Digitales Büro - welche Software

[DantesMuse]

Ich möchte gern ein weitestgehend papierloses Büro einrichten. Die Informationen auf der Seite BDB at Work verraten mir, dass ich das mit dem Programm prima umsetzen kann: Scanschnittstelle, die Schrifstücke können als zusammenhängende PDF gespeichert werden, ich kann mir eigene Ordnerstrukturen anlegen, kann E-Mails direkt aus dem Programm verschicken - und auch diese direkt als Datei speichern.

Klingt genau nach dem, was ich will. Die "anderen" Programme haben hierzu keine Infos. Butler sagt zum Beispiel, es gäbe dort eine "Dokumentenverwaltung", aber das heißt ja noch nicht, dass da Scans in epischer Breite möglich sind.

Hat hier jemand auch ein digitales Büro und ein paar Tipps?

[Leuchtturm-H]

Moin,

ich habe da auch schon drüber nachgedacht. Mit dem Betreuungsprogramm meiner Wahl ist das möglich. Bisher ist es aber noch nicht ganz umgesetzt. Ich wäre für einen Austausch zu haben. gern per PM.

Grüße aud dem Leuchtturm

[Betreuungsbuero]

Ich nutze auch BDB und finde die Schnittstelle ganz gut. Muss aber trotzdem die Ordner für die jeweiligen Dokumente selbst anlegen. Was auch sinnvoll ist. Ich unterteile auch noch jeden Ordner in die jeweiligen Monate des Jahres dem Klienten zugeordnet. Z.Bsp. Betreuter X/SoZ/2013/01. So langsam suche ich mich aber zu tode. Da gibt es bestimmt nützliche Programme oder ? Suche was mit Inhaltsverzeichnis, Datums -und, oder Namenssuche. Natürlich integrierbar in BDB.

Tipps ?

Grüße

[Flafluff]

Ich schwöre hier tatsächlich auf die ganz normalen Windows- und Office-Programme zusammen mit einem Google-Kalender in dem ich mir Termine und Fristen eintrage und der Internetmarke der Post.

Ich scanne inzwischen auch ziemlich viel ein. Die Zuordnung und Benennung der Dokumente, sowie den Speicherort muss ich sowieso festlegen, ich wüsste nicht wie mir hierbei eine spezielle Software helfen könnte. Was es wirklich bringt, ist ein gut funktionierendes Dateibenennungssystem. Ich habe meines im Lauf der Zeit so entwickeln können, dass ich das, was ich finden möchte auch innerhalb einiger Sekunden finde.

[michaela mohr]

Was auch sinnvoll ist. Ich unterteile auch noch jeden Ordner in die jeweiligen Monate des Jahres dem Klienten zugeordnet. Z.Bsp. Betreuter X/SoZ/2013/01.

so würde ich nie was finden.
Bei mir hat jeder Klient einen Ordner mit Unterverzeichnissen. Namen muss ich also nicht lange suchen, und dann kommt als erstes die Sparte also KV, Gericht, Wohnung meinetwegen, mit Stichwort und Datum. Damit gehts wie bei Flafluff also innerhalb von Sekunden

[DantesMuse]

Zitat von michaela mohr

so würde ich nie was finden.
Bei mir hat jeder Klient einen Ordner mit Unterverzeichnissen. Namen muss ich also nicht lange suchen, und dann kommt als erstes die Sparte also KV, Gericht, Wohnung meinetwegen, mit Stichwort und Datum. Damit gehts wie bei Flafluff also innerhalb von Sekunden

So würde ich es auch machen. Allerdings dachte ich mir, dass zum Beispiel im Ordner "Grusi" oder "RV" noch ein Unterordner für den Bereich "Bescheide" sinnvoll wäre - oder bei "KV" Gutachten/Entlassungsberichte. Die brauch man ja doch mal öfter.

@Betreuungsbüro: Ich meine, gelesen zu haben, dass das Programm auch eine Suchfunktion hat dafür. Ich weiß jetzt allerdings nicht, ob das nur in der "Mercedes-Version" war ...

Ich würde auch eher die Ordnerstruktur nicht nach Zeitraum unterteilen, sondern eher nach Art der Korrespondenz, wenn man schon noch weitere Unterordner anlegen möchte. Also etwa: Grusi-Antrag November 2013 oder so. Da kommt dann der Antrag rein und alle Korrespondenz, die dazu noch erfolgt, weil beispielsweise noch etwas eingereicht werden soll oder Ähnliches.

Den Bescheid dann in einen Ordner "Bescheide". Sonst hat man einen Vorgang, in dem man im Oktober, November und Dezember korrespondiert hat - und muss dann in allen dreien den Schriftverkehr zusammensuchen.

So eine Unterordnerstruktur finde ich gar nicht mal so schlecht, fällt mir auf. Ist der Vorgang dann erledigt, kann man ihn ja prima in einen Unterordner "Archiv" verschieben und hat dann nur noch die laufenden Angelegenheiten. Hmmmm ...

@Flafluff: Du hast also gar keine berufsspezifische Software? Und wie machst Du die Vergütungsabrechnungen und die Rechnungslegung? Ist das nicht etwas aufwendig? *grübel*

[Betreuungsbuero]

Morgen Michaela und Flafluff,

ich glaube wir reden hier aneinander vorbei oder nutzt ihr BDB ?
In BDB sind ja alle genannten Programme miteinander verknüpft.
In der Maske habe ich dann meinen Klienten mit allen Informationen, Fristen können eingetragen werden, Konten sind angelegt und mit Starmoney kann ich dann alle Buchungen importieren, mit wenigen Klicks ist alles erledigt. Die Software legt die Ordner automatisch an aber für die eingescannten Belege muss ich noch ein passendes Dateibenennungssystem für mich finden. Scanne auch erst seit ca. einem Jahr alles ein. Nun hoffte ich etwas Hilfe zu finden. Flafluff wenn ich es richtig verstanden habe hast du für dich eine Struktur gefunden und nutzt jetzt keine spezielle Software oder ? Ich habe mal eine bei einem Steuerverein gesehen. Die hat den Stapel eingescannnt und konnte dann mit Ihrer Software einzelne Seiten zusammenfügen, benennen und dem Klienten zuordnen. Wurde aber extra für den Verein programmiert. So was suche ich.
Nur mit Officeprogrammen zu arbeiten, habe ich schon lange hinter mir gelassen.
Mit der Internetmarke habe ich mich noch nicht beschäftigt. Ist der Zeitaufwand für das Ausdrucken und aufkleben nicht größer wenn ich schon 100 Briefmarken von der Post vorliegen habe oder wird ein Labeldrucker und die Labels gestellt ?

Grüße

[Betreuungsbuero]

Zitat von DantesMuse

So eine Unterordnerstruktur finde ich gar nicht mal so schlecht, fällt mir auf.

Vielleicht verrät ja Flafluff noch etwas von seinem Dateibenennungssystem.

[agw]

Die hat den Stapel eingescannnt und konnte dann mit Ihrer Software einzelne Seiten zusammenfügen, benennen und dem Klienten zuordnen.

Dafür war bei meinem Dokumentenscanner auch eine Software zum Bearbeiten von PDF's dabei, das läßt sich ganz gut realisieren.

Meine eingescannten Dokumente landen alle im gemeinsamen Posteingang bei At Work (2013) und von da aus kann ich sie einfach in die Klientenordner verteilen. Klappt recht gut.

Gruß,
Andreas

[Flafluff]

Zitat von Betreuungsbuero

Flafluff wenn ich es richtig verstanden habe hast du für dich eine Struktur gefunden und nutzt jetzt keine spezielle Software oder ? ........
Mit der Internetmarke habe ich mich noch nicht beschäftigt. Ist der Zeitaufwand für das Ausdrucken und aufkleben nicht größer wenn ich schon 100 Briefmarken von der Post vorliegen habe oder wird ein Labeldrucker und die Labels gestellt ?

Grüße

Hallo,

ich drucke die Internetmarke direkt auf die Briefe, es gibt ein Plugin, das man herunterladen kann und das in Word und openoffice funktioniert. Das Adressfeld wird zusammen mit einem QR-Code, der das Porto ist, aufgedruckt (man kennt das von Ämtern und Firmen).
Dass ich das BDB-Programm noch nicht mal suprobiert habe, hängt damit zusammen, dass es -soweit ich weiss- eben nicht mit der Internetmarke zusammenarbeitet.

Meine Ordnerstruktur:

Eine Hauptordner für jeden Klienten. In dem liegen Scans von wichtigen Dokumenten, wie Betreuerausweis, Perso des Betreuten, Schwerbehindertenausweis, etc. Die müssen dann nie gesucht werden.

Unterordner für den Postausgang nach Jahreszahl.

Die Dateibenennung mache ich wie folgt: MM-TT-JJ [Name der Insitution/Person] [optional Gegenstand, wie z.B. Widerspruch, Vergütungsantrag] [Frankierung bspw. 58, 145 oder bspw. 90EF für einen Kompaktbrief, der per Einschreiben und vorab per Fax gesendet wurde, im "raus"-Ordner].

Ausgehende Schreiben kommen nicht in die Handakte.

Das Wiederfinden von Dokumenten geht sehr schnell da 1.) über das Jahr gesehen, meistens nicht mehr als 50 Schreiben pro Klient zusammenkommen (das ist eher schon hoch angesetzt), man also beim Überfliegen des Ordners schon findet, was man braucht.
Zweitens praktiziere ich den klassischen handschriftlichen Vermerk mit Datumsstempel auf den eingegangenen Schreiben, die in die Akte wandern. Da die Schreiben im PC-Ordner nach Datum sortiert finde ich sofort, was ich brauche.

Fast alle sozialrechtlichen Anträge (bis hin zu Beihilfeanträgen bei PKv's) gibt es inzwischen als pdf's, die man ohne Zusatzprogramme ausfüllen und abspeichern (und somit vorausgefüllt wieder mal nutzen) kann.

Fast alles was ich an Text beim Anlegen eines neuen Klienten brauche, habe ich im MS-Word als Schnellbausteine. Das Aktenzeichen muss ich dann noch manuell einfügen, aber nur einmal, da ich, wenn ich die Institution das nächste Mal anschreibe, das vorherigen Schreiben aufrufe, abändere und das Porto neu bezahle.
Aber ich denke, auch in die BDB-Software muss man die Klienten ja irgendwie einpflegen.

Parallel dazu erprobe ich gerade das papierlose Büro, mit einem mehr und einem weniger aufwändigen Klienten. Für diese führe ich auch einen Eingangsordner, der gleich aufgebaut ist, wie die Ausgangsordner. Dateibenennung natürlich ohne Porto. Mit der Windows-Software lassen sich unkompliziert datierte Bearbeitungsvermerke auf den pdf's anbringen, welche ich nach wie vor für das A und O der Aktenstrukturierung halte.
Momentan habe ich noch den Eindruck, dass der Zeitaufwand für Scannen und Benennen und im Bedarfsfall das Aufrufen des gespeicherten Dokuments nicht geringer ist, als bei der herkömmlichen Aktenführung in Papierform.

Fristen, Termine und Informationen, die unterwegs "einsammle" kommen in meinen Google-Kalender, den ich praktischerweise auch unterwegs mit dem Handy einsehen und führen kann. Termine kann man sich nach freier Festlegung und Taktung auch wiederholt anzeigen lassen.

Rechnungslegung: mache ich mit einer einfachen Excel-Tabelle, die das Zeugs gleich ausrechnet. Ich gebe aber tatsächlich jede Buchung manuell ein, hier scheint das BDB-Program deutliche Vorteile zu bringen.
Letztlich überwiegt für mich bei meinem System aber der Vorteil der direkten Frankierung.

So mache ich das also