows für den Dokumentenumlauf zu erproben. Trotzdem möchte ich nicht mehr zum Schreibtisch mit Papierbergen zurück.


Liebe Grüße Ekaterina

[mihema]

Ich hatte auch mal kurz über den Scandienst von der Post nachgedacht.

Es ist schon reizvoll, die Briefe gleich digital zu erhalten, AAABER...

Man bekommt 1x im Monat dann alle Brief zugesandt. Die müssen dann sortiert und abgeheftet werden. Allein dieser Aufwand kostet mich dann wieder sehr viel Zeit.

Hinzu kommt die nicht zu meinem System passende Nomenklatur der Dateinamen. Also muss ich alles nach dem Herunterladen umbenennen.

Die Abläufe bei uns im Büro sind schon so eingerichtet, dass es günstiger ist, mit unserer Mitarbeiterin die Briefe selber zu scannen. So arg viele sind das am Tag auch nicht.

[Leuchtturm-H]

Wie soll der Scandienst denn arbeiten? Wird die Post zum scannen hingeschickt? Soll dort die Postadresse sein, soll mit Nachsendeantrag gearbeitet werden?

[mihema]

Bei der Deutschen Post geht das ganz einfach. Das ist dann so ähnlich wie ein Nachsendeauftrag: deine Post landet halt dann sofort in der Scanstelle und einmal im Monat in deinem Briefkasten.

Aber ehrlich: bei ca. 15 Briefen am Tag kommt man schon auf rd. 300 Briefe, die ich dann trotzdem jeden Monat auf einmal durchschauen und einsortieren darf. Da ist man auch gleich wieder einen Tag nur mit Einsortieren beschäftigt...

[Imre Holocher]

Moin moin

Zitat von mihema

Da ist man auch gleich wieder einen Tag nur mit Einsortieren beschäftigt...

Diese sorge hätte ich auch. Aber beim Digitalisieren müßte man sich eher mit dem Aussortieren und Schreddern beschäftigen, da sonst die Aktenordner immer dicker werden. Da wollte man doch eigentlich von weg kommen.


MfG
Imre

[Flafluff]

Zitat von Imre Holocher

Aber beim Digitalisieren müßte man sich eher mit dem Aussortieren und Schreddern beschäftigen, da sonst die Aktenordner immer dicker werden. Da wollte man doch eigentlich von weg kommen.

So ist es. Man kommt davon weg. Nach dem Scannen wandern die meisten Schriftsücke direkt in den Sammelbehälter. Dreimal im Jahr bringe ich ca. 30kg Papier zum Schreddern, das sich sonst in Ordnern ausbreiten würde. Das macht eine WfbM für wenig Geld und mit hohem Sicherheitsstandard.



In die Ordner kommt nur noch, was ich für die RL brauche, oder wichtige Dokumente, die besser im Original aufbewahrt werden. Die hefte ich dann chronologisch ab. Vor dem Scannen steht auf jedem Schriftstück oben links entweder RL für Rechnungslegung oder CA für chronologische Akte. Wenn da nichts steht, weiß, ich, das Zeug ist geschreddert oder auf dem Weg dorthin. Meine Handakten sind nur in die Bereiche RL und CA untergliedert.



Kleine Bearbeitungs- oder Rücksprachevermerke mach ich auch oft direkt auf die Post, bevor ich sie scanne und wegschmeiße. Vieles davon mit Stempeln, von denen ich eine Menge habe. Aber auch handschriftlich und digital, wenn ich später nochmal mit dem Schriftstück zu tun habe. Das geht alles ziemlich fix und ich muss bei alten Vorgängen nie lange überlegen oder suchen.

[Leuchtturm-H]

Moin,

bei meinen Dienst vor Ort erhalte ich nur die Post, die auch im Original möchte. Der Rest wird gesammelt und nach drei Monaten geschreddert.

Bis auf Bestallungsurkunden, Urkunden, etc. lege ich nichts mehr in Akten ab.

Der Leuchtturm

[volki]

Nach der Lektüre der Beiträge kristallisiert sich heraus, dass ein Scandienst mehr Nach- als Vorteile hat:

Der größte Zeitaufwand besteht ja, einen guten Dokumentenscanner vorausgesetzt, nicht im Scannen selbst, sondern in der Nomenklatur der Dateien und deren Einbinden in die eigene Hierarchie, so wie mihema das weiter oben bereits formulierte. Und diese Tätigkeit bleibt auch nach Beauftragung eines Scandienstleisters weiterhin an einem selbst hängen. Wozu also viel Geld für einen Dienstleister ausgeben? Nur um sich der simplen und wenig zeitaufwendigen Tätigkeit zu entledigen, täglich ein bisschen Papier in den Scanner zu legen?

Ergonomisch, praktisch und zeitsparend ist es, wie Flafluff schildert "Kleine Bearbeitungs- oder Rücksprachevermerke" vor dem digitalisieren mit einem Stift "direkt auf die Post" zu machen. Diese Möglichkeit entfiele bei bereits digitalisierter Post vom Scandienst gänzlich.

Einen Vorteil eines Scandienstes könnte man immerhin darin sehen, wenn man von diesem, wie Leuchtturm-H schildert, nur jene Post in Papierform erhielte, die man "auch im Original möchte". Das heißt, der Scandienst übernähme dann das Schreddern und die Entsorgung der Makulatur und diese (zugegeben nervige) Aufgabe bliebe einem im Büro erspart. Ich weiß allerdings nicht, ob es meiner Verantwortung als Betreuer gerecht würde, darauf zu vertrauen, dass ein Hilfsdienst da die nötige Zuverlässigkeit an den Tag legt.

[Leuchtturm-H]

Zitat von volki

Ich weiß allerdings nicht, ob es meiner Verantwortung als Betreuer gerecht würde, darauf zu vertrauen, dass ein Hilfsdienst da die nötige Zuverlässigkeit an den Tag legt.

Moin,

sowas geht wohl nur, wenn der Dienst vor Ort ist, der Dienst sich wie bei mir, hinreichend mit Betreuungen auskennt und kurze Wege möglich sind.

Ich rege daher mal an, nach kleineren Scandiensten zu suchen und mal die ganze Sache durchzusprechen. Wichtig finde ich bei der Auswahl, dass der Dienst ausreichend zertifiziert ist.

Wenn es läuft, ist es zumindest für mich eine lohnenswerte Investition.

Der Leuchtturm

[Freed]

Moinsen,


das Thema treibt mich ja auch ein wenig um. Aber ich werde definitv selbst scannen und dann die PDFs mit OCR behandeln lassen / einen Scanner kaufen, der das automatisch macht. Den Eingangsordner werde ich vom Ijuggler überwachen lassen (Haze ists glaub bei Mac) und entsprechend Regeln erstellen (für jeden Klienten eine). Kommt der Name "Müller" drinne vor, wird die Datei dann automatisch Mueller_Datum_Rechnung genannt und ich muss nur noch gucken, ob das stimmt. Zumindest im Testversuch (siehe Vorstellungsthread) hat es schon halbwegs geklappt.

Man könnte es auch über Puddle versuchen die PDFs umzubenennen und dann DropIt nehmen - aber das erscheint mir dann doch etwas zu aufwendig.



MfG
Freed