Best Practice mit Scandiensten?

[FrankenBetreuung]

Hallo liebe Miitstreiter,

ich bin an dem Punkt angekommen, dass das Einscannen, Benennen, Abspeichern der Post enorm viel Zeit kostet und habe mich für einen Scandienst entschieden. Umgerechnet würde es mir täglich eine halbe Stunde Arbeitskaft kosten. Die Umstellung auf 100% digitalen Posteingang hat zu Konsequenz, dass die Arbeitsabläufe komplett umgedacht werden müssen. Frage an erfahrene Scanservice- Nutzer Nach welchen Stichworten sortiert ihr die Eingangspost? Welche Workflows haben sich bewährt?Ist es realistisch, alle Kanäle (Post, eBO, digitaler Posteingang) zusammenzufügen?


liebe Grüße
Ekaterina

[HorstD]

Hallo Ekatarina, zunächst natürlich nach den einzelnen Betreuten. Und innerhalb derer würde ich diejenigen Posteingänge vom Rest trennen, die als Belege bei der nächsten Rechnungslegung dabei sein werden
(Rechnungen, Bewilligungsbescheide usw).

[Clark]

Hallo Ekaterina,
Also ich habe wie Horst einen Ordner pro Betreuten jeweils mit den Unterordnern:
Amtsgericht
Rente
Sozialamt
Krankenkasse
Heim
Vermögen
Rechnungen
…
…
Und benenne z.B. ein eingegangenes Dokument
„ GruSiBescheid 20240210“ dann im Unterordner Sozialamt abgelegt.

Viele Grüße, Clark

[Imre Holocher]

Moin moin


Ich strick meinen Laden auch gerade digital um. D.h. ein Papiertieger will nach 26 Jahren zum Digitalflieger werden.

Der Papiermüll nimmt einfach Überhand, die Formulare werden unanständig viel länger und die eingehende Post weder weniger noch müllfreier. Es gibt bestimmt praktikablere Varianten als meine - und die geht so:


- Jede/r Betreute hat einen eigenen Oberordner mit seinem Namen. Und dann gibt es Unterordner


- "Scans/Fotos": Sämtliche eingehende Post wird eingescannt und in diesem Ordner abgelegt. Dieser Ordner hat auch Unterordner, sortiert und benannt nach den Aufgabenkreisen



- dann gibt es den Ordner "Briefe": Alle ausgehende Post wird dort geschrieben - so wie man früher die Briefe geschrieben und benannt hat. Da steht dann auch drin, ob das Ding als Brief, als Fax , als Mail (mit Adresse) oder als eBO rausgegangen ist. Der Inhalt kann ganz einfach in die Mail oder das eBO-Anschreiben kopiert werden. So behalte ich den Überblick, wann ich was an wen geschikt habe.


- Dann gibts Order "E-Mails" und "eBO", wo die Mails und die eBOs gespeichert werden. Weil ich unter Briefe den Kram formiliert habe, muss ich bei der Suche nach meinen Schreiben nicht alle Unterorder durchsuchen, sondern weiß ganz schnell wo ich was finde.


- Und dann gibt es den Order "RE - ÜT" für Rechnungen und Überweisungsträger bzw. die Online-Auftragsbestätigungen. In diesem Ordner finde ich ganz schnell die Belege für die Rechnungslegung. Das ist der gesonderte Ordner den Horst beschrieben hat. Die Scans der Rechnungen gehören also hier rein.



Bei Bedarf gibt es auch noch den Ordner "Schulden". Den hatte ich früher schon gesondert erstellt, weil die Schuldensachen doch eine Menge Platz wegnehmen und man bei der sonstigen Korrespondenz den Normalkram mühsam suchen mußte. Bei dem Scan-Ordner für die Eingänge kann auch ein Unterordner für "Schulden" eingerichtet werden. Dann kann der meiste Kram nach dem Einscannen gleich in den Schredder wandern (Mahn- und Vollstreckungsbescheide natürlich nicht...)


Derzeit bin ich auch am schwitzen, weil die Umstellung mit einer Riesenportion Mehrarbeit verbunden ist. Ich hoffe aber, dass sich das Ganze einspielen und damit weniger wird.



MfG
Imre

[FrankenBetreuung]

Hallo zusammen, vielen Dank für die Zuschriften.



Ich habe auch wie die Meisten ein bewährtes Ablagesystem nach Namen mit Unterordnern nach Bereichen (von AG bis ZDF/ARD). Ob erfasster Brief, Posteingang, Mail oder eBO., alles wird nach Bereichen verteilt. Jedes Dokument wird mit Datum JJJJMMTT versehen, so dass der Verlauf nachvollziehbar ist.



Ich habe mich heute mit Workflows beschäftigt, wenn ich bald keine Papierpost mehr erhalte. Z.B. eine Rechnung landet erst im (1) allgemeinen Posteingang. Bevor sie im (3) Zielordner für die Rechnungslegung abgelegt wird, muss sie bezahlt werden.


Da Zahlungen nur einmal in der Woche erfasst werden, werden sie im (2) Pool "Eingang Rechnungen" gesammelt. Bei der Menge von Konten wird es bald unübersichtlich. Bei Papierrechnungen haben wir nach Banken und Klient geklustert (Farbliche Mappentaschen benutzt). Wie kann ich das im digitalen Ordner schaffen? Auf Unterordner würde ich hier verzichten. Eine Möglichkeit wäre hier die Benennung mit Klientennamen zu beginnen, nicht mit Datum.

Oder habt ihr andere Idee, die offenen Posten im Blick zu behalten mit möglich wenig Klicks?


Schöne Grüße
Ekaterina

[KKS]

Gibt es eine Empfehlung für einen scandienst?
DPD schneidet bei den Erfahrungen eher schlecht ab. Ich würde dieses Angebot dennoch testen. Hoffentlich ist es besser als ordentlich bewertet

[AndreasLübeck]

Hallo,

meine Erfahrung (auch ohne Scandienst): z. B. einen Grundsicherungsbescheid nicht nur unter "Grusi10102023" speichern, sondern immer den Namen der/des Betreuten vorweg setzen, also "Meier Grusi 10102023".

Das mache ich bei allen Dokumenten. Bei einem einfachen Brief an das Amtsgericht speichere ich das beispielsweise unter "Meier an AG Anfrage zur Geldanlage".

Bei aller Sorgfalt habe ich doch immer wieder mal einen Bescheid in der falschen Datei gespeichert. Dort fällt er mir aber sofort auf, wenn ich den Namen vorweg setze. Ansonsten kann ich ggfls. lange suchen, bis ich den Bescheid finde.

Viele Grüße

Andreas

[volki]

Zitat von FrankenBetreuung

Ist es realistisch, alle Kanäle (Post, eBO, digitaler Posteingang) zusammenzufügen?

Für mich "ja". Angelehnt an die analoge Aktenführung haben alle Klienten einen Ordner. In diesem Ordner gibt es, wie in einer analogen Akte Trennblätter und Trennstreifen, Unterordner. Standard für die erste Hierarchie der Unterordner können sein:
*Gericht/
*Aufenthalt/
*Vermögenssorge/
*Gesundheitssorge/
*Sonstiges/

In diesen Unterordnern (analogTrennblättern) gibt es weitere Unterordner (analog Trennstreifen). Zum Beispiel können das im Unterordner "*Vermögen/" sein:
*Konto/
*Rechnungen/
*Verträge/
*ab 2016-02-01 Arbeit "Firmenname"/
*ab 2018-07-12 Arbeitsamt/
*ab 2018-09-01 Arbeit "Firmenname"/
*Wohngeld/
*Jobcenter/
*DRV/
*Kinderzuschlag/
*GS/ (für Grundsicherung)
usw.

Im Unterordner *Sonstiges / können das sein
*EGH ABW/
*EGH TS/
*GEZ/
*Versicherungen/

Manchmal überschneiden sich Themen natürlich, so ist eine Riesterrentenversicherung sowohl Vermögen als auch Versicherung. In solchen Fällen ist es sinnvoll, einheitlich festzulegen, ob man beispielsweise Unterlagen und Schriftverkehr zur Kapitalversicherung lieber immer unter *Sonstiges/Versicherungen/Riesterrente [Firma]/ speichert oder im Ordner *Vermögenssorge/. Oder ob man den Ordner für die Krankenkasse lieber unter *Gesundheitssorge/ anlegt oder unter *Sonstiges/Versicherungen/

Es sollte ein praktikabler Kompromiss zwischen Ordnertiefe, Verschachtelung und Übersichtlichkeit angestrebt werden. Perfekt wird es wohl nie, aber man kann das im Lauf der Berufsjahre optimieren. Den Zeitaufwand für die Pflege einer einigermaßen übersichtlichen digitalen Dokumentenablage in einem Betreuerbüro sollte man angesichts der vielfältigen und oft komplexen Fallkonstellationen nicht unterschätzen. Im Vergleich zu einer Arztpraxis, einer Anwaltskanzlei oder einem Versicherungsbüro müssen in einem Betreuerbüro schließlich Themen aus wesentlich
mehr Lebensbereichen strukturiert werden.

[Leuchtturm-H]

Zitat von KKS

Gibt es eine Empfehlung für einen scandienst?
DPD schneidet bei den Erfahrungen eher schlecht ab. Ich würde dieses Angebot dennoch testen. Hoffentlich ist es besser als ordentlich bewertet

Moin,

ich habe das Glück, einen Scandienst vor Ort gefunden zu haben. Dort hat man auch Erfahrungen mit Betreuungen (macht der Ehepartner).

Da wir den gleichen Postfachschrank nutzen, holt das Unternehmen täglich meine Post aus dem Postfach. Die Post gibt es verschlüsselt per Cloud. Die Zuordnung übernehme ich selbst, nach meinen Wünschen.

Da der Scandienst um die Ecke liegt, kann ich Originale mal eben schnell abholen, wenn ich sie denn dringend brauche. Sonst findet die Postübergabe einmal die Woche statt (häufig beim leckeren Essen).

Mein Kollege hat sich dort auch die Büroandresse eingerichtet. da war genug Platz.

Alles Andere, wie eBO oder so, wird von mir intern bearbeitet.

Ein örtlicher Scandienst ist eine lohnenswerte Überlegung.

Der Leuchtturm

[KKS]

Vielen Dank für die Nachricht. Örtlich sehe ich noch keine Möglichkeit, ich wohne halt sehr ländlich.

Ich würde so ein Angebot direkt nutzen. Bei dpd kann ich mich nicht durchringen, wenn da einzelne Briefe abhanden kommen o. ä., das will ich mir nicht ausmalen.